Do jakiej kwoty nie trzeba robić zapytania ofertowego?

Czym jest zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe, to nic innego jak wysyłane zapytania w celach informacyjnych o ofertę danego produktu lub usługi. 

Wysyłamy zapytanie ofertowe, aby zorientować się czy dany przedsiębiorca jest gotowy do podjęcia współpracy, na jakich warunkach, należy zapytać o konkretnie opisany towar lub usługę, a przede wszystkim jego cenę. 

Krótko mówiąc jest to prośba o przedstawienie oferty dotyczącej konkretnego towaru lub usługi. 

Jakie elementy powinno zawierać zapytanie ofertowe?

1. Miejsce oraz data wystawienia zapytania ofertowego,
2. Dane nadawcy (takie jak: numer NIP, adres prowadzenia działalności, e-mail oraz nazwa firmy),
3. Dane adresata,
4. Data, adres oraz sposób dostarczenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe,
5. Termin, w jakim od momentu złożenia zamówienia sprzedający musi dokonać realizacji zamówienia,
6. W zapytaniu ofertowym należy wyszczególnić wszystkie składowe przedmiotu zamówienia wraz z podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej, w szczególności: przeznaczenie i funkcje przedmiotu zamówienia, dodatkowe wyposażenie, warunki dostawy, niestandardowe wykończenie,
7. Dodatkowym atutem będzie określenie kryteriów, na których podstawie, dokonasz oceny oferty. W przypadku kryteriów fakultatywnych określ ich wagę. (udział procentowy poszczególnych kryteriów przy rozpatrywaniu oferty).

Aby dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty potrzebnego nam towaru lub usługi należy sporządzić zapytanie ofertowe. 

Po otrzymaniu odpowiedzi na zapytanie ofertowe dokonaj oceny ofert. Wybierz najkorzystniejszą, która spełnia kryteria określone w zapytaniu ofertowym. 

Poinformuj dostawcę o wyborze oferty i złóż zamówienie.

Jak prawidłowo określić termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe? 

Zgodnie z pkt. 21 lit. a ppkt. vi ww. Wytycznych termin na złożenie oferty powinien wynosić w przypadku dostaw i usług nie mniej niż 7 dni, a w przypadku robót budowlanych nie mniej niż 14 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego. 

Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Do jakiej kwoty nie trzeba robić zapytania ofertowego?

Firmy, które nie posiadają swojej wewnętrznej regulacji dotyczącej wyłaniania wykonawcy, dostawcy lub usługodawcy, nie muszą wysyłać zapytań ofertowych do kwoty maksymalnej 30 000 euro. 

Zaś firmy posiadające swoje wewnętrzne regulacje, powinny ustosunkować się odpowiednio do odgórnie określonego regulaminu. 

Jak powinna wyglądać odpowiedź na zapytanie ofertowe? 

Dostarczone oferty, powinny odpowiadać treści zapytania ofertowego. 

Ponadto wskazane jest, aby odpowiedz na zapytanie ofertowe zawierała inne dodatkowe informacje, jeżeli są wymagane, np. warunki płatności, możliwe do uzyskania upusty, kosztorys ofertowy, itp. 

Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem oferenta oraz zawierać datę sporządzenia, a także termin jej ważności. 

Odpowiedź na zapytanie ofertowe powinno być przesłana do oferenta za pośrednictwem poczty, kuriera, drogą elektroniczną lub przekazana osobiście. Oferta powinna być ważna na dzień dokonywania zakupu usługi lub towarów. 

Cena podana w ofercie nie może zawierać kosztów ubezpieczenia, cła i akcyzy. 

Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia dokonuje się w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna. 

Jeżeli zapytanie ofertowe zostało wysłane do zagranicznego dostawcy usług lub towarów, a przesłana oferta dotyczy innej waluty niż złoty, należy przyjąć kurs sprzedaży Narodowego Banku Polskiego z dnia wystawienia oferty. 

W przypadku, gdy NBP nie publikuje dla danej waluty kursów sprzedaży, do dokonywania przeliczeń należy zastosować kursy średnie NBP z dnia wystawienia oferty;

Jakie są ogólne zasady odpowiedzi na zapytanie ofertowe? 

1. Odpowiedź na zapytanie ofertowe może złożyć osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz podmioty występujące wspólnie o ile spełniają warunki określone w postępowaniu,
2. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli,
3. Zamówienia udziela się Oferentowi, który zaoferował najniższą cenę lub najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów,
4. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę,
5. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone Oferentowi i nie będą podlegały badaniu oraz ocenie. 

Program do wystawiania zapytań ofertowych w programie do fakturowania za darmo

Aby wystawić zapytanie ofertowe, nie musisz przeszukiwać internetu w celu odnalezienia gotowych wzorów bądź porad jak taki dokument zbudować. 

Zapytanie ofertowe wystawisz już w programie afaktury.pl: Wystaw zapytanie ofertowe 

Aby wystawić zapytanie ofertowe, użyj gotowego szablonu, a puste pola wypełnij odpowiednimi danymi Twoimi, Twojego adresata, a także specyfiki towaru lub usługi której szukasz. 

Dokumenty można zapisać do pliku oraz wysłać pocztą elektroniczną w postaci PDF, jako załącznik wiadomości. 

W programie do wystawiania zapytań ofertowych online, archiwizujemy wszystkie wystawione wcześniej dokumenty, co umożliwia nam w łatwy i szybki sposób odnalezienie potrzebnego zapytania ofertowego.

Afaktury.pl to prosty i intuicyjny program przeznaczony do wystawiania faktur, zapytań ofertowych, ofert i innych dokumentów księgowych. Wystawiając do 3 dokumentów miesięcznie, możesz korzystać z programu do wystawiania zapytań ofertowych zupełnie za darmo. 

Co więcej w programie wystawisz dokumenty w różnych walutach, językach, a nawet szablonach. Możesz również dodać na dokumencie logo własnej firmy. 

Dowiedz się jakie jeszcze funkcje znajdują się w programie do wystawiania zapytań ofertowych online: Funkcje programu

Skorzystaj z dostosowanego programu, który zaoszczędzi Twój cenny czas i pomoże przygotować profesjonalne zapytanie ofertowe online. 

Specjalista afaktury.pl
Magdalena Krawczyk