W SYSTEMIE:
Przytrzymaj klawisz Ctrl, a następnie naciśnij klawisz F5 Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Jeśli ta opcja nie działa sprawdź:
Przytrzymaj klawisz Fn, a następnie naciśnij klawisz F5
Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
W SYSTEMIE:
Dla przeglądarki safari:
Przytrzymaj klawisz Option + Cmd(Command), a następnie naciśnij klawisz E Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Dla przeglądarki chrome, firefox, opera, edge:
Przytrzymaj klawisz Cmd(Command) + Shift, a następnie naciśnij klawisz R Powtórz tą akcję przynajmniej 3 krotnie
Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana programu do faktur, ale też zmiana sposobu współpracy z klientami i kontrahentami. Jeśli chcesz, żeby faktury dalej szły sprawnie, musisz wcześniej ustalić, co się zmienia, kto co robi i skąd dokumenty mają trafiać do systemu. Dobra wiadomość jest taka, że da się to poukładać bez chaosu, jeśli zrobisz to krok po kroku i dasz ludziom jasne zasady działania.
Najpierw sprawdź, jak dziś wygląda obieg faktur w Twojej firmie. Inaczej przygotujesz klientów, jeśli wysyłasz pojedyncze faktury usługowe, a inaczej, jeśli masz dużo dokumentów cyklicznych, sprzedaż zagraniczną albo pracujesz z biurem rachunkowym. KSeF wymusza większą precyzję, więc warto od razu ustalić, kto wystawia dokument, kto go zatwierdza i kto odbiera faktury kosztowe. Chodzi nie tylko o sam system, ale o proces. Jeśli kontrahent nadal wysyła Ci wszystko mailem, a Ty równolegle odbierasz dokumenty z KSeF, łatwo coś przegapić. Dlatego już na starcie zdecyduj, które dokumenty mają iść przez KSeF, a które tylko pomocniczo mailem, żeby nie dublować obiegu.
Jak poinformować klientów?Najbezpieczniej zacząć od krótkiej, konkretnej informacji, bez straszenia przepisami. Klient powinien zrozumieć, że od konkretnego momentu faktury będą trafiały do KSeF, a jeśli potrzebuje wersji PDF do podglądu, nadal może ją dostać jako kopię pomocniczą. Taka wiadomość nie musi być długa, ale musi wyjaśniać, co się zmienia w praktyce. W komunikacji z klientami dobrze działa prosty układ: co się zmienia, od kiedy, co klient ma zrobić i do kogo pisać w razie pytań. To ważne szczególnie wtedy, gdy współpracujesz z małymi firmami lub osobami, które nie śledzą zmian w fakturowaniu na bieżąco. Warto też zaznaczyć, że faktura w KSeF staje się dokumentem oficjalnym, więc nie trzeba jej już potwierdzać osobnym mailem.
Jak przygotować kontrahentów?Przy kontrahentach najważniejsze jest uporządkowanie danych, bo KSeF nie wybacza bałaganu w bazie. Zanim ruszysz z wdrożeniem, sprawdź NIP-y, nazwy firm, adresy i to, czy nie masz kilku wersji tego samego klienta zapisanych pod różnymi nazwami. W praktyce to właśnie baza kontrahentów najczęściej decyduje o tym, czy pierwsze faktury przejdą bez problemu, czy zaczną wracać z błędami. Jeżeli masz stałych partnerów biznesowych, warto też ustalić z nimi, w jakiej formie chcą dostawać informację pomocniczą o fakturze. Niektórzy nadal wolą mail z podglądem dokumentu, inni korzystają wyłącznie z KSeF. Tu dobrze sprawdza się prosty model: KSeF jako źródło oficjalne, e-mail jako wygodne powiadomienie lub kopia robocza.
Wiele firm myśli o KSeF wyłącznie jak o integracji technicznej, a największa różnica pojawia się dopiero w procedurach. Trzeba ustalić, kto nadaje uprawnienia, kto ma dostęp do faktur, kto odpowiada za korekty i co robisz, gdy system chwilowo nie działa. To właśnie taki wewnętrzny dokument porządkuje pracę i ogranicza ryzyko, że każdy robi po swojemu. W praktyce najlepiej opisać to prostym językiem, bez kopiowania urzędowego stylu. Jedno zdanie powinno mówić, kto przygotowuje fakturę, drugie kto ją sprawdza, a trzecie co dzieje się po wysyłce do KSeF. Jeśli firma ma więcej niż jedną osobę wystawiającą dokumenty, taka instrukcja oszczędza mnóstwo czasu i zmniejsza ryzyko błędów.
