Każdy sprzedawca ma obowiązek dokumentowania transakcji, czyli wystawiania faktur, rachunków albo paragonów. Jednak ustawodawca przewiduje kilka przypadków, kiedy przedsiębiorca jest zwolniony z dokumentowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Niezbędne jest spełnienie wymaganych warunków jak, chociażby nieprzekroczenie wymaganego limitu albo przyjmowanie zapłat za towary/usługi tylko z wykorzystaniem przelewów. Pojawia się jednak pytanie, w jaki sposób należy prowadzić ewidencję sprzedaży, kiedy w firmie nie ma kasy fiskalnej?

Jak dokumentować sprzedaż dla osób fizycznych, kiedy w siedzibie brakuje kasy fiskalnej?

Sprawna praca jest szczególnie mile widziana przez klientów, którzy pragną dokonać zakupu, a formalności ograniczyć do minimum. Stąd nie każdy przedsiębiorca ma ochotę korzystać z kasy fiskalnej, która jest jednoznaczna z kolejnymi obciążeniami. Dodatkowe trudności nie są mile widziane w każdej dziedzinie przemysłu, a już szczególnie w sprzedaży internetowej. Jest to związane z ogromną różnicą, jaka dzieli sprzedaż stacjonarną, gdzie paragon wymagany jest od razu, a sprzedaż odbywającą się w sieci. Całe szczęście, że przepisy przygotowane przez ustawodawcę umożliwiają odstąpienie od obowiązku korzystania z kasy fiskalnej. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie przekraczają obrotu 20 000 zł w ciągu roku albo udało im się skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego i nie mają obowiązku wystawiania faktur oraz rachunków. 

Firmy mogą zdecydować się na jeden z dwóch dostępnych sposobów pod warunkiem, że korzystają ze zwolnienia z VAT i nie muszą wystawiać paragonów, a oto one:

- codzienne wystawienia i księgowanie dowodu wewnętrznego KPiR – ten sposób jest uwarunkowany samodzielnym prowadzeniem księgowości. Po zakończeniu miesiąca wymagane jest sporządzenie dowodu wewnętrznego z wyznaczeniem wartości przychodów za poszczególne dni. Zapisy widnieją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, 

- prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz comiesięczne księgowanie przychodów w KPiR – w tym przypadku prowadzenie księgowości zostaje powierzone biurze rachunkowemu. W ewidencji widnieją transakcje wykonane z osobami fizycznymi, które nie mają zarejestrowanej działalności oraz rolnikami ryczałtowymi. Pod koniec miesiąca przedsiębiorca sumuje sprzedaż zaksięgowaną w KPiR. 

W jaki sposób odbywa się ewidencja, kiedy w firmie brakuje kasy fiskalnej?

Ewidencja sprzedaży musi zawierać szereg informacji wyznaczonych przez ustawodawcę. Jeśli ich zabraknie, można spodziewać się problemów i różnorodnych konsekwencji. Wśród niezbędnych elementów wymieniamy:

- kolejny numer, 

- datę sprzedaży, 

- dane nabywcy, 

- wartość brutto, 

- podsumowanie wartości z danego dnia, 

- rozróżnienie na stawki podatkowe (kiedy ewidencja dotyczy czynnych podatników VAT). 

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, niezbędne jest także numerowanie stron w Księdze Przychodów i Rozchodów. Program do fakturowania afaktury.pl umożliwia drukowanie gotowych dokumentów, na których widnieją karty, ale dostępna jest także numeracja ręczna, którą należy zszywać (zachować porządek chronologiczny). Prowadzona ewidencja nie musi zostać zgłoszona do Urzędu Skarbowego, ale może być ona wymagana w trakcie kontroli. 

Jakie dokumenty sprzedażowe można wydać klientom bez kasy fiskalnej?

Jeśli przedsiębiorca nie wystawia paragonów, czy istnieje obowiązek przygotowania innego potwierdzenia transakcji? Tak pod warunkiem, że klient zażąda potwierdzenia zakupu od razu po wykonaniu zakupu/usługi albo zgłosi się w terminie 3 miesięcy od sfinalizowania transakcji. W omawianej sytuacji sprzedawca ma obowiązek przygotowania dokumentu. 

W innym przypadku, kiedy nabywca nie potrzebuje dokumentu, przedsiębiorca musi jedynie wpisać transakcję do właściwej ewidencji. 

Ostatnie rozwiązanie jest skierowane dla firm, które samodzielnie podjęły decyzję o wystawianiu faktur czy rachunków, mimo iż nie mają takiego obowiązku. Przedsiębiorca może zdecydować się na automatyczne generowanie faktur, które otrzymuje każdy konsument korzystający z usług/nabywający towary. 

Dokumentowanie sprzedaży bez kasy fiskalnej

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, zajmujący się handlem bezrachunkowym nie muszą uzupełniać oddzielnej ewidencji wykorzystywanej jedynie do rejestrowania sprzedaży. Wszystkie transakcje muszą znajdywać się w rejestrze sprzedaży VAT, które w dalszej kolejności zostają umieszczone w KPiR. 

W praktyce oznacza to wystawianie faktur albo rachunków w formie papierowej, albo korzystanie z wersji elektronicznych. W tym celu przydaje się program do fakturowania. Doskonałym przykładem jest afaktury.pl, który oprócz intuicyjnego użytkowania, został wyposażony w szereg dodatkowych funkcji ułatwiających prowadzenie księgowości, wystawiania dokumentów i wykonywanie pozostałych czynności niezbędnych w działalności firmy. 

Reasumując, brak kasy fiskalnej nie stanowi większego problemu, gdyż ewidencja sprzedaży może odbywać się na jeden z kilku sposobów. W dalszej kolejności ważne jest tylko regularne księgowanie i przestrzeganie wszystkich zasad. Ewidencja bez kasy fiskalnej również musi zawierać szereg niezbędnych informacji oraz danych – zgodnie z ustawą. W takim przypadku dokument sprzedażowy nie rodzi żadnych problemów, nawet w trakcie ewentualnej kontroli z urzędu. 

Warto pamiętać, że w trakcie prowadzenia sprzedaży detalicznej bez kasy fiskalnej, przedsiębiorca nie ma obowiązku przygotowywać dla klientów dowodu zakupu – takie działania są wykonywane tylko na żądanie kontrahenta.