Program do fakturowania jest używany w każdej firmie, gdyż służy nie tylko do wystawiania dokumentów, ale zdecydowanie ułatwia rozliczanie każdego miesiąca, wyliczanie składek do opłacenia i sprawowania nadzoru nad funkcjonowaniem firmy. Bardzo ważna jest również możliwość sprawowania kontroli nad stanami magazynowi i przygotowanie dokumentów magazynowych. Dla nowoczesnych przedsiębiorców szczególnie przydatna okaże się funkcja mobilnego fakturowania. Takie działanie jest możliwe, kiedy program jest kompatybilny z aplikacją mobilną. Na jakie funkcje warto zwrócić szczególną uwagę? Jak wybrać odpowiednie narzędzie do fakturowania?

Program do faktur PDF – dla kogo jest dedykowany?

Narzędzia wykorzystywane do fakturowania powstały z myślą o każdym przedsiębiorcy, który sprzedane towary albo oferuje swoje usługi i zgodnie z przepisami prawa jest zobowiązany do wystawiania faktur. To obowiązek przedsiębiorców prowadzających jednoosobową działalność oraz sporą firmą zatrudniającą setki czy nawet dziesiątki pracowników. Ręczne wypisywanie dokumentów już dawno temu odeszło do lamusa, a nowoczesne firmy nastawione na rozwój i zdobywanie rynku powinny iść z duchem czasu. Korzystanie z narzędzi do fakturowania to zdecydowana oszczędność czasu i jednocześnie wyrabianie renomy o marce. 

Jeśli oprogramowanie zostanie dobrze dobrane do potrzeb firmy, nie ma potrzeby zatrudniania księgowej czy biura rachunkowego. Intuicyjny interfejs również ułatwia sprawę – dzięki niemu wszystkie funkcje są dobrze widoczne, a przedsiębiorca nie musi przechodzić kursów czy szkoleń z zakresu obsługi programu. To ogromne korzyści, które są widoczne na każdym kroku, dlatego nie warto się zastanawiać, tylko spróbować kilka programów do fakturowania i wybrać ten najlepszy. 

Program do faktur PDF — jakie funkcje?

Korzystanie z programu do fakturowania wiąże się dla firmy z szeregiem korzyści. Przede wszystkim pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów. W systemie widnieją szablony, z których można skorzystać. Dostępna jest także funkcja zmiany czcionki czy wzbogacenia faktur w logo firmy. Kiedy na dokumentach widnieje znak firmowy, jest go łatwiej zapamiętać, niż nazwę czy inne szczegóły. Co ciekawe, Afaktury.pl oferuje jeszcze jedną opcją, a mianowicie pozwala na dodanie zdjęć na fakturach czy ofertach handlowych. Dokumenty prezentują się wtedy zdecydowanie ciekawiej i pozwalają przedsiębiorcy zdobyć zaufanie klientów oraz nawiązać wspaniałą relację, która przełoży się na wiele lat owocnej współpracy. 

Przygotowane dokumenty można dostarczać do klientów w różnej formie. Jedną z opcji jest wysłanie faktur i innych dowodów z poziomu programu. Aby tego dokonać, wystarczy wpisać adres e-mail i potwierdzić nadanie dokumentów. Drugą propozycją jest zapisanie faktury w formie pliku PDF, a następnie dostarczenie do kontrahenta. Przedsiębiorca może wydrukować dowód sprzedaży, umieścić w fakturze, a następnie wysłać pocztą. Innym rozwiązaniem jest dołączenie pliku PDF do wiadomości mailowej wysyłanej do kontrahenta. Każdy z wymienionych sposobów jest dobry. Najważniejsze, żeby dokumenty prezentowały się estetycznie, spójnie i zawierały wszystkie wymagane przez ustawodawcę elementy. 

Doskonale, kiedy używany program jest dostępny w wersji mobilnej. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość wystawiania dokumentów, wprowadzania poprawek czy akceptowania zmian bez względu na miejsce, w którym się znajduje. Właściciel firmy jest osobą, która ma największy dostęp do programu i wybrane działania mogą zostać wykonane dopiero po uzyskaniu jego zgody. Podjęcie natychmiastowych działań wpływa na poprawę funkcjonowania firmy i jednocześnie nie obliguje przedsiębiorcy do siadania przy komputerze. Wystarczy zalogować się do aplikacji mobilnej, wykonać zadanie i powrócić do przerwanych czynności. 

W programie do fakturowania można przechowywać wystawione dokumenty. Taki sposób jest bezpieczny, ekologiczny i jednocześnie zapewnia ład i porządek w firmie. Szczególnie kiedy dokumenty są przechowywane w formie ewidencji. Serwery służące za archiwum powinny być na bieżąco zapisywane. Tylko w taki sposób można zabezpieczyć się przed utratą danych, co może wywołać poważne konsekwencje. Jak często jest dobrze? Najlepiej sprawdza się codzienne wykonywanie backupów. Dzięki nim żadne awarie nie stanowią zagrożenia. 

Oprócz regularnego zapisywania danych trzeba pamiętać również o bezpiecznym przechowywaniu dokumentów. Tylko dzięki odpowiednim zabezpieczeniom informacje o firmie i kontrahentach nie są przypadkowo udostępniane osobom trzecim. 

Skupiamy się na tym, aby program do faktur ułatwiał życie przedsiębiorcy, dlatego oprócz wymienionych funkcji warto również zwrócić uwagę na szybkie filtrowanie. Ta opcja jest bardzo przydatna, kiedy szukamy konkretnych dokumentów – na przykład przedterminowych czy nieopłaconych. W trakcie wyszukiwania można wpisać także okres, wartość dokumentów i inne cechy. 

Program do faktur PDF — na co jeszcze zwrócić uwagę?

Nie ma wątpliwości, że program do fakturowania musi być łatwy w obsłudze, intuicyjny i bardzo bezpieczny, gdyż jest regularnie używany przez przedsiębiorcę. To doskonałe narzędzia pozwalają sprawować kontrolę nad stanem finansowym firmy, prowadzić  rozliczenia z urzędami i sprawdzać, jak przedstawia się sytuacja kontrahentów. 

Dostępne statystyki oraz analizy pozwalają uzyskiwać bieżące informacje i wprowadzać niezbędne zmiany. Co ciekawe, ich przygotowanie nie należy do szczególnie pracochłonnych. Wystarczy wpisać wszystkie potrzebne informacje, wprowadzić dokumenty i wykonywać niezbędne działania, które przełożą się na sukces i zwiększenie dochodów.

Dla przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi kontrahentami czy oferujących towary i usługi poza Polskę bardzo istotna będzie funkcja przygotowania dokumentów w obcych językach i zmiana waluty. Cały proces jest bardzo łatwy – wystarczy wprowadzić kilka zmian w programie, a następnie cieszyć się doskonałą relacją z zagranicznymi klientami, którzy bardzo doceniają takie działania. Co ciekawe, zmiana waluty również odbywa się automatycznie, gdyż program korzysta z przelicznika publikowanego przez NBP.