Programy do fakturowania służą do wystawiania dokumentów, zarządzania firmą oraz sprawowania kontroli nad przychodami i kosztami, a także ogólną sytuacją w jednostce. To narzędzie, którego nie może zabraknąć zarówno w jednoosobowej firmie, jak i prężnie działającym przedsiębiorstwie. Warto także zaznaczyć, że biorąc pod uwagę rozmiar działalności, program powinien mieć nieco inne funkcje.

Kiedy mowa o jednoosobowej firmie często wystarczy podstawowa wersja, czyli do 10 dokumentów na miesiąc wraz z nieskomplikowanymi raportami i analizami. Z kolei w przypadku firm składających się z kilku oddziałów, zatrudniających wielu pracowników i prowadzących magazyn, warto wybrać najbardziej zaawansowaną wersję. Abonament nie stanowi sporego obciążenia dla firmy, a dodatkowe funkcje pozwalają na dokładne zobrazowanie sytuacji panującej  w firmie, szczegółowe monitorowanie sytuacji oraz przygotowanie estetycznych faktur dla kontrahentów. 

Jaki jest dobry program do wystawiania faktur dla małej firmy?

Niewielka działalność, w której przedsiębiorca wystawia kilka dokumentów na miesiąc, nie musi mieć zaawansowanych funkcji i analiz. Właściciel firmy raczej skupia się na intuicyjnym i prostym w obsłudze interfejsie oraz darmowemu wsparciu zespołu technicznego, który służy pomocą w przypadku ewentualnych problemów z generowaniem dokumentów czy kłopotów o charakterze technicznym. 

Dobry program do fakturowania dla małej firmy usprawnia przygotowanie wszystkich dokumentów. Służą do tego między innymi bazy kontrahentów oraz bazy towarów i usług. Pozwalają na zgromadzenie wszystkich potrzebnych informacji o klientach w jednym miejscu, dzięki czemu fakturowanie staje się szybie i bardzo przyjemne. Zamiast wpisywania wszystkich danych, czyli adresu, nazwy firmy, numeru NIP wystarczy wybrać kontrahenta z rozwiniętej listy i potwierdzić. Z kolei baza towarów i usług, w których widnieje specyfika produktu, sprawia, że wszystkie pozycje na dokumencie są uzupełniane w mgnieniu oka. 

Wysyłanie dokumentów do klientów z poziomu programu nie tylko skraca czas, ale jest przede wszystkim bardzo wygodne. Ta funkcja powinna być dostępna w darmowej wersji. Wystarczy tylko wpisać adres e-mail, na który mają trafić dokumenty, a następnie cieszyć się budowaniem dobrej relacji z klientami.
 

Małe firmy nie sprzedają swoich towarów i świadczą usług tylko w Polsce, a wręcz przeciwnie – coraz częściej otwierają się na rynek międzynarodowy. To właśnie z tego względu programy do faktur umożliwiają zmianę języka, w jakim przygotowane są dokumenty. Zmianie ulega również waluta. Takie działanie mogłoby wydawać się problematyczne, jednak wcale tak nie jest. Wystarczy wybrać system, który jest automatycznie aktualizowany. Takie działanie sprawia, że zmiana waluty odbywa się po aktualnym kursie publikowanym przez NBP. Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej pracy, zawsze aktualne stawki i zadowolenie klienta, co jest bardzo ważne. 

Jaki jest dobry program do wystawiania faktur dla średniej i dużej firmy?

Średnie i duże przedsiębiorstwa mają zdecydowanie większe potrzeby. Z tego względu w pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę na dostępne dokumenty. W menu muszą widnieć różne rodzaje faktur, dokumentów magazynowych i innych (na przykład oferty handlowe czy zamówienia). Dodatkowo trzeba sprawdzić również, czy występują ograniczenia w ilości przygotowywanych dokumentów. W dużych firmach wystawia się nawet kilkadziesiąt faktur, stąd limity nie są wskazane. 

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek generowania raportów kontrolnych (JPK) oraz raportów księgowych na koniec miesiąca. Program powinien umożliwiać przygotowanie tych dokumentów i pozwolić na ich dostarczenie do urzędu skarbowego (oczywiście po uzyskaniu takiego żądania). 

Mimo iż przedsiębiorcy prowadzący dużą firmę mają większe wymagania w stosunku do dokumentów, raportów i analiz, zależy im również na prostym i intuicyjnym interfejsie, który nie wymaga studiowania wszystkich funkcji, a pozwala działać intuicyjnie. Dzięki opcji faktur cyklicznych, powielania dokumentów, korzystania z baz kontrahentów i towarów fakturowanie trwa kilkanaście sekund, co pozwala przedsiębiorcy na skupienie uwagi na innych zadaniach. 

W zaawansowanych wersjach programów do fakturowania możliwe jest wzbogacanie dokumentów o zdjęcia oferowanych towarów. Takie działanie na psychikę kontrahentów i sprawia, że chętniej realizują zamówienia oraz płatności. Dodajmy, że faktury czy inne dowody prezentują się bardzo estetycznie i oryginalnie. 

Bardzo przydatna jest możliwość przechowywania dokumentów w chmurze. Ta funkcja jest niezbędna w dużych firmach, gdzie każdego miesiąca wystawia się sporo dowodów, które jak wiadomo, trzeba przechowywać przez okres minimum 5 lat. Archiwum w chmurze jest nie tylko bezpieczne, ale pozwala zaoszczędzić sporo miejsca w firmie i jest dobre dla środowiska. To także gwarancja zabezpieczenia dokumentów w przypadku awarii komputera czy zniszczenia biura. 

Jaki jest dobry program do wystawiania faktur – kilka słów podsumowania

Wybór dobrego programu do faktur nie jest łatwym zadaniem, gdyż dostępne wersje są bardzo różnorodne i mają wiele dodatkowych funkcji. W trakcie wyboru warto zwrócić uwagę na języki obce dostępne w menu. W najbardziej zaawansowanych wersjach, jak na przykład Afaktury.pl istnieje możliwość wybrania jednego spośród aż 31 języków! Kolejną bardzo przydatną opcją jest skorzystanie ze wsparcia firmy windykacyjnej w przypadku zmagania się z nieterminowymi kontrahentami. Specjaliści doskonale wiedzą, jakie zastosować metody, żeby na konto firmowe szybko wpłynęły zaległości. 

Każda firma, w której funkcjonuje magazyn, musi zwrócić uwagę na ten panel w programie. Musi być kompatybilny ze wszystkimi funkcjami, co zdecydowanie ułatwia funkcjonowanie firmy i sprawowanie kontroli. 

W programie do fakturowania można szybko i sprawnie uzupełniać ewidencję, a także prowadzić księgi podatkowe, co zdecydowanie ułatwia rozliczanie na koniec miesiąca i sprawia, że w firmie zawsze panuje ład i porządek.