Jak ułożyć procesy w firmie?Najprościej myśleć o KSeF jako o nowej ścieżce, przez którą przechodzą wszystkie faktury. Najpierw kontrahent musi być poprawnie zapisany w systemie, potem dokument jest wystawiany, potem wysyłany do KSeF, a dopiero na końcu trafia do archiwum i ewentualnie do klienta jako kopia. Jeśli któryś z tych etapów jest niejasny, bałagan wraca bardzo szybko.
Tu właśnie przydaje się darmowy program do faktur, który porządkuje bazę kontrahentów i wysyłkę dokumentów w jednym miejscu. W afaktury.pl możesz trzymać dane klientów w jednej bazie, co ułatwia unikanie literówek i duplikatów, a przy okazji masz prostszy start z KSeF, bo integracja odbywa się bez ręcznego przenoszenia danych między różnymi narzędziami.
Jeśli dotąd wysyłałeś faktury mailem, nie rezygnuj z tego całkiem, tylko uporządkuj rolę wiadomości e-mail. Najlepiej potraktować ją jako kanał informacyjny, a nie jako jedyne źródło dokumentu. Wtedy klient dostaje wygodny podgląd, ale oficjalny obieg i tak odbywa się przez KSeF. Właśnie tutaj sens ma dobrze ustawiona automatyka wiadomości. W afaktury.pl możesz wykorzystać wysyłkę dokumentów e-mailem jako praktyczne wsparcie komunikacji z klientem, żeby po wysyłce do KSeF od razu dostał on czytelny podgląd faktury i nie musiał szukać jej samodzielnie w systemie.
Przykład z praktyki: Załóżmy, że prowadzisz małą firmę usługową i masz dziesięciu stałych klientów. Do tej pory faktury szły mailem w PDF-ie, a księgowość dostawała kopie raz w tygodniu. Po wdrożeniu KSeF zmieniasz tylko logikę procesu: klient nadal dostaje krótkie powiadomienie mailowe, ale oficjalny dokument trafia do systemu i jest pobierany z KSeF. Dzięki temu nie musisz każdej faktury wysyłać ręcznie w dwóch miejscach. W takim modelu najważniejsze jest, żeby baza kontrahentów była czysta, a wiadomość do klientów jasno tłumaczyła nowy sposób działania. Jeśli to zrobisz dobrze, większość osób po prostu przyzwyczai się do nowego obiegu po jednym miesiącu, bez kolejnych pytań i nerwowych telefonów.Nie ma jednego obowiązkowego wzoru, ale w praktyce warto to zrobić. Krótka informacja oszczędza potem mnóstwo pytań i tłumaczenia, gdzie klient ma szukać faktury.
Zwykle nie, ale warto ustalić zasady współpracy i sposób odbioru dokumentów. Najważniejsze jest to, żeby obie strony wiedziały, skąd biorą oficjalną fakturę.
Wtedy wystarczy prosta komunikacja i uporządkowanie danych w systemie. Nawet przy kilku klientach błędny NIP albo stara nazwa firmy może potem zatrzymać fakturę.
Tak, nawet w małej firmie. Taka instrukcja porządkuje role, uprawnienia i reakcję na błędy, więc oszczędza czas przy codziennej pracy.
Wyjaśnij, że to dotyczy tylko kontrahentów z polskim NIP-em - faktury krajowe B2B trafiają teraz do KSeF zamiast na maila, ale zagraniczny klient nadal dostaje dokument tak jak wcześniej. Warto to jedno zdanie dodać do stopki maila lub FAQ na stronie, żeby nie musieć tłumaczyć tego za każdym razem osobno.
Tak, faktura zostaje przyjęta przez system i czeka w KSeF niezależnie od tego, czy odbiorca ma już skonfigurowany dostęp. Odbiorca zobaczy ją, gdy się zaloguje lub nada uprawnienia - dlatego dobrą praktyką jest wysłać kontrahentowi dodatkowe powiadomienie mailowe z numerem KSeF faktury, zwłaszcza na początku współpracy.
Tak - to kolejny etap reformy, który wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. i obejmie przelewy między czynnymi podatnikami VAT. Im wcześniej wprowadzicie nawyk podawania numeru KSeF przy płatnościach, tym mniej zamieszania będzie na starcie obowiązku, a Twoi księgowi i tak już teraz łatwiej dopasują płatność do faktury.
Przygotowanie kontrahentów na KSeF jest dużo łatwiejsze, kiedy nie robisz tego ad hoc, tylko od razu ustawiasz proces, komunikację i bazę danych. Jeśli chcesz przejść przez wdrożenie spokojnie, zacznij od uporządkowania klientów w systemie i ustawienia obiegu dokumentów w afaktury.pl, bo to najprostszy sposób, żeby od razu mieć kontrolę nad fakturami i komunikacją.
