Własna działalność gospodarcza jest bardzo wymagająca, dlatego dobry program do fakturowania zdecydowanie ułatwia prowadzenie księgowości i rozliczeń z kontrahentami. System powinien być prosty w obsłudze i intuicyjny, a do tego zapewniać szereg zaawansowanych funkcji używanych przez firmy do wykonywania analiz i tworzenia przydatnych statystyk. W trakcie wyboru odpowiedniego narzędzia trzeba zwrócić szczególną uwagę na katalog dokumentów, jakie można przygotować.

Oprócz podstawowej faktury VAT powinny pojawić się także faktury pro forma, marże, RR, dokumenty magazynowe oraz oferty handlowe i zamówienia. Kompleksowe narzędzie pozwala zaoszczędzić stresu i budować dobre relacje pomiędzy pracownikami oraz z kontrahentami. Na co zwrócić uwagę w trakcie wyboru? Czego nie można pominąć?

Program do generowania faktur VAT – kto może z niego korzystać?

Narzędzie do fakturowania to produkt dedykowany każdemu przedsiębiorcy zajmującemu się działalnością handlową, produkcyjną czy usługową. To wybór firm jednoosobowych, gdzie przedsiębiorcy wystawiają kilka faktur na miesiąc oraz potężnych działalności składających się z różnych oddziałów i zatrudniających wielu pracowników. To właśnie zatrudnione osoby zapewniają ogromne wsparcie dla przedsiębiorcy, gdyż zajmują się obsługą poszczególnych klientów, wykonują zamówienia i pilnują, żeby stany magazynowe były cały czas uzupełnione. Brak towaru w magazynie czy braki półproduktów nie pozwalają zarabiać, co wpływa bardzo niekorzystnie na płynność finansową, a nawet może wywołać większe komplikacje. 

Dla kogo powstały programy do fakturowania? Dla każdego, kto zgodnie z przepisami prawa jest zobowiązany do przygotowania dokumentów sprzedażowych i prowadzenia rozliczeń z urzędami. Ze względu na duże natężenie pracy w firmie i brak wolnego czasu subkont można stworzyć również dla księgowej, która zajmie się przygotowaniem dokumentów, rozliczaniem podatków i innymi działaniami o charakterze księgowym. Oczywiście korzystanie z usług biura rachunkowego to dla firmy dodatkowy koszt. 

Program do generowania faktur VAT – jakie funkcje są szczególnie przydatne?

Wybór programu do fakturowania to bardzo ważne zadanie. Warto zdecydować się na system, który jest regularnie aktualizowany – tylko w taki sposób można mieć pewność, że informacje widniejące w systemie są aktualne, a dokumenty są wystawiane zgodnie z przepisami prawa. Regularne aktualizacje przyczyniają się również do zapisania wszystkich dokumentów – w taki sposób przedsiębiorca nie utraci danych o firmie, a przygotowane ewidencje pozostaną zarchiwizowane w systemie. 

Wystawiane dokumenty powinny prezentować się estetycznie oraz spójnie, a do tego odpowiadać wysokim standardom przedsiębiorstwa. Większość systemów umożliwia wybór jednego z dostępnych szablonów z możliwością zmiany kolorystyki oraz czcionki. Dobrym dodatkiem na dokumencie jest logo firmy, które pozwala nie tylko wzbogacić fakturę, ale zapada w pamięci kontrahentów lepiej niż nazwa. Kiedy klienci otrzymują estetyczne dokumenty, pragną kontynuować współpracę, zamawiają kolejne towary czy usługi i kontynuują dobrą relacją podszytą zaufaniem. 

Kompleksowy program do fakturowania obsługuje magazyn, co odgrywa dużą rolę w prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Warto dodać, że wersja z magazynem jest dodatkowo płatna, ale wielokrotnie niezbędna. 

W trakcie przygotowania dokumentów należy zwrócić uwagę na możliwość zmiany języka oraz waluty. Takie działanie jest bardzo przydatne dla przedsiębiorców oferujących swoje usługi i towary  za granicę. Wiele systemów dostępnych na rynku umożliwia zmianę języka, jednak wybór ogranicza się do 5, maksymalnie 10 języków. Afaktury.pl poszedł jeszcze o krok dalej i umożliwia przygotowanie dokumentów aż w 31 językach! To absolutny rekord i ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców. 

Kalendarz do planowania spotkań, terminów płatności i innych ważnych wydarzeń jest przydatny w każdej firmie. Pamięć ludzka jest zawodna, a ogromna ilość obowiązków sprawia, że łatwo jest przeoczyć termin płatności składek, podatku czy spotkanie z nowym kontrahentem. Właśnie z tego względu wprowadzenie wydarzeń czy terminów płatności w kalendarzu i otrzymywanie powiadomień na telefon, czy skrzynkę mailową jest bardzo przydatne.  

Windykacja, kody QR, zdjęcia produktów – program do fakturowania ma ogromne możliwości 

Podstawowe funkcje, które powinien mieć każdy program do wystawiania faktur, są niezwykle istotne i od tego trzeba zacząć szukanie odpowiedniego narzędzia do prowadzenia księgowości w firmie. Jednak kolejny krok polega na sprawdzeniu dodatkowych możliwości, które zdecydowanie ułatwią sprawowanie kontroli oraz pozwolą nawiązać jeszcze lepszą więź z kontrahentami. 

Zacznijmy od kodów OR występujących na dokumentach. Służą one do potwierdzenia legalności i prawdziwości faktury. Żaden oszust nie wyśle już dokumentów w imieniu i nie zgarnie należności za cudzą pracę. Dzięki obrazkowym zabezpieczeniom każdy dokument zostanie zweryfikowany. Takie działanie jest doceniane przez kontrahentów, gdyż po otrzymaniu faktury, mogą ją sprawdzić i dopiero po potwierdzeniu wiarygodności, opłacić. Taki sposób postępowania jest bardzo potrzebny, szczególnie że na rynku pojawia się coraz więcej oszustów próbujących wyłudzeń finansowych w celu szybkiego zarobku. 

Kolejnym bardzo przydatnym dodatkiem jest możliwość wprowadzenia zdjęć na dokumentach. Mowa o fakturach czy ofertach handlowych. Informacje o sprzedawanych produktach wraz ze zdjęciami sprawiają, że klienci są bardziej skłonni do realizacji zamówień i szybszego regulowania płatności. 

Na koniec najmniej przyjemna kwestia związana z dłużnikami. Dobrze, jeśli program oferuje wsparcie firmy windykacyjnej. Ta funkcja może przydać się w nawet najbardziej nieoczekiwanym momencie. Kiedy termin płatności za fakturę minął 1, 2, 3 albo więcej dni temu stosuje się najpierw windykację miękką, a przy braku rezultatów sprawa trafia do sądu.