Oferty handlowe są jedną z najlepszych wizytówek przedsiębiorstwa pod warunkiem, że są dobrze przygotowane. Należy zawrzeć w nich szereg podstawowych informacji o firmie, czyli krótką informację o otwarciu, specyfikę prowadzonej działalności oraz osiągnięcia. Warto pochwalić się wszystkim, co udało się osiągnąć, czyli jakie uzyskano certyfikaty i dyplomy, a także jakie nagrody znajdują się w gablotkach przedsiębiorcy. Nie może zabraknąć oczywiście informacji o dotychczasowych zleceniach i zrealizowanych projektach.

Jeśli potencjalny klient zauważy, że usługi czy oferowane towary cieszą się dużą popularnością, są dobrej jakości i dodatkowo można je nabyć w korzystnej cenie, na pewno rozważy nawiązanie rozpoczęcie długotrwałej współpracy. Kilka słów o firmie to tylko jeden z elementów oferty handlowej, co jeszcze musi znaleźć się na dokumencie?

Darmowy program do tworzenia ofert – jakie elementy powinny znaleźć się w ofercie?

Oferta handlowa zawiera szereg ważnych dla klienta informacji. Wspomnieliśmy już, że należy przedstawić mocne strony firmy pragnącej nawiązać współpracę i podkreślić zalety współpracy. W dalszej kolejności należy zadbać o elementy formalne, czyli datę, nazwę dokumentu, specyfikę oferowanych usług czy towarów i podsumowanie. W dokumencie należy przekazać wszystkie potrzebne dane, używając do tego języka korzyści, prostych określeń, które przypadną do gustu odbiorcy i wywołają w nim ogromną chęć posiadania prezentowanych towarów czy usług. 

Korzystając z dobrego programu do ofertowania na pierwszej stronie pojawia się estetyczna tabelka, a w niej kilka podstawowych informacji o przedmiocie oferty. Mowa o jednostce miary, cenie netto, brutto oraz stawce podatku VAT. Można wprowadzić również ilość, ale najlepiej pozostać przy 1 sztuce, gdyż odbiorca zapoznaje się z dokładną ceną towarów czy usług.
 

Pod tabelką należy skrótowo opisać ofertę, skupiając się na korzyściach i mocnych stronach, zamiast dokładnego opisywania zalet i wad. Oferta ma na celu przekonać odbiorcę do nawiązania współpracy, a nie zniechęcić, stąd używanie języka korzyści i odpowiedniego słownictwa jest szczególnie istotne. Jeżeli przedmiotem oferty jest wieloetapowa usługa, warto dokładnie opisać poszczególne fazy, przekazać, jakie są korzyści każdego etapu i jaki będzie efekt. Przekazanie rzetelnych informacji nie przyczyni się do uczucia frustracji u klienta, kiedy rezultaty  nie będą wystarczająco szybkie. 

Darmowy program do tworzenia ofert – dlaczego warto z niego skorzystać?

Program do ofertowania to najlepszy sposób przygotowania ofert handlowych. Użytkownicy korzystają z gotowych szablonów, które uzupełniają wymaganymi informacjami, a następnie mogą wzbogacić dokument w zdjęcia, logo firmy czy pieczęć graficzną. Zdjęcia czy inne grafiki przynoszą bardzo dobre efekty, gdyż wywołują w odbiorcy chęć posiadania czy skorzystania z usługi. Jesteśmy wzrokowcami, dlatego jeszcze zanim zagłębimy się w treść dokumentu, sprawdzamy, jak wygląda. Pierwsza strona jest szczególnie ważna, dlatego warto skupić uwagę na odpowiednim rozmieszczeniu wszystkich informacji, zastosowaniu właściwych kolorów czy czcionki. Liczy się każdy element, gdyż na rynku panuje ogromna konkurencja, a decyzja o podjęciu współpracy jest często uwarunkowana najmniejszymi szczegółami. 

Przygotowanie oferty z pomocą programu pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Jest to związane z automatycznym wpisywaniem danych o firmie, numerze dokumentu, dacie. Dostępna jest tabela, wystarczy tylko wstawić konkretne towary czy usługi. Co ciekawe, można je wybrać z bazy towarów i usług, co sprawia, że przygotowanie dokumentów zajmuje kilka minut, a nie długie godziny. 

Warto podkreślić, że przed przystąpieniem do przygotowania dokumentu warto dobrze poznać odbiorcę. Sprawdzić jego potrzeby i dopasować przedmiot oferty do jego upodobań i charakteru działania. Stworzenie jednej oferty i wysyłanie jej do wszystkich potencjalnych klientów na pewno nie przyniesie dobrych efektów, dlatego nie warto marnować czasu.
 

Reasumując, program do tworzenia ofert nie wymaga żadnych nakładów finansowych, gdyż wiele podstawowych kreatorów jest dostępnych za darmo. Dodatkowo przedsiębiorca może zaoszczędzić sporo czasu, a szablony pozwalają stworzyć estetyczne dokumenty dopasowane do potrzeb użytkowników i zwracające uwagę, dzięki oryginalnym elementom, czyli zdjęciom, logo czy pieczęci graficznej. 

Darmowy program do tworzenia ofert – jakie dodatkowe funkcje spełnia kreator?

Przygotowanie ofert handlowych to tylko jedna z funkcji programu, dlatego warto mieć świadomość, co jeszcze zyskuje przedsiębiorca. Przede wszystkim można przygotowywać wiele różnych dokumentów – od faktur, przez dowody magazynowe, aż po zamówienia i rachunki. Ich wygląd tak samo, jak w przypadku oferty jest dopasowany do preferencji przedsiębiorcy. Program pozwala na zmianę czcionki, kolorystyki oraz wzbogacenie dokumentów w inne elementy. 

Kolejną bardzo przydatną funkcją jest przygotowywanie dokumentów w różnych językach. Współpraca z zagranicznymi kontrahentami nie jest niczym nadzwyczajnym, dlatego dobrze jest wybrać narzędzie, które pozwala na zmianę języka oraz waluty. Takie działanie poprawia relacje, jakie panują między stronami i gwarantuje długoterminową współpracę. 

Ewidencja wystawianych dokumentów sprawia, że w firmie panuje ład i porządek, nie ma mowy o zgubionych dowodach czy brakach w dokumentacji firmy. To przedsiębiorca decyduje, jak wygląda ewidencja, a następnie archiwizacja. Program oferuje archiwum w chmurze, które pozwala zaoszczędzić miejsca oraz czasu na drukowanie wszystkich dowodów. Z kolei przedsiębiorcy ceniący tradycyjne rozwiązania, dzięki Afaktury.pl mogą szybko i sprawnie wydrukować wszystkie potrzebne dokumenty, dzięki opcji multidruku. 

Wybierając program do ofertowania, warto skupić uwagę na bezpieczeństwie i intuicyjnej obsłudze, która pozwoli zaoszczędzić sporo czasu. Menu powinno być rozbudowane, ale jednocześnie proste. Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu KSeF, dowody magazynowe, windykacja czy kalendarz ułatwiają prowadzenia każdej firmy.