Programy do fakturowania odgrywają bardzo istotną rolę w prowadzeniu każdego przedsiębiorstwa, bez względu na to, czy firma zajmuje się działalnością usługową, handlową czy produkcyjną. Właściciel jest w stanie samodzielnie przygotowywać dokumenty i prowadzić księgowość pod warunkiem, że korzysta z odpowiedniego narzędzia. System wyposażony we wszystkie panele ułatwia funkcjonowanie całej firm, pozwala na sprawowanie kontroli oraz przyczynia się do sprawnego działania magazynu.
Jednak aby program spełniał swoją funkcję, musi zostać dobrany zgodnie z oczekiwaniami użytkownika. Z tego względu bardzo ważne jest sprawdzenie wszystkich funkcji. Na co zwrócić szczególną uwagę?

Program do fakturowania bez abonamentu – dla kogo?

Każdy przedsiębiorca rozpoczynający swoją działalność musi odpowiedzieć na pytanie – kto zajmie się przygotowaniem faktur i prowadzeniem księgowości? Biuro rachunkowe, czy może księgowa albo sam właściciel? W pierwszych miesiącach prowadzenia firmy ograniczenie kosztów jest szczególnie ważne, dlatego warto spróbować samodzielnego wystawiania dokumentów i prowadzenia rozliczeń z urzędami we własnym zakresie. Omawiane działania nie są trudne, wystarczy korzystanie z instrukcji znajdujących się w programie. Prosty interfejs również ułatwi wykonywanie wszystkich zadań, stąd wybór programu do faktur powinien być dobrze przemyślany. 

Nie ma wątpliwości, że program do fakturowania bez abonamentu to doskonałe narzędzie dla przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, a także właściciela małej czy średniej firmy. W dużych przedsiębiorstwach wystawia się bardzo wiele dokumentów, zatrudnia sporo pracowników i wykonuje wiele zadań, stąd prowadzenie księgowości również wymaga więcej czasu i doświadczenia. Dzięki dodatkowym funkcjom programu część zadań można powierzyć pracownikom czy nawet stworzyć subkonto dla księgowej zatrudnionej przez biuro księgowe. Taki wybór jest bardzo korzystny i pozwala przedsiębiorcy skupić uwagę na rozwoju firmy, a wystawianie faktur i pilnowanie terminów płatności powierzyć zatrudnionym osobom. 

Na jakie funkcje warto zwrócić uwagę w programie do faktur bez abonamentu?

Mamy już świadomość, że bez dobrego programu do fakturowania trudno prowadzić działalność gospodarczą. Jednak tylko właściwie dobrane narzędzie pozwala działać na wszystkich poziomach. Zacznijmy od pierwszej kwestii, a mianowicie interfejsu. Wszystkie dostępne funkcje muszą być dobrze widoczne i łatwo dostępne. Wybrane systemy oferują również instrukcje wystawiania dokumentów i inne przydatne informacje, które są szczególnie ważne dla przedsiębiorców stawiających swoje pierwsze kroki w księgowości. Oczywiście warto wybrać narzędzie, w którym wsparcie techników i innych specjalistów nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Trudności w zrozumieniu wybranych funkcji programu mogą przytrafić się każdemu i w takich momentach warto uzyskać natychmiastowe wsparcie. 

Kiedy mamy już pewność, że program ma prosty i łatwy w obsłudze interfejs, przychodzi czas na sprawdzenie pozostałych możliwości. Zacznijmy od wystawianych faktur. Dokument jest wysyłany do klientów, dlatego musi prezentować się estetycznie i zawierać wszystkie potrzebne informacje. Spójny dokument, na którym widnieje logo oraz wszystkie dane jest bardzo dobrze odbierany przez kontrahentów i umożliwia zbudowanie trwałej relacji partnerskiej, która przyniesie dla firmy wyższy zysk. 

Na przykład Afaktury.pl pozwala na wybór jednego z kilku szablonów faktur, dzięki czemu każdy przedsiębiorca przygotowuje dokumenty zgodne ze swoimi oczekiwaniami oraz wymogami. 

Z dobrze dobranym narzędziem do fakturowania cały proces wystawiania dokumentów nie należy do skomplikowanych. Ogromnym ułatwieniem są bazy kontrahentów oraz towarów i oferowanych usług. Po wprowadzeniu numeru NIP klienta pozostałe informacje są pobierane z bazy GUS, a następnie zapisywane w systemie. W taki sposób oszczędza się czas potrzebny do przygotowania dokumentów. Zamiast żmudnego wklepywania adresu, nazwy firmy i innych detali, wszystko trwa kilka sekund. Tak samo działa baza towarów i usług – możliwość używania wersji kompatybilnej z magazynem zdecydowanie usprawnia funkcjonowanie całej firmy. 

Jedni klienci płacą na czas, zamawiają regularnie towary oraz usługi i nie pogarszają płynności finansowej przedsiębiorstwa, a inni niestety zalegają z płatnościami, pragną bezustannie zamawiać nowe towary, ale nie kwapią się z regulowaniem przedawnionych zobowiązań. To właśnie z myślą o drugiej grupie programy do fakturowania mają dodatkową opcję ścigania dłużników. Mowa o możliwości skorzystania z usług firmy windykacyjnej. Program do fakturowania bez abonamentu nie musi generować dodatkowych kosztów, wystarczy wskazać dłużnika i rozpocząć cały proces windykacji, a następnie cieszyć się z odzyskanych środków. 

Program do fakturowania bez abonamentu – co jeszcze jest ważne?

Używanie nowoczesnej technologii w fakturowaniu cieszy się coraz większą popularnością. Z tego względu wybrane narzędzie powinno być w pełni kompatybilne ze smartfonem. Zainstalowana aplikacja na telefonie pozwala zatwierdzać dokumenty, wprowadzać korekty, sprawdzać stany magazynowe czy statusy płatności bez względu na miejsce przebywania. Przedsiębiorca dysponujący kontem głównym jest w stanie sprawować bezustanną kontrolę nad firmę, nawet jeśli jest daleko od niej. 

Możliwość skorzystania z kalendarza przyda się wszystkim zabieganym przedsiębiorcom, którzy codziennie wykonują bardzo wiele telefonów, odbywają regularne spotkania z kontrahentami i co tu dużo mówić ze względu na dużą ilość obowiązków, nie zawsze o wszystkim pamiętają. To właśnie z myślą o nich w programie do fakturowania występuje kalendarz, który warto regularnie uzupełniać. Informacja o zbliżającym się terminie płatności czy spotkaniu jest wysyłana na telefon komórkowy albo wskazany adres e-mail. 

Bardzo przydatna jest także opcja zmiany języka, szczególnie kiedy współpracujemy z zagranicznymi kontrahentami. Możliwość zmiany waluty jest bardzo dobrze postrzegana przez klientów i pozwala zbudować dobre relacje międzynarodowe. 

Z kolei opcja faktur cyklicznych zdecydowanie ułatwia prowadzenie rozliczeń z kontrahentami. Dzięki programom do faktur prowadzenie własnej działalności jeszcze nigdy nie było tak łatwe.