Program do faktur online za darmo
Zaloguj
Utwórz konto
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.
Afaktury.pl  >> Porady biznesowe  >> Firma

Porady biznesowe

Powrót do strony głównej porad
Kategoria Firma

Program do faktur zakupowych

Program do faktur zakupowych

 Wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek dokumentowania sprzedaży i to właśnie dla nich powstają programy do faktur, które doskonale zastępują księgową czy nawet całe biuro rachunkowe. Samodzielne prowadzenie księgowości firmy, dzięki odpowiednim narzędziom nie jest pracochłonne, a występujące w systemie instrukcje oraz wsparcie ekspertów sprawia, że powierzone zadania z biegiem czasu nie dostarczają żadnych problemów.

Co ważne, program do fakturowania pozwala również prowadzić ewidencję wszystkich dokumentów – nie tylko wystawianych przez przedsiębiorców, ale również dowodów otrzymywanych od kontrahentów, czyli tak zwanych faktur zakupowych. Ewidencja pozwala rozliczać każdy miesiąc, wykonywać przydatne statystyki i na bieżąco kontrolować sytuację w firmie. 

Faktury zakupowe – co to jest?

Faktury zakupowe to dokument wystawiany przez jednego przedsiębiorcę na rzecz nabywcy dóbr prowadzącego działalność gospodarczą. Potwierdzony jest zakup materiałów, towarów, produktów, półproduktów oraz skorzystanie z usług, które są opodatkowane. Dokumenty wystawia się w formie papierowej albo elektronicznej – w drugim przypadku korzysta się z zaawansowanych narzędzi. Zgodnie z przepisami prawa jeden egzemplarz faktury pozostaje u sprzedawcy, a drugi trafia do nabywcy. 

Na dokumencie muszą znaleźć się wszystkie niezbędne elementy uwarunkowane przez Ministra Finansów. Mowa o dacie wystawienia, kolejnym numerze, danych przedsiębiorcy oraz nabywcy (imię, nazwisko, nazwa firmy oraz adres). Wymagane są numery NIP, data wykonania albo zakończenia dostawy towarów czy świadczenia usługi – pod warunkiem że jest inna od daty wystawienia faktury. Na dowodzie sprzedaży wpisuje się nazwę towaru/usługi, miarę i ilość, cenę jednostkową oraz wartość netto. 

W jednej części należy umieścić informacje o sumie wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą konkretnymi stawkami podatku. Wymagana jest kwota podatku ogółem oraz kwota należności ogółem. 

Na dokumencie nie wymaga się własnoręcznego podpisu. 

Program do faktur zakupowych – jakie spełnia funkcje?

Narzędzie używane do fakturowania odgrywa bardzo ważną rolę w funkcjonowaniu całej firmy. Przede wszystkim pozwala wystawiać dokumenty potrzebne do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami oraz urzędami, ale dodatkowo służy do sprawowania szeroko pojętej kontroli. W pierwszej kolejności skupimy się na dokumentach. Wystawiane faktury są dostarczane do kontrahentów, dlatego powinny prezentować się bardzo estetycznie. Dobrze, jeśli są wzbogacone w logo firmy albo pieczęć. Potrzebne są dane kontaktowe, dane potrzebne do wykonania przelewu i inne ważne informacje – takie jak termin płatności. W dobrym programie można wybrać nie tylko szablon, ale również parametry wydruku, kolor oraz rozmiar czcionki i wiele innych cech sprawiających, że dowód sprzedaży przypadnie do gustu kontrahenta i wpłynie na wypracowanie owocnej, długoterminowej współpracy. Dodajmy, że na dokumencie nie musi pojawić się własnoręczny podpis. 

Zmiana języka jest kolejną funkcją, której wprost nie może zabraknąć w programie. Dostępne na rynku programy oferują 4,5 czasem 10 języków do wyboru. Afaktury.pl poszedł jeszcze o krok dalej i w menu znajduje się aż 31 języków, a wśród nich tak unikatowe propozycje, jak hindi, szwedzki, bułgarski czy chiński. Co ważne w obcym języku przygotowuje się nie tylko faktury, ale również pozostałe dokumenty, a w tym oferty handlowe i dowody magazynowe. 

Kiedy jesteśmy przy temacie faktur, warto pamiętać również o funkcji szybkiego drukowania wszystkich dostępnych dokumentów. Wystarczy wybrać w menu odpowiedni okres, a następnie czekać na potrzebne dowody. Takie rozwiązanie jest doceniane przede wszystkim przez przedsiębiorców, którzy cenią tradycyjne rozwiązania i preferują gromadzenie niezbędnych dokumentów w formie papierowej.
 

Ewidencja dokumentów dostępna w programie pozwala zachować ład i porządek i jednocześnie umożliwia przygotowanie nawet najbardziej wymagających analiz czy statystyk. To właśnie one są wykorzystywane przez właściciela do sprawowania kontroli, wprowadzania potrzebnych zmian czy rozbudowy firmy. Program do faktur zakupowych ułatwia wykonywanie podsumowania każdego miesiąca oraz roku – poprzez wprowadzanie do systemu dowodów zakupu kwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodu. 

Przygotowane dokumenty zapisują się również w archiwum dostępnym w chmurze. Taki sposób gromadzenia dokumentów jest preferowany przez nowoczesnych przedsiębiorców, którzy doceniają ergonomiczne i jednocześnie ekonomiczne rozwiązania albo ze względów logistycznych nie drukują wszystkich dowodów. Archiwum w chmurze jest niezawodne, a przygotowane dokumenty nie zostają usunięte nawet w przypadku awarii sprzętu. 

Program do faktur zakupowych – co jeszcze warto wiedzieć?

Korzystając z programu do generowania faktur, można przygotować estetyczne dokumenty i zrobić to oszczędzając sporo czasu i unikając błędów, gdyż większość danych jest uzupełniana w pełni automatycznie. W tym celu należy stworzyć bazy kontrahentów oraz oferowanych towarów i usług. W trakcie wystawiania dokumentów wystarczy wskazać interesującą pozycję i potwierdzić swoje działanie. Dla kontrahentów, którzy zamawiają te same usługi/towary można przygotować faktury cykliczne. Generują się automatycznie, a komunikat o ich wysłaniu pojawia się na ekranie – przedsiębiorca musi jedynie potwierdzić swoje działanie. 

Każdy z przygotowanych dokumentów może zostać powielony albo edytowany. Takie działania są szczególnie przydatne, gdy na fakturze nie uwzględnimy wszystkich pozycji albo zdecydujemy się przyznać rabat. Edycja nie wymaga wiele czasu ani dodatkowych umiejętności. 

 Nieterminowe płatności kontrahentów to poważny problem, który niestety spotyka coraz więcej przedsiębiorców. Brak przelewu za wykonaną usługę czy sprzedany towar nie może zostać przemilczany albo zapomniany – trzeba podjąć stosowne działania, a programy do fakturowania są w tym bardzo pomocne. Mowa o współpracy z firmą windykacyjną, która najpierw wykonuje potrzebne działania, a jeśli windykacja miękka nie przynosi rezultatu, kierują sprawę do sądu. Należy zaznaczyć, że ta opcja nie jest dostępna we wszystkich narzędziach. 

 

Proszę czekać...
Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
ZGŁOŚ UWAGI
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
W przypadku tego błędu najczęstrza przyczyna, to zerwanie połączenia z internetem - odśwież swoją aktualną stronę www.
W przypadku dalszych problemów skontaktuj się z nami.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Błędne dane, nieprawidłowy nip lub numer konta
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.