Fakturowanie to jedno z zadań, które wykonuje każdy przedsiębiorca. Aby skrócić czas potrzebny do przygotowania dokumentów, warto wybrać odpowiednie narzędzie umożliwiające także zarządzanie firmą. Dobry system jest w pełni intuicyjny, a do tego ma szereg dodatkowych funkcji, które usprawniają rozliczenia z urzędami i kontrolowanie sytuacji w firmie.

Bardzo ważnym dodatkiem w programie jest możliwość przygotowania analiz i statystyk. Na ich podstawie przedsiębiorca dowiaduje się, jak kształtują się koszty i przychody, czy powinien wprowadzić zmiany w firmie. Można uzyskać także bardziej szczegółowe informacje, a dokładnie dowiedzieć się, jak wygląda sprzedaż poszczególnych produktów czy usług oraz który kontrahent złożył największe zamówienie. Możliwości programu do faktur jest bardzo wiele. Warto wiedzieć, jak go używać i na jakie funkcje zwrócić szczególną uwagę. 

Darmowy program do faktur do pobrania – jak funkcjonuje system?

Przedsiębiorca korzystający z programu do fakturowania ma w swoich rękach rozbudowane narzędzie ułatwiające dokumentowanie transakcji z klientami oraz zarządzanie firmą. Wszystkie wykonywane działania są maksymalnie skrócone, co usprawnia działanie i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Wiele informacji pojawia się w systemie automatyczne, inne z kolei można uzyskać z dostępnych baz. Zaciąganie danych z GUS to nie tylko mniej pracy, ale jednocześnie uniknięcie błędów. System łączy się z urzędem i zapisuje dane pochodzące z zewnętrznych baz. Po uzyskaniu potrzebnych informacji można ich używać w każdym dokumencie dostępnym w menu.
 

Numeracja dokumentów to jeden z obowiązków przedsiębiorcy. Co ważne, numer nie może się powtórzyć, gdyż takie działanie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami. Aby tego uniknąć i nadać każdemu dokumentowi indywidualny numer warto wykorzystać program Afaktury.pl. System zapamiętuje ostatni nadany numer i przy wystawianiu następnego dowodu w pełni automatycznie wstawia kolejny. Narzędzie do zarządzania firma pozwala na wybór własnego sposobu numerowania. Dostępne są różne kombinacje i znaki. Wybór powinien być uwarunkowany własnymi preferencjami oraz charakterem prowadzonej firmy. Duży wybór sprawia, że przedsiębiorca samodzielnie decyduje o wyglądzie dokumentów, a program do fakturowania i ofertowania tylko ułatwia wykonanie tego zadania i pozwala uniknąć błędów.
 

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów sprzedaży, faktur kosztowych i dowodów magazynowych. Ustawodawca wyznaczył okres 5 lat, po którego upływie dokumenty mogą zostać zniszczone. Po wystawieniu dowodów czy otrzymaniu rachunków przedsiębiorca ma dwa wyjścia. Jednym z nich jest drukowanie wszystkich dowodów i przechowywanie ich w tradycyjnej formie. W tym celu w programie Afaktury.pl dostępna jest funkcja multidruku, która zdecydowanie skraca czas potrzebny do wydrukowania wszystkich potrzebnych dokumentów. Użytkownik wydaje polecenie, wskazuje okres, który go interesuje, a następnie czeka na efekty. Drugim rozwiązaniem, na który decyduje się coraz więcej przedsiębiorców to korzystanie z archiwum w chmurze.

Dokumenty zapisują się tam automatycznie, co oszczędza pracy i pozwala skoncentrować się na innych zadaniach. Przygotowane faktury czy inne dowody można pogrupować zgodnie z miesiącami wystawienia albo zastosować inną metodę. Korzystanie z archiwum online sprawia, że w firmie panuje ład i porządek, dokumenty nie gubią się, a ewentualne kontrole są przeprowadzane szybko i sprawnie. 

Darmowy program do faktur do pobrania – dodatkowe funkcje, które usprawnią zarządzanie firmą

Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem, warto go sprawdzić. Właśnie z tego względu w programie jest dostępna funkcja weryfikacji klientów. To doskonały sposób, żeby zabezpieczyć się przede wszystkim przed nieterminowymi płatnościami, które mają niekorzystny wpływ na sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nawet zaburzają jego dobrą pozycję na rynku. Należy tego za wszelką cenę unikać i dokładnie sprawdzać każdego potencjalnego kontrahenta. Oczywiście, program do fakturowania może pomóc również w ściganiu dłużników, jednak takie działania wymagają czasu i wiążą się z dodatkowymi kosztami, mimo iż nie są one zbyt wysokie.

Dzięki dobrej jakości programowi do zarządzania firmą i wystawiania dokumentów każdy faktura może być wzbogacone w ważne dla obu stron informacje. Wśród najczęściej wykorzystywanych można wymienić ustawę, która upoważnia do zwolnienia z płacenia podatku, albo artykuł czy specyfikacja produktu. W miejscu na uwagi trzeba koniecznie poinformować o przyznanych rabatach czy upustach, żeby klient miał świadomość, że firma o niego dba i robi wszystko, żeby był zadowolony ze współpracy. W Afaktury.pl przedsiębiorca może na stałe wprowadzić uwagi, które będą widoczne na każdym dokumencie. Takie działanie sprawia, że dokumenty wyglądają tak samo, a pożądane informacje pojawiają się automatycznie. Oczywiście, jeśli zajdzie taka potrzeba wpisywany tekst można szybko usunąć albo zmienić. 

Program do fakturowania pozwala stworzyć bardzo przydatny dokument, jakim jest zamówienie. Dowód jest przygotowywany dla dostawcy oraz kontrahenta. Co ważne, formularz powstał w taki sposób, żeby spełniać podwójną funkcję. Po wystawieniu i zapisaniu zamówienia można z niego wielokrotnie korzystać, powielać, edytować oraz dostarczać do właściwych podmiotów. Wszystkie zadania nie zajmują dużo czasu, a do tego lista zamówień ma kolejne przydatne funkcje, a wśród nich opcję wystawiania podobnych zamówień, możliwość oznaczania wpłaty, statusu oraz konwertowanie zamówień w inne dokumenty. 

Pieczęć graficzna to kolejny dodatek, który może pojawić się na dokumencie. Stosuje się różne rodzaje pieczątek – mowa o pieczęci rzetelnego sprzedawcy czy pieczęci firmowej. To przedsiębiorca decyduje, jak wyglądają dostarczane do kontrahentów dokumenty, jednak warto zadbać o dodatki, które wywołają dobre wrażenie na odbiorcy. W Afaktury.pl pieczątkę dodaje się na stałe, tak samo, jak i logo.