W SYSTEMIE:
Przytrzymaj klawisz Ctrl, a następnie naciśnij klawisz F5 Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Jeśli ta opcja nie działa sprawdź:
Przytrzymaj klawisz Fn, a następnie naciśnij klawisz F5
Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
W SYSTEMIE:
Dla przeglądarki safari:
Przytrzymaj klawisz Option + Cmd(Command), a następnie naciśnij klawisz E Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Dla przeglądarki chrome, firefox, opera, edge:
Przytrzymaj klawisz Cmd(Command) + Shift, a następnie naciśnij klawisz R Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Wyobraź sobie sytuację: kończysz miesiąc, musisz wystawić kilkanaście faktur, a akurat tego dnia pada Ci łącze internetowe albo sam KSeF ma przerwę techniczną. W świecie obowiązkowego fakturowania elektronicznego to nie jest już problem ale tylko pod warunkiem, że wiesz, jak działa tryb offline24.
To rozwiązanie ustawowe (art. 106nda ustawy o VAT), które pozwala wystawić fakturę elektroniczną bez konieczności natychmiastowego przesłania jej do KSeF. Fakturę wystawiasz od razu, w ustalonym formacie, a do systemu przesyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia.
Z trybu offline24 może skorzystać każdy podatnik - ustawa nie stawia tu żadnych dodatkowych warunków ani ograniczeń branżowych. To istotna różnica względem niektórych innych wyjątków w przepisach o KSeF, które bywają zawężone do konkretnych sytuacji.
Tryb offline24 najczęściej wykorzystasz w trzech sytuacjach:
To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo od niego zależy, co robisz dalej z fakturą.
Standardowa sytuacja (brak awarii, po prostu wystawiasz offline): Wystawiasz fakturę elektronicznie, zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej (od 1 lutego 2026 r. jest to FA(3)), i przesyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Wystąpiła zwykła awaria KSeF po wystawieniu faktury, przed jej wysłaniem: Masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktury do systemu.
Wystąpiła całkowita awaria KSeF po wystawieniu faktury, przed jej wysłaniem: Faktury do KSeF w ogóle nie dosyłasz.
Łatwo tu o pomyłkę, bo różnica między „awarią” a „całkowitą awarią” brzmi jak niuans, a w praktyce decyduje o tym, czy masz jeszcze obowiązek wysyłki, czy już nie. Jeśli nie masz pewności, z którą sytuacją masz do czynienia - sprawdź komunikat w BIP MF, a nie zgaduj na podstawie tego, że akurat Tobie samemu nie działa internet (to może być Twoja awaria łącza, a nie awaria całego KSeF).
To jeden z częstszych błędów przy trybie offline24: liczy się data wpisana przez Ciebie w polu P_1 struktury logicznej faktury, a nie data, kiedy faktura faktycznie trafiła do KSeF. Ta sama zasada obowiązuje zresztą nawet wtedy, gdy wystawiasz fakturę „online”, ale z jakiegoś powodu trafia do KSeF później niż data zadeklarowana w P_1.
Tu warto rozróżnić dwie sytuacje, bo data otrzymania faktury liczy się inaczej dla różnych typów nabywców:
| Nabywca | Kiedy uznaje się fakturę za otrzymaną |
|---|---|
| Krajowy podatnik VAT (czynny lub zwolniony) | w dniu przydzielenia numeru KSeF |
| Podmiot zagraniczny, konsument, nabywca bez NIP | w dniu, w którym faktycznie otrzymał fakturę - w sposób z nim wcześniej uzgodniony |
Ta druga grupa nabywców nie korzysta z KSeF bezpośrednio, więc trzeba im dostarczyć fakturę w inny, ustalony sposób i to właśnie tam pojawia się temat dwóch kodów QR.
Jeśli fakturę w trybie offline24 udostępniasz nabywcy spoza KSeF (np. konsumentowi) zanim prześlesz ją do systemu, faktura musi mieć dwa kody QR:
Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 - jeśli go nie masz, warto o niego zadbać zawczasu, a nie w momencie, gdy klient czeka na fakturę.
Jeśli natomiast fakturę udostępniasz nabywcy spoza KSeF dopiero po przesłaniu jej do systemu, wystarczy jeden kod QR, z numerem KSeF.
Nabywcy krajowemu z NIP, który jeszcze nie ma numeru KSeF nadanego fakturze, możesz też wydać samo potwierdzenie transakcji - to osobna, prostsza opcja niż generowanie kodów QR.
Fakturę korygującą też można wystawić w trybie offline24 - obowiązuje ta sama zasada przesłania jej do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego. Jest tu jednak jeden warunek, o którym łatwo zapomnieć: jeśli korygujesz fakturę, która sama została wystawiona offline i jeszcze nie trafiła do KSeF, musisz najpierw wysłać fakturę pierwotną, żeby dostała numer KSeF - dopiero potem wystawiasz korektę, w której ten numer wskazujesz. Wystawienie korekty przed wysłaniem faktury pierwotnej po prostu się nie uda, bo nie będzie do czego się odwołać.
Ręczne pilnowanie tego wszystkiego - który dokument już poszedł do KSeF, któremu zbliża się termin „następnego dnia roboczego”, a któremu zostały jeszcze dni z 7-dniowego okna po awarii - przy większej liczbie faktur robi się trudne do ogarnięcia w głowie czy w Excelu. Problem jest tym większy, że tryb offline24 i zwykła awaria KSeF to w gruncie rzeczy ta sama sytuacja z punktu widzenia obiegu dokumentu: faktura istnieje, ale czeka na moment, w którym system znów zacznie ją przyjmować.
W afaktury.pl tym właśnie zajmuje się funkcja KSeF Autopilot. Jeśli w momencie wysyłki KSeF zwróci błąd albo chwilowo nie przyjmuje dokumentów - z dowolnego powodu po stronie systemu Ministerstwa Finansów - faktura nie znika i nie wymaga ręcznego klikania „wyślij ponownie”. Zostaje oznaczona odpowiednim statusem i trafia do kolejki w tle, a program sam ponawia próbę wysyłki, gdy tylko KSeF znów zacznie działać. Po skutecznym przyjęciu dokumentu program automatycznie pobiera numer KSeF oraz UPO i aktualizuje status faktury - bez potrzeby osobnego logowania się do systemu rządowego, żeby to sprawdzić.
Jest jedno ważne zastrzeżenie: to rozwiązanie dotyczy problemów z samą dostępnością KSeF, a nie błędów w treści faktury. Jeśli dokument ma np. nieprawidłowy NIP kontrahenta albo złą datę, autopilot go nie „naprawi” — trzeba poprawić fakturę ręcznie i dopiero wtedy przekazać ją ponownie do systemu. Dzięki temu podziałowi wiesz zawsze, kiedy problem rozwiąże się sam, a kiedy wymaga Twojej reakcji.
