Kiedy wystawić fakturę do proformy?

Czym jest faktura pro forma?

Faktura pro forma to dokument, który ma charakter informacyjny i nie jest traktowany jako formalny dokument księgowy. Służy głównie do przedstawienia oferty handlowej, a nie do zobowiązania do płatności. W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, faktura pro forma nie wymaga od nabywcy dokonania płatności w określonym terminie. Może być wykorzystywana do celów takich jak:

• Złożenie zamówienia przez klienta,
• Przedstawienie warunków transakcji,
• Przygotowanie do przyszłej sprzedaży.

Kiedy wystawić fakturę na podstawie proformy?

Wystawienie faktury na podstawie proformy jest kluczowym krokiem w procesie sprzedaży, który może znacząco wpłynąć na organizację finansów firmy. Decydując się na ten krok, warto mieć na uwadze kilka istotnych kwestii, które mogą zadecydować o efektywności tego procesu.

Kluczowe momenty do wystawienia faktury na podstawie proformy

• Akceptacja oferty przez klienta
  Pierwszym i najważniejszym momentem, który powinien skłonić przedsiębiorcę do wystawienia faktury, jest akceptacja oferty przez klienta. Klient powinien wyraźnie potwierdzić, że zgadza się na przedstawione warunki, takie jak cena, ilość, jakość towaru czy termin dostawy. Warto dodać, że uzyskanie pisemnego potwierdzenia lub e-maila z akceptacją oferty może znacznie ułatwić późniejsze procesy księgowe.
• Zawarcie umowy
  W sytuacjach, gdy sprzedaż odbywa się na podstawie umowy, faktura pro forma staje się formalnym potwierdzeniem zamówienia. Warto wystawić fakturę, gdy umowa została podpisana i wszystkie szczegóły są ustalone. To nie tylko potwierdza zrozumienie warunków przez obie strony, ale również przyczynia się do transparentności transakcji.
• Przedpłata lub zaliczka
  Faktura pro forma jest często stosowana w przypadku transakcji, które wymagają zaliczki lub przedpłaty. W takich sytuacjach warto wystawić fakturę natychmiast po zaakceptowaniu proformy, aby formalnie zabezpieczyć swoje interesy finansowe. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wystawienie faktury na podstawie proformy po otrzymaniu zaliczki może być także korzystne w kontekście obiegu dokumentów w firmie.
• Przemiany w zamówieniu
  W sytuacjach, gdy zamówienie ulega zmianom — na przykład klient decyduje się na większą ilość towaru lub zmienia terminy — warto wystawić nową fakturę pro forma, która uwzględnia te zmiany. Po akceptacji zaktualizowanej oferty, wystawienie faktury na podstawie nowej proformy jest konieczne, aby ułatwić proces płatności oraz zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentacją.
• Organizacja procesu sprzedaży
  Szybkie wystawienie faktury na podstawie proformy może znacząco przyspieszyć proces sprzedaży. Im szybciej klient otrzyma formalne potwierdzenie zakupu, tym prędzej będzie mógł dokonać płatności, co przyczyni się do poprawy płynności finansowej firmy. Przedsiębiorcy powinni stawiać na efektywność i wykorzystać oprogramowanie do fakturowania, które umożliwia szybkie generowanie dokumentów.

Przekształć fakturę pro forma w fakturę VAT, jednym kliknięciem w programie

Przekształcanie faktury pro forma w fakturę VAT jest niezwykle proste i wygodne dzięki nowoczesnym funkcjom oferowanym przez program do wystawiania faktur afaktury.pl.

Wystarczy jedno kliknięcie, aby przekształcić dokument pro forma w pełnoprawną fakturę VAT, co znacząco redukuje czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji. Dzięki temu możesz skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, zamiast spędzać godziny na wypełnianiu formularzy.

Program do faktur automatycznie przenosi wszystkie kluczowe informacje z faktury pro forma do faktury VAT. Obejmuje to takie elementy jak dane klienta, opis towarów lub usług, a także warunki płatności. 

Jak przekształcić fakturę proforma w fakturę VAT w programie?

Po odnalezieniu faktury pro forma na liście dokumentów, masz możliwość przekształcenia jej nie tylko w fakturę VAT, ale także w szereg innych dokumentów, takich jak rachunek, zaliczka, wydanie zewnętrzne, protokół przekazania towaru, kasa przyjęła czy zamówienie.Dzięki tej funkcjonalności, masz pełną kontrolę nad dokumentacją, co wpływa na sprawniejszy obieg informacji w firmie. 

Specjalista afaktury.pl
Magdalena Krawczyk