Program do fakturowania to podstawowe narzędzie używane przez przedsiębiorców w celu przygotowania dokumentów, prowadzenia rozrachunków z urzędami oraz wykonywania analizy przychodów i kosztów. System umożliwia także przygotowanie raportu JPK, który jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT działających na rynku. Dokument stanowi jedną z form sprawowania kontroli nad firmami, gdyż zdecydowanie utrudnia przestępstwa podatkowe.

Organ kontrolny bada czy przygotowane dokumenty są zgodne z prawem i zawierają prawidłowy moment powstania obowiązku podatkowego. Sprawdzane zostaje także wywiązywanie się podatnika z obowiązków podatkowych i jego uczciwość. Przygotowanie raportu JPK z poziomu programu to jedna z kwestii, na którą trzeba zwrócić uwagę, wybierając narzędzie do fakturowania. Jakie dodatkowe funkcje przydadzą się przedsiębiorcy?

Plik JPK_VAT – co trzeba wiedzieć?

Plik JPK_VAT powstał w celu sprawowania kontroli nad organami, które są najbardziej narażone na przestępstwa podatkowe. Wyłudzenia finansowe stanowią spory problem, stąd rząd stara się ograniczyć ilość przestępstw w naszym kraju. Raport jest przygotowywany w formie pliku xml i zawiera szereg informacji o wykonywanych transakcjach zakupu oraz sprzedaży. Wpisane do raportu wartości muszą być zgodne z rejestrem zakupów i sprzedaży VAT prowadzonym w programie do fakturowania. 

W raporcie znajdują się kwoty transakcji razem z dokładnymi informacjami kontrahentach, produkcie albo usłudze, terminie otrzymania dokumentów, dacie sprzedaży albo zakupu, stawce podatku i inne dane. JPK_VAT zawiera także informacje dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych, importu i eksportu, co sprawia, że urzędy sprawują kontrolę nad występującymi transakcjami pomiędzy polskimi a zagranicznymi przedsiębiorcami. Kolejne informacje dotyczą odwrotnego obciążania, w raporcie występują również dane o obowiązku podatkowym. 

Plik JPK to nic innego jak rozbudowany dokument, w którym widnieją wszystkie transakcje wraz z innymi informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia kontroli i monitorowania działań firmy. 

Program do faktur z JPK darmowy – jak wybrać?

Programy do fakturowania ułatwiają prowadzenie działalności gospodarczej pod warunkiem, że są proste w obsłudze i działają intuicyjnie. Przedsiębiorca nie może spędzać długich godzin na nauce obsługi systemu. Powinien założyć konto i po kilku minutach wprowadzać wymagane dane i informacje, a także wystawiać dokumenty. Bardzo dobrą opcją jest możliwość skorzystania z próbnych wersji programów. Po sprawdzeniu kilku produktów można bez problemu wybrać najlepsze rozwiązanie, które spełnia wszystkie wymagania i potrzeby firmy. 

Oszczędność czasu jest bardzo ważna, stąd program powinien zapewniać bazy kontrahentów oraz produktów i towarów, w których wpisuje się wszystkie informacje, co zdecydowanie ułatwi i przyspieszy wystawianie dokumentów. Kiedy dokument trafi już do ewidencji, można go w dowolnym momencie wydrukować, gdyż zostaje przechowywany w archiwum dostępnym w programie. 

Wygląd przygotowywanych dokumentów jest bardzo ważny, stąd narzędzie do fakturowania powinno umożliwić wybór szablonu, koloru oraz czcionki. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie na fakturze logo charakterystycznego dla firmy. Co ciekawe, znak firmowy jest często bardziej rozpoznawalny niż sama nazwa.

Wielu klientów przed sfinalizowaniem transakcji prosi o ofertę handlową. Ten dokument również można przygotować z poziomu programu, a następnie szybko dostarczyć do klienta. Oferta powinna prezentować się atrakcyjnie, zawierać wszystkie wymagane informacje i zachęcić do zakupów. Afaktury.pl umożliwia dołączenie do dokumentów zdjęć dostępnych produktów, które doskonale pokazują, jakie towary czy usługi są sprzedawane przez firmę. Dodajmy jeszcze, że oferta handlowa w dowolnym momencie może zostać zmieniona w fakturę pro forma, fakturę VAT, rachunek, fakturę zaliczkową, zamówienie oraz WZ. Kilka kliknięć myszką zdecydowanie skróci czas potrzebny do fakturowania. Wszystkie czynności odbywają się w pełni automatycznie i nie należą do skomplikowanych. 

Program do faktur z JPK darmowy — na co zwrócić uwagę?

Dłużnicy i nieterminowe płatności to zmora każdego przedsiębiorcy. Nieopłacone faktury wpływają bardzo niekorzystnie na płynność finansową, a w najgorszym wypadku firma staje się niewypłacalna. Kiedy kontrahent spóźnia się z płatnością, nie warto czekać z założonymi rękami, tylko działać tak szybko, jak to możliwe. Współpraca z firmą windykacyjną oferowana przez wiele systemów do fakturowania to doskonały sposób. Specjaliści zajmują się windykacją miękką oraz twardą, która skłania dłużników do szybkiego regulowania płatności za faktury. Opcja blokady sprzedaży dla nieterminowych klientów również przynosi doskonałe efekty. 

Często jedna firma składa się z wielu punktów, dlatego program, w którym można dodać dowolną liczbę oddziałów, jest bardzo przydatny. Co ciekawe, można im przypisać konkretne nazwy i adresy, a dla pracowników stworzyć subkonta. Dodatkowe konta nie mają dostępu do wszystkich funkcji programu, a jedynie uzyskują dostęp do wybranych paneli i funkcji. 

Zmiana języka na dokumencie zostanie doceniona przez każdego kontrahenta z zagranicy. Wystarczy wydać polecenie zmiany języka, wprowadzić inną walutę i budować jeszcze lepszą relację z zagranicznym klientem. 

Wybór programu do fakturowania nie należy do łatwych zadań, gdyż opcji wyboru jest bardzo wiele. Warto skupić się przede wszystkim na możliwości przygotowania estetycznych dokumentów, które będą odpowiadać wysokim standardom firmy. Możliwość wyboru szablonu oraz wzbogacenia go w logo to dodatkowa zaleta. Intuicyjny interfejs skraca czas potrzebny do wykonania wszystkich czynności, a dostępne statystyki i raporty pozwalają na bezustanne analizowanie sytuacji w firmie i wprowadzanie nowych rozwiązań.
Stworzenie dodatkowych kont dla pracowników pozwala na sprawiedliwy podział zadań i odciążenie przedsiębiorcy, który może skoncentrować swoją uwagę na innych zadaniach. Archiwum dokumentów dostępne w programie sprawia, że nie trzeba przechowywać ich w wersji papierowej, co jest nie tylko ekonomiczne, ale również ekologiczne.