Prowadząc własną działalność, trzeba bezustannie wystawiać dokumenty sprzedażowe, stąd wybór dobrego oprogramowania jest bardzo ważny. Ewidencja rozliczeń ułatwia funkcjonowanie firmy, pozwala sprawować kontrolę i jednocześnie umożliwia sprawiedliwy podział zadań pomiędzy pracowników. Dzięki programowi do fakturowania można uniknąć wydatków na biuro rachunkowe czy księgową, gdyż księgowością firmy zajmuje się sam przedsiębiorca albo oddelegowani do tego pracownicy. Program do fakturowania to ogromna oszczędność i kompleksowe narzędzie do kontroli pod warunkiem, że zostanie wybrane zgodnie z najwyższymi standardami i ma wszystkie wymagane funkcje. 

Program do faktur z bazą danych – czy to dobre rozwiązanie dla Ciebie?

Każdy przedsiębiorca powinien korzystać z dobrego oprogramowania do wystawiania dokumentów sprzedażowych. W przeciwnym wypadku to zadanie będzie musiał powierzyć osobie spoza firmy. To oczywiście dodatkowe koszty, których lepiej unikać. Można śmiało powiedzieć, że narzędzie do fakturowania jest potrzebne w każdej firmie. Począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, przez mikro- i średnie przedsiębiorstwa, a kończąc na potężnych zakładach zatrudniających dziesiątki pracowników.

W tym ostatnim przypadku do przygotowania dokumentacji i pilnowania terminów płatności często oddelegowani zostają zatrudnieni pracownicy. Jednak aby to było możliwe, program powinien umożliwiać stworzenie subkont dla innych użytkowników. W takiej sytuacji właściciel firmy, który dysponuje kontem głównym, udziela dostępu i decyduje, jakie sektory czy panele pozostają dostępne dla pracowników. W taki sposób nie otrzymują oni informacji o zarobkach innych osób, a także przychodach firmy. 

Program do faktur z bazą danych ułatwia wystawianie dokumentów, gdyż wszystkie informacje zarówno o produktach, jak i kontrahentach są uzupełniane automatycznie. To oszczędność czasu oraz pracy, dlatego takie rozwiązanie zadowoli każdego przedsiębiorcę. 

Na jakie funkcje programu do fakturowania warto zwrócić uwagę?

Programy do fakturowania pozwalają na przygotowanie dokumentów oraz obsługę magazynu i oddziałów firmy mieszczących się pod innym adresem. Dzięki systemowi można kompleksowo oraz profesjonalnie zarządzać przedsiębiorstwem, rozdzielać zadania, monitorować koszty i przychody, a do tego przygotowywać zaawansowane analizy. To właśnie dobrze dobrany system odpowiada za uproszczenie wykonywanej pracy i jest podstawowym narzędziem do oszczędzania czasu. Trzeba zwrócić uwagę na wszystkie cechy programu, żeby był on kompleksowym narzędziem do prowadzenia biznesu. 

Zacznijmy od intuicyjnego interfejsu, który pozwala na szybkie odszukanie potrzebnych funkcji i dokumentów oraz wykonanie zadań. Możliwość zmiany języka przydaje się w firmach zatrudniających obcokrajowców, ale nie każdy program dysponuje tak zaawansowaną opcją. Z kolei zmiana języka na dokumentach to już niemalże standard. Mimo iż w trakcie wyboru systemu trzeba zwrócić uwagę, ile języków jest dostępnych i czy są one dopasowane do grupy odbiorców. Jeśli przedsiębiorca jest nastawiony na sprzedaż towarów czy świadczenie usług w Czechach to musi zwrócić uwagę, czy narzędzie do fakturowania ma ten język w menu wyboru. 

Przedsiębiorcy, których działalność wymaga przechowywania towarów, muszą wybrać program z modułem umożliwiającym obsługę magazynu. W taki sposób sprawuje się kontrolę nie tylko nad wydatkami i finansami firmy, ale również stanami magazynowi. Możliwe jest wykonywanie rzetelnych zamówień. Dla firmy nie ma nic gorszego niż chętni klienci i brak towaru. 

Dobry program do wystawiania faktur jest regularnie aktualizowany, a przygotowane dokumenty archiwizowane i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Tylko dzięki takim działaniom system jest zgodny z obowiązującymi przepisami, a ryzyko utraty danych ograniczone do minimum. 

Oprócz faktur VAT program powinien umożliwiać przygotowanie dokumentów korygujących, pro form, faktur zaliczkowych, końcowych, marży, RR, paragonów i rachunków. Ważne są także dokumenty magazynowe, czyli WZ, KW i inne. 

W trakcie wystawiania dokumentów można korzystać z wielu udogodnień i uproszczeń, czyli w pierwszej kolejności baz kontrahentów, towarów i usług. Oprócz tego obliczanie wartości netto, brutto oraz VAT odbywa się automatycznie – każda z tych czynności gwarantuje oszczędność czasu i pozwala unikać błędów. Przygotowane dokumenty mogą zostać zapisywane w formie plików oraz wysyłane do zainteresowanych osób z poziomu programu. 

Wybierając system, warto zwrócić szczególną uwagę na ochronę danych wrażliwych. System zabezpieczony certyfikatem SSL to gwarancja najwyższej jakości usług i bezpieczeństwo na najwyższym poziomie. 

Co jeszcze można zrobić przy pomocy programu do fakturowania?

Zestawienia i analizy oferowane przez program umożliwiają sprawowanie kontroli nad przedsiębiorstwem i wprowadzanie potrzebnych zmian oraz modyfikacji. Dzięki statystykom widać dokładnie, jak kształtuje się sprzedaż, jakie koszty są ponoszone przez firmę i co można zmienić, żeby zwiększyć uzyskiwany dochód. 

Program do fakturowania to proste i intuicyjne narzędzie, które przyda się każdej firmie. Niestety, funkcjonowanie przedsiębiorstwa nie zawsze odbywa się bez problemów. W szczególnie trudnej sytuacji są osoby zmagające się z nieterminowymi płatnościami oraz dłużnikami. Brak wpływów przekłada się na o wiele gorszą płynność finansową, a nawet może prowadzić do poważnych zastojów w produkcji czy innych działaniach. 

Używany system powinien umożliwiać stworzenie atrakcyjnych dokumentów, które przypadną do gustu nie tylko przedsiębiorcy, ale również kontrahentom. Na fakturach nie może zabraknąć logo firmy – takie działanie przyczyni się do zwiększenia renomy firmy oraz umocnienia relacji z kontrahentami. Co ciekawe, wybrane programy poszły jeszcze o krok dalej. Na przykład Afaktury.pl umożliwia dodanie zdjęć do ofert handlowych oraz faktur, dzięki czemu dokumenty prezentują się nie tylko bardzo atrakcyjnie i są przejrzyste, ale cieszą się aprobatą klientów.