Program do fakturowania to bardzo ważne narzędzie używane przez przedsiębiorcę. Przede wszystkim umożliwia przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów, kierowanie działaniami firmy i miesięczne rozliczenia z urzędami. Szereg dostępnych funkcji przydaje się przedsiębiorcy oraz pracownikom, którzy uzyskali dostęp do programu. Bardzo ważne, aby system był na bieżąco aktualizowany – tylko wtedy można uniknąć błędów oraz stosowania niewłaściwych przepisów.

Z kolei wsparcie zespołu technicznego sprawia, że fakturowanie oraz wykonywanie każdej innej czynności odbywa się intuicyjnie, a jeśli zajdzie taka konieczność – specjaliści zawsze służą pomocą. Sporym ułatwieniem jest także przygotowany pomocnik, a w nim sposoby wystawiania faktur i innych dokumentów, niezbędne elementy dowodów księgowych i inne ważne informacje. 

Faktura Mac – jakie elementy muszą znaleźć się na dowodzie sprzedaży?

Przygotowanie faktur to jedno z najprostszych zadań, które wykonuje przedsiębiorca. Oczywiście, dzięki programowi do fakturowania. Jednak przed przystąpieniem do wypełniania poszczególnych pól, warto wiedzieć, jakie elementy muszą pojawić się na dowodzie sprzedaży, żeby był kompletny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Faktura VAT musi zawierać datę, miejsce wystawienia oraz numer. Każda z tych informacji zostaje wprowadzona automatycznie, co nie oznacza, że przedsiębiorca nie ma prawa ich zmienić. Jest wręcz przeciwnie – dokument może być wystawiony z datą wcześniejszą albo późniejszą.

Automatycznie pojawiają się także dane sprzedawcy, ale to przedsiębiorca decyduje, jakie informacje oprócz nazwy, numeru NIP i adresu pojawiają się fakturze. Może to być link to strony internetowej, numer kontaktowy czy adres e-mail. Dodatkowe informacje wprowadza się w ustawieniach i można je zmieniać. 

W dalszej kolejności należy wybrać odbiorcę, czyli klienta, który nabywa produkty albo usługi. Jego dane pobiera się z bazy kontrahentów albo bezpośrednio z GUS. Korzystając z baz, przedsiębiorca unika ręcznego wpisywania informacji, co jest bardzo pracochłonne. 

Następne działanie dotyczy przedmiotu transakcji, czyli trzeba wskazać konkretny produkt czy usługę, wybrać ilość, jednostkę miary oraz cenę netto. Kwota podatku VAT oraz cena brutto i wartość końcowa są obliczane przez program. Jeżeli program jest połączony z magazynem, informacje pobiera się z bazy towarów, co również skraca czas niezbędny do przygotowania faktury. 

Na fakturze można wpisać także dodatkowe uwagi. Mowa o przepisie uprawniającym do korzystania z ulgi podatkowej czy informacji przekazywanej klientowi o przyznanym rabacie. Na dokumencie musi pojawić się termin i sposób płatności, gdyż bez tych informacji klient nie będzie wiedział, w jaki sposób uregulować należność. W dolnej części pozostaje też miejsce na podpisy obu stron.

Faktura Mac w programie do fakturowania – jakie funkcje usprawnią działanie firmy?

Mając świadomość, że podstawowym zadaniem programu do faktur jest przygotowanie dokumentów, nie zapominajmy równocześnie o innych możliwościach, które zdecydowanie usprawnią pracę przedsiębiorstwa. Dostęp do programu mogą uzyskać pracownicy. Po uzyskaniu indywidualnych kont mogą wystawiać faktury, kontrolować stan płatności dokumentów i reagować w przypadku opóźnień. W każdej firmie nowi klienci są na wagę złota, stąd w Afaktury.pl można przygotować estetyczną ofertę handlową, która ułatwi nawiązanie współpracy z kolejnymi kontrahentami. Bardzo ważne, żeby przed przygotowaniem dokumentu i jego wysłaniem poszukać informacji o odbiorcy i stworzyć ofertę zgodną z jego oczekiwaniami i potrzebami. Tylko wtedy ma szansę odnieść sukces. Przygotowanie oferty jest pracochłonne, ale bardzo opłacalne.

W programie stworzymy estetyczny dokument, gdzie część informacji jest wpisywana automatycznie, inne można skopiować z programu. Istnieje także możliwość wprowadzania dodatków, czyli logo, pieczęci firmowej i zdjęć produktów. 

Kod EORI to dodatek, który muszą stosować wszyscy przedsiębiorcy prowadzący transakcje poza Polską. Kod jest używany do identyfikacji podatkowej, stąd musi znaleźć się na fakturze dostarczanej do kontrahenta. Przypomnijmy, że współpraca z zagranicą jest dla wielu podatników bardzo korzystna i przynosi wysokie zarobki. To właśnie z myślą o nich do programu wprowadzono opcję przygotowania faktur walutowych, gdzie zmiana waluty odbywa się zgodnie z aktualnym kursem pobieranym z NBP. Z kolei zmiana języka pozwala budować bardzo dobrą relację z klientami. Wystarczy wskazać język, w jakim wystawia się fakturę i dostarczyć ją do odbiorcy z poziomu programu. 

Faktura Mac a narzędzie do fakturowania

Oprócz podstawowych funkcji, jakie ma program do faktur dostosowany do sprzętu marki Apple, warto zwrócić uwagę także na dodatkowe możliwości. W systemie dostępny jest kalendarz. Zawiera się w nim informacje o ważnych wydarzeniach czy spotkaniach albo terminach płatności. Przypomnienia są wysyłane na podany numer telefonu albo adres e-mail. 

Z poziomu programu można wysyłać także SMS do kontrahentów. Takie działanie usprawnia cały proces przekazywania informacji. W treści wiadomości pojawia się informacja o wystawionej fakturze albo podziękowanie za szybkie uregulowanie płatności. 

Generowanie pliku JPK to obowiązek wielu przedsiębiorców, dlatego przygotowanie raportu z poziomu programu jest wyjątkowo uproszczone. Dodajmy, że płatnicy podatku VAT mają obowiązek co miesiąc wysyłać do Urzędu Skarbowego dokument JPK VAT — można go wystawić i dostarczyć z poziomu programu. JPK FA jest przygotowywany na żądanie US. Co ważne, aby wystawić raport JPK w Afaktury.pl nie trzeba mieć specjalistycznej wiedzy. Jedyne, czego wymaga system do wystawiania faktur w programie. Reszta działań odbywa się po wydaniu polecenia. 

Z kolei skrócenie czasu niezbędnego do przygotowania dokumentów jest możliwe, dzięki opcji konwertowania, czyli inaczej zmiany. Na przykład zamówienie czy oferta handlowa mogą zostać zmienione na fakturę, co jest bardzo przydatne i pozwala uniknąć wielokrotnego wpisywania tych samych informacji.