Program do faktur z KSeF za darmo

Dobrze dobrany program do fakturowania z KSeF ułatwia funkcjonowanie całej firmy i jest w stanie z powodzeniem zastąpić księgową. Oferowane systemy są bardzo rozbudowane, co oznacza, że przygotowywane dokumenty wyglądają tak, jak życzy sobie tego właściciel przedsiębiorstwa. Oprócz estetyki i kolorów dobranych do preferencji, na dokumentach może pojawić się również logo czy pieczęć firmowa. Inną opcją, której nie znajdziemy w każdym programie, jest możliwość wzbogacenia dowodów o zdjęcia oferowanych towarów albo usług.

W firmie, w której funkcjonuje magazyn, oprogramowanie ułatwia zarządzanie, uzupełnianie ewidencji oraz generowanie zamówień zgodnych z faktycznym stanem. Takie działanie przekłada się na zadowolenie kontrahentów i sprawne funkcjonowanie jednostki. Na jakie funkcje warto zwrócić uwagę, wybierając program do faktur z KSeF?

Dobry darmowy program do faktur z KSeF, czyli jaki? 

Narzędzie do fakturowania z KSeF powinno znaleźć się w każdej firmie, gdyż oprócz wystawiania dokumentów, umożliwia kontrolę i kierowanie całą jednostką. Oprogramowanie powinno być przede wszystkim zaprojektowane w taki sposób, żeby przygotowanie dokumentów nie wymagało wiele czasu. Stąd intuicyjny interfejs i zrozumiałe menu, a do tego samouczek przygotowany przez producenta to podstawa. W dalszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na bezpieczeństwo. Używanie programu do faktur nie może wiązać się z żadnym ryzykiem zarówno dla przedsiębiorcy, jak i klientów. Wszystkie informacje zawarte w systemie są chronione i służą do tego specjalne zabezpieczenia. Przed wyborem programu należy upewnić się, że są one wystarczające.
Automatyczne aktualizacje to kolejna cecha dobrego oprogramowania do fakturowania z KSeF. Dzięki tej opcji nie trzeba martwić się niewłaściwymi danymi czy złym kursem walut. Aktualizacje pozwalają również zapisać przygotowane dokumenty w chmurze, czyli żadne awarie sprzętu nie dostarczą przedsiębiorstwu kłopotów. 

Narzędzie używane do fakturowania do KSeF pozwala przygotować spersonalizowane dokumenty, które przyczyniają się do wzmocnienia relacji z kontrahentami. Na rynku panuje ogromna konkurencja, dlatego estetycznie przygotowane faktury wzbogacone w zdjęcia produktów oraz logo świadczą o skrupulatności firmy i oferowaniu usług, a także towarów na najwyższym poziomie. W programie do fakturowania powinny być dostępne gotowe szablony graficzne z możliwością zmiany czcionki czy kolorystyki. To najlepszy sposób na kreowanie dobrego wizerunki firmy.
Znakomite opinie trafiają do innych klientów i ułatwiają generowanie większych zysków. Możliwość dołączania do faktur innych dokumentów również stanowi ciekawy dodatek. Szczególnie często fakturę wysyła się razem  ofertą handlową. 

Dobry darmowy program do wystawiania faktur z KSeF stanowi narzędzie niezbędne w każdej firmie. Przed ostatecznym wyborem trzeba upewnić się, że producent umożliwia zmianę waluty oraz języka, w jakim wystawia się dokumenty. Takie działanie pozwala na realizowanie bardzo korzystnych transakcji międzynarodowych, które dla firmy wiążą się często z większym zyskiem oraz zadowoleniem. Z kolei dostępne raporty czy analizy pozwalają jeszcze lepiej zarządzać firmą, sprawować kontrolę nad wszystkimi sektorami i jednocześnie wprowadzać konieczne zmiany. 

Przeczytaj również: Nowy termin faktur z KSeF

Program do faktur z KSeF za darmo – na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

Kiedy przedsiębiorca sprawdzi wszystkie podstawowe funkcje, jak wystawianie faktur, zmianę języka czy ułatwione kontakty z kontrahentami przychodzi czas na dodatkowe możliwości. Darmowa wersja programu do faktur powinna umożliwiać przygotowanie Jednolitych Plików Kontrolnych. Ich generowanie odbywa się automatycznie na podstawie dokumentów sprzedaży widniejących w systemie. 

Funkcja magazyn nie jest dostępna w każdym darmowym programie, stąd przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy wybrane narzędzie pozwala na monitorowanie i kierowanie stanem magazynowym oraz sprawne i szybkie przygotowanie dokumentów magazynowych, a wśród nich WZ, PZ, PW, RW oraz MM. Kompatybilny moduł pozwala na sprawowanie jeszcze lepszej kontroli nad firmą, prowadzenie skutecznych działań i wysyłanie zamówień zgodnych z rzeczywistymi potrzebami firmy. 

Bardzo ważne jest również przygotowanie dokumentów kasowych i kontrolowanie płatności. W tym celu tworzone są bazy, a w nich oznaczenia kolorystyczne wszystkich wystawionych dokumentów. Na przykład w darmowy programie do faktur z KSeF afaktury.pl opłacone dowody sprzedaży zmieniają kolor na zielony, a jeśli termin płatności został przekroczony, zostają podkreślone na czerwono i oznaczone dzwonkiem. Jeśli w systemie pojawi się takie oznaczenie to znak, że trzeba zacząć działać. 

Co jeszcze warto sprawdzić w programie do faktur z KSeF za darmo? 

Spóźnione płatności są połączone z kolejną dodatkową funkcją, a mianowicie możliwością skorzystania z pomocy firmy windykacyjnej. Dłużnicy zdarzają się w każdej firmie, a pomoc specjalistów sprawia, że pieniądze mogą szybko trafić na firmowe konto. W najtrudniejszych przypadkach sprawa zawsze może trafić do sądu. 

Wśród przydatnych funkcji warto wspomnieć również o możliwości korzystania z wersji mobilnej. Wystarczy ściągnąć ją na telefon i używać bez względu na lokalizację. Aplikacja mobilna to nowoczesne narzędzie w rękach każdego przedsiębiorcy, który pragnie na bieżąco kontrolować sytuację w firmie, nawet jeśli przebywa poza nią, a nawet w innym kraju. Co ważne, wiele działań wykonywanych przez pracowników wymaga akceptacji szefa, stąd szybki dostęp do programu jest szczególnie ważny. 

Dostęp do programu do fakturowania z KSeF dla pracowników jest ważnym elementem i sprawia, że przedsiębiorca nie musi samodzielnie wystawiać dokumentów oraz stale kontrolować statusu płatności. Zamiast tego może skoncentrować uwagę na efektach, pracować nad zdobyciem nowych klientów i odbywać ważne spotkania biznesowe. Po stworzeniu subkont dla zatrudnionych osób wprowadza się dla nich stosowne ograniczenia. Dzięki nim pracownicy nie wiedzą, jak kształtuje się sytuacja w firmie, ile zarabiają inne osoby, a także jakie zyski osiąga jednostka. 

Wybór dobrego programu do wystawiania faktur z KSeF jest bardzo ważny, dlatego warto skorzystać z darmowej wersji próbnej, zapoznać się z interfejsem i dostępnymi funkcjami. 

Specjalista afaktury.pl
Magdalena Krawczyk