Program do fakturowania z KSeF to narzędzie wykorzystywane w małych i dużych firmach, gdyż służy do dokumentowania transakcji wykonywanych z klientami, jest wykorzystywany do prowadzenia rozliczeń z urzędami i uzyskiwania ważnych danych oraz statystyk.

W programie występuje bardzo wiele informacji, które skracają czas potrzebny do wystawienia dokumentów oraz pozwalają uniknąć błędów. Przed wyborem narzędzie do zarządzania firmą i wystawiania potrzebnych dokumentów warto sprawdzić, z jakich można korzystać funkcji i jakie elementy ułatwią pracę przedsiębiorcy oraz osób, które uzyskały dostęp do systemu. 

Program do fakturowania z KSeF online – jakie funkcje usprawnią cały system?

Program do fakturowania jest używany do przygotowania różnorodnych dokumentów, które mają prezentować się estetycznie, co pozwala wzmocnić dobrą relację z kontrahentami. Dowody muszą zawierać wszystkie potrzebne informacje, ale ważnym i wyróżniającym dodatkiem są zdjęcia, logo czy pieczęć firmowa. Każdy z wymienionych elementów pozwala wyróżnić się na tle konkurencji, co jest bardzo ważne.
 

Wielu przedsiębiorców jest zobowiązanych do generowania pliku JPK, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego. Raport otrzymuje Urząd Skarbowy. Jest on przygotowywany przez płatników podatku VAT – mają oni obowiązek generowania i dostarczania raz w miesiącu  pliku JPK VAT. Z kolei JPK FA jest przygotowywany tylko po otrzymaniu żądania przez Urząd Skarbowy. Aby usprawnić pracę przedsiębiorcy, w programie można przygotować raport. Jedyne co trzeba zrobić to wystawiać faktury, wprowadzać faktury kosztowe, a następnie wydać programowi polecenie. Przedsiębiorca nie musi mieć żadnej wiedzy z zakresu podatków, gdyż system samodzielnie pobiera informacje z właściwych faktur i inne dane, a następnie zapisuje plik w rozszerzeniu xml. 

Konwertowanie dokumentów to kolejna funkcja, która upraszcza prowadzenie rachunkowości firmy i rozliczeń z kontrahentami. Oznacza zmianę jednego dokumentu w drugi, co skraca czas potrzeby do przygotowania dokumentów. Takie działanie jest bardzo przydatne, gdyż nie wszystkie dowody dostępne w programie są księgowane (mowa o fakturze pro forma, ofercie czy zamówieniu). Możliwość konwertowania dokumentów przede wszystkim pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

Przedsiębiorca czy pracownik nie musi po raz kolejny wpisywać tych samych danych. Kiedy część kwoty za wykonaną usługę czy sprzedany towar została już uregulowana, kolejny dokument zawiera pozostałą kwotę do zapłaty, jednak dane się powielają. Program w pełni automatycznie nadaje kolejny numer i datę. Jeżeli zajdzie taka konieczność dokument może zostać edytowany. W Afaktury.pl dokument źródłowy zostaje dołączony w formie linku, co pozwala powrócić do niego, jeżeli zaistnieje taka potrzeba. 

Program do fakturowania online z KSeF – przydatne dodatki 

Możliwość wykonania sprawnej inwentaryzacji to dodatek, który zasługuje na uwagę. Inwentaryzacja jest wykonywana w każdej firmie posiadającej magazyn. W Afaktury.pl można w dowolnym momencie przygotować zestawienie produktów. Ta funkcja pozwoli zaoszczędzić bardzo wiele czasu i stanowi doskonałą alternatywę do ręcznego spisywania stanów magazynowych, co jest nie tylko pracochłonne, ale jednocześnie przyczynia się do generowania błędów i występowania nieścisłości. 

W programie z KSeF występują statusy dokumentów, czyli wewnętrzne oznaczenia, które przekazują informację, na jakim są aktualnie etapie. Status dotyczy przede wszystkim tego, czy dokument został zaliczkowany, czy firma czeka na uregulowanie pełnej należności. Jednak można wprowadzić także informację o wystawionej korekcie albo innej ważnej dla stron informacji. W programie nie występują żadne ograniczenia, kiedy chodzi o zakres statusów. Można je dostosować do własnych potrzeb i aktualnej sytuacji. Nazewnictwo znajduje się w programie, ale nie jest ono narzucone. 

Kolejną bardzo przydatną funkcją jest historia wpłat. Przedsiębiorca albo pracownik może oznaczyć dokument jako zapłacony, albo niezapłacony. Rejestrowanie wpłat jest bardzo istotne i pozwala na szybkie i skuteczne monitorowanie płatności. Na podstawie historii wiadomo także, którzy klienci regularnie zwlekają z płatnościami, a którzy zasługują na korzystniejszą cenę czy lepsze warunki współpracy. 

Finansowanie faktur nie ma żadnego związku z wystawianiem dokumentów, jednak trzeba o nim wspomnieć. Przede wszystkim ze względu na usprawnienie działań firmy. Dzięki factoringowi przedsiębiorstwo zachowuje płynność finansową. Korzyści są najbardziej widoczne przy fakturach z długim terminem płatności. Co ważne, aby skorzystać z pomocy firmy, nie trzeba wykonywać zbyt wielu dodatkowych działań – wszystkie czynności odbywają się online. Sprawa jest kierowana do firmy udzielającej refinansowania. Po nawiązaniu kontaktu decyzja jest wydawana w ciągu kilku minut, a wypłata środków trwa kolejne kilka. Wśród korzyści związanych z factoringiem wymienia się brak formalności, zachowanie płynności finansowej, a także uzyskanie pieniędzy w krótkim czasie. Przyznawane są spore limity finansowe. 

Program do fakturowania z KSeF online – kilka słów podsumowania

Wybór programu do fakturowania jest bardzo ważny, gdyż upraszcza proces przygotowania dokumentów i umożliwia nawiązanie bardzo dobrej relacji z klientami, a nawet zdobycie kolejnych odbiorców. W systemie można uzupełniać bazy kontrahentów, a dane na ich temat pobierać z GUS, z kolei bazy towarów uproszczą wystawianie dokumentów i sprawią, że przedsiębiorca będzie kontrolował stany magazynowe i wykonywał zamówienia zgodnie z zapotrzebowaniem firmy.
 

Możliwość uzyskania danych o firmie na podstawie raportów i statystyk jest równie ważna i pozwala na właściwe zarządzanie jednostką. Dzięki programowi można szybko zweryfikować potencjalnych klientów, a jeśli wystąpi zwłoka w terminie płatności, przedsiębiorca szybko nawiąże współpracę z firmą windykacyjną i sprawdzonymi sposobami odzyska należność. Każde działanie odbywa się w pełni intuicyjnie i nie wymaga dużych nakładów pracy. Dzięki Afaktury.pl zarządzanie firmą staje się przyjemnością.