Akt notarialny jest potrzebny w wielu sytuacjach, gdyż dokument ma na celu potwierdzenie wykonania różnorodnych czynności, a wśród nich na przykład udokumentowanie posiadania nieruchomości albo wybranych praw do budynku. Akt notarialny służy do potwierdzenia zawarcia majątkowej umowy małżeńskiej. Dokument jest potrzebny przy zawieraniu umowy alimentacyjnej bądź najmie nieruchomości. Akt notarialny jest podpisywany u notariusza i kancelaria notarialna w dowolnym momencie ma obowiązek wydania odpisu aktu notarialnego. Odpis ma moc prawną oryginału. 

Wypis aktu notarialnego – co to jest?

W obrocie prawnym korzysta się z wypisów aktu notarialnego, a nie samych aktów. Strony występujące w sprawie podpisują akt notarialny, który zostaje przygotowany przez notariusza. Dokument jest przechowywany w archiwum kancelarii notarialnej, a strony uzyskują identyczne z oryginałem wypisy. Wypis można uzyskać w dowolnym momencie, nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt lat po  sporządzeniu aktu notarialnego. Warto jednak zaznaczyć, że nie każdy, kto zgłosi się do kancelarii notarialnej otrzyma taki dokument. Dodatkowo trzeba przedstawić powód zgłoszenia się do kancelarii notarialnej. Uznawane jest zgubienie albo zniszczenie pierwszego wypisu. 

Archiwum kancelarii ma obowiązek przechowywania aktów notarialnych przez okres 10 lat – w celu uzyskania odpisu trzeba zgłosić się w miejsce jego sporządzenia. Oczywiście wiąże się to z opłatą odpowiednią do taks notarialnych. Jednak po upływie 10 lat w celu uzyskania dokumentu trzeba zgłosić się do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego, który jest zgodny z lokalizacją kancelarii. 

Kto może uzyskać wypis aktu notarialnego?

Praca notariusza jest objęta tajemnicą notarialną, dlatego nie ma prawa przekazywania informacji o sprawach osobom trzecim. Treść aktów notarialnych jest znana tylko stronom biorącym udział w podpisaniu dokumentu oraz samemu notariuszowi. W kancelarii bardzo dokładnie sprawdza się wszystkie dane osób, które pragną uzyskać wypisy aktów notarialnych. Brak uprawnień jest jednoznaczne z brakiem otrzymania dokumentu. 

W praktyce wypis aktu notarialnego otrzymuje osoba fizyczna albo prawna, która była stroną w akcie i osoby uprawnione do jego otrzymania (wymienione w akcie). Prawo przysługuje także następnym prawnym stron, czyli spadkobiercom oraz przedstawicielom podmiotów.

Warto jednak zaznaczyć, że sąd może znieść obowiązek zachowania tajemnicy notarialnej, jeśli informacje widniejące w dokumencie mają kluczowe znaczenie w konkretnej sprawie.

Jak uzyskać wypis aktu notarialnego?

Każda kancelaria notarialna ma obowiązek przechowywania dokumentów, czyli aktów notarialnych, testamentów oraz protokołów przez okres 10 lat od daty wystawienia. Po upływie tego czasu trzeba udać się do odpowiedniego sądu rejonowego. Akty notarialne trafiają do sądu także w przypadku, kiedy kancelaria przestaje funkcjonować. 

Trzeba jeszcze raz podkreślić, że wypis aktu notarialnego zostanie przekazany tylko osobie, które jest do tego upoważniona albo wykaże interes prawny - art. 110 ustawy Prawo notarialne.

Nieco inaczej kształtuje się sytuacja otrzymania wypisu aktu poświadczenia dziedziczenia, gdyż dokument jest traktowany w taki sam sposób jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Trzeba zaznaczyć, że otrzymanie dokumentu jest możliwe po zaistnieniu potrzeby prawnej oraz wykazaniu tej okoliczności, czyli udokumentowaniu kredytu zaciągniętego przed spadkodawcę, czy udzielenie pożyczki spadkodawcy i inne. W praktyce oznacza to, że wypisy aktów notarialnych są przekazywane wierzycielom spadkobiercy, współwłaścicielom i spadkobiercom, którzy nie zostali zawarcie w poświadczeniu dziedziczenia. 

Korzystanie z wpisu aktu notarialnego 

Wypis aktu notarialnego może zostać wykorzystany na każdym etapie postępowania sądowego albo administracyjnego. Po zgłoszeniu się do kancelarii notarialnej albo archiwum sądu rejonowego nie ma żadnych ograniczeń odnośnie ilości wypisów, trzeba się jednak liczyć z koniecznością uiszczenia opłaty. Za każdą stronę uiszczana jest osobna opłata. 

Wypis aktu notarialnego zawiera informację, kto uzyskał dokument, a także kiedy wypis został sporządzony. Niezbędnymi elementami są także podpis notariusza oraz jego pieczęć. Wypis uzyskuje także numer, który jest inny od numeru widniejącego na akcie notarialnym, czyli oryginalnym dokumencie. 

Jak uzyskać akt notarialny, kilka słów podsumowania

Uzyskiwanie wypisów aktów notarialnych nie należy do skomplikowanych zadań. Wystarczy udać się do kancelarii notarialnej, w której podpisano dokument, jeśli od dnia podpisania aktu nie minęło 10 lat. Z kolei po pływie tego terminu o wydanie wypisu trzeba zwrócić się do archiwum sądu rejonowego. Przed uzyskaniem dokumentu trzeba wykazać interes prawny albo być jedną ze stron, które brały udział w sporządzaniu aktu. 

Aby uzyskać wypis aktu notarialnego, nie trzeba przygotowywać wniosku w formie pisemnej. Wystarczy ustna prośba, gdyż na dokumencie widnieje informacja, dla kogo jest on wydawany.