Przygotowanie oferty handlowej może być szybkie i przyjemne pod warunkiem, że przedsiębiorca korzysta z odpowiedniego narzędzia do zarządzania firmą i tworzenia potrzebnych dokumentów. Generator sugeruje, jakie informacje powinny znaleźć się w ofercie, pozwala skorzystać ze spójnego szablonu, a nawet wzbogacić dokument w zdjęcia czy inny rodzaj grafiki. Wybór właściwego narzędzia ułatwi nawiązanie współpracy z odbiorcami dokumentów i jednocześnie pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.

Korzystanie z generatora oferty handlowych online nie należy do skomplikowanych, a intuicyjny interfejs jeszcze ułatwia cały proces. Jak przygotować estetyczną i spójną ofertę, a także, na jakie pozostałe funkcje programu warto zwrócić uwagę?

Generator ofert handlowych online – sprawdzone sposoby przygotowania oferty

Jeszcze zanim przedsiębiorca zacznie tworzyć ofertę, musi wykonać tak zwany research, czyli uzyskać kluczowe informacje o odbiorcy. Sprawdzić profil firmy i odgadnąć, jakie może mieć potrzeby. Kiedy przedstawione towary czy usługi prezentują się atrakcyjnie, są dostępne w korzystnej cenie i jednocześnie wywołają w odbiorcy dokumentu chęć posiadania, mówimy o dobrze przygotowanej ofercie. 

W tym miejscu należy wspomnieć również o wielkości oferty, gdyż nie musi to być rozbudowany dokument na kilkanaście stron. Kto będzie to czytał? Odbiorca straci zainteresowanie po kilku pierwszych zdaniach, jak zobaczy, jaki ogrom treści został dostarczony. Nie, takie działanie jest niewłaściwe. Zamiast tego już w pierwszej części oferty należy zawrzeć kluczowe informacje, zalety skorzystania z oferty i wyraźnie podkreślić chęć nawiązania współpracy. Nie można zapominać o ważnych cechach produktów czy usług. Takie dane sprawdzą się lepiej niż techniczny bełkot czy obszerne zdania. Klienci zwracają uwagę na rzetelność, dotrzymywanie obietnic i renomę firmy, dlatego na tych czynnikach warto się skupić i budować na nich skuteczną ofertę.
 

Używane w ofercie handlowej słownictwo jest bardzo istotne. Należy zwrócić całą uwagę klienta na korzyści związane z nawiązaniem współpracy, podkreślić zalety towaru i dobrze przedstawić firmę. Oferta handlowa to swego rodzaju wizytówka, ale i działanie marketingowe w jednym. Dokładne wypunktowanie i omówienie drogich produktów jest bardzo ważne – w przeciwnym wypadku cena może stać się główną przeszkodą w nawiązaniu współpracy. Jeśli oferowane usługi są wieloetapowe, warto zawrzeć krótki harmonogram, a w nim poszczególnie działania rozpisane na etapy i efekty z nimi związane. 

Generator ofert handlowych online – co jeszcze trzeba wiedzieć o ofercie?

Oferta handlowa wymaga zaangażowania, jednak stanie się źródłem wielu nowych kontaktów, umów i oczywiście zarobku. Stosowanie odpowiedniego narzędzia do przygotowania dokumentów jest szczególnie ważne, gdyż umożliwia skorzystanie z estetycznych szablonów i uzupełnienie ich potrzebnymi informacjami. Generator dokumentów sprawia, że użytkownik krok po kroku wpisuje kolejne dane, a część z nich jest uzupełniana automatycznie. W najbardziej zaawansowanych technicznie wersjach dostępna jest opcja korekty błędów, co jest bardzo ważne. W ofercie handlowej nie mogą pojawić się błędy ortograficzne, gramatyczne czy stylistyczne. Jeśli klient otrzyma dokument pełen błędów i pomyłek, na pewno nie będzie skory do rozpoczęcia współpracy. 

Oferta handlowa powinna zawierać krótkie, ale sprawdzone informacje, ważne kwestie pozwalające odbiorcy dobrze poznać produkty czy usługi i podjąć decyzję. Należy wyróżnić numer kontaktowy oraz osobę, z którą trzeba rozmawiać w celu uzyskania odpowiedzi na ewentualne pytania, czy podpisania umowy. W dokumencie nie może zabraknąć także właściwego rozmieszczenia informacji, podkreślenia kluczowych danych i zadbania o końcowy wygląd. 

Ciekawym pomysłem, który pomaga wzbogacić i ożywić dokument jest wprowadzenie zdjęć, obrazków czy innego rodzaju grafiki. Takie działanie wpływa na chęć posiadania przedstawianych towarów czy usług i ułatwia podejmowanie decyzji. Należy mieć świadomość, że oferta nie przyniesie dobrych rezultatów, jeśli będzie pisana ogólnie i wysyłana po kolei do odbiorców. Spersonalizowane, indywidualne oferty to niemalże gwarancja sukcesu. 

Generator ofert handlowych online – jakie ma funkcje?

Program do przygotowywania ofert handlowych jest wszechstronnym urządzeniem do zarządzania firmą. Jest używany do przygotowania różnorodnych dokumentów: począwszy od tradycyjnych faktur potwierdzających wykonane transakcje, a kończąc na zamówieniach oraz dowodach magazynowych. Bardzo ważne, żeby wystawianie dokumentów odbywało się w pełni automatycznie z wykorzystaniem dostępnych udogodnień. Mowa przede wszystkim o możliwości stworzenia baz kontrahentów i towarów, w których znajdują się wszystkie ważne informacje zarówno o oferowanym asortymencie, jak i klientach, którzy regularnie korzystają z usług firmy. 

W dalszej kolejności generator powinien umożliwiać sprawowanie kontroli nad płatnościami. Ta cecha jest bardzo ważna, gdyż pozwala na zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Ściganie nieuczciwych i zwlekających z płatnościami klientów jest bardzo ważne, dlatego warto mieć świadomość, kiedy mija termin płatności. Afaktury.pl pokazują przeterminowane płatności, które wyświetlają się na inny kolor, niż opłacone dowody. W przypadku programu zielony kolor oznacza uregulowaną płatność, a czerwony to spóźniony termin. 

Kiedy wiemy już, jak przedstawia się sytuacja z płatnościami, można przystąpić do ścigania dłużników. Wystarczy kliknąć jeden przycisk, aby poinformować odpowiednie osoby o zaległych płatnościach. Następnie rozpoczyna się tak zwana windykacja miękka, a jeśli nie przyniesie rezultatów, rozpoczynają się bardziej konkretne działania, czyli odpowiedni wniosek trafia do sądu. 

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, przygotowanie dokumentów magazynowych, korzystanie z zaawansowanych raportów i statystyk, które pozwalają uzyskać rzetelne informacje o firmie, wskazać jak kształtują się przychody i koszty, a także jakie zmiany wykonać, żeby sytuacja przedstawiała się lepiej to tylko wybrane funkcje programu.