Działalność niezarejestrowana to specyficzny sposób prowadzenia działalności gospodarczej. W tym przypadku przedsiębiorca sprzedaje towary czy wykonuje usługi, ale jednocześnie nie rejestruje swojej firmy. Jedynym warunkiem jest osiąganie przychodu w wysokości 1505 zł miesięcznie, co oznacza połowę minimalnego wynagrodzenia w 2022 roku.

Przypomnijmy, że najniższe wynagrodzenie, jakie otrzymują pracownicy, ulega zwiększeniu z roku na rok. Warto zaznaczyć, że wymieniona kwota jest przychodem, czyli przedsiębiorca nie może pomniejszyć jej o generowane koszty. Skoro poznaliśmy już ogólne zasady, warto zapoznać się z dokumentami księgowymi, które mogą zostać wystawione bez rejestracji działalności gospodarczej. Jest to faktura oraz rachunek. 

Faktura – co to takiego?

Faktura jest dokumentem mającym na celu potwierdzenie transakcji sprzedaży. Ustawodawca obliguje wszystkich przedsiębiorców, aby w dokumencie zawierać szereg informacji zarówno odnośnie do wystawcy, jak i kontrahenta, a także przedmiotu transakcji (towar/usługa). Faktury można wystawiać w wersji papierowej i dostarczać kontrahentom albo zdecydować się na nowoczesny i bardzo ekologiczny sposób, czyli program. Na szczególną uwagę zasługuje program do fakturowania afaktury.pl – wystawianie dokumentów odbywa się w sposób intuicyjny, program jest łatwy w obsłudze, a grono specjalistów chętnie pomoże w ewentualnych nieprawidłowościach czy problemach. Faktury w wersji elektronicznej zostają dostarczone do klientów mailowo. 

Rachunek – co to za dowód?

Rachunek to kolejny dokument, który jest używany zamiennie z fakturą VAT. Jeszcze kilka lat temu podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT wystawiali tylko rachunki, jednak po zmianach w przepisach mają możliwość generowania faktur uproszczonych, co nie oznacza, że rachunki całkowicie przestały istnieć. Warto zapamiętać, że przedsiębiorca, który nie ma zarejestrowanej działalności, na rachunku nie musi podawać numeru PESEL albo miejsce zamieszkania, wystarczy imię i nazwisko. 

Jakich informacji nie może zabraknąć na rachunku? 

Każdy rachunek musi zawierać:

- datę wystawienia, 

- numer kolejny rachunku, 

- dane sprzedawcy oraz nabywcy (jeśli zaistnieje taka potrzeba również adresy), 

- datę sprzedaży, 

- określenie rodzaju oraz ilości towarów bądź wykonanych usług wraz z ich ceną jednostkową, 

- kwotę do zapłaty. 

Niezarejestrowana działalność gospodarcza – faktura czy rachunek?

Osoba fizyczna prowadząca niezarejestrowaną działalność i jednocześnie podlegająca zwolnieniu z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur czy rachunków. Jedyną sytuacją, kiedy przedsiębiorca musi przygotować dokument, jest żądanie klienta, który skorzystał z usługi albo zakupił towary. Jeśli klient poprosił o fakturę, trzeba mu ją wystawić, jeśli wybrał rachunek – przedsiębiorca wystawia rachunek. W sytuacji, kiedy kontrahent wymaga jedynie potwierdzenia transakcji – wybór należy do właściciela. 

Korzyści wystawiania dokumentów potwierdzających sprzedaż

W działalności niezarejestrowanej przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktur oraz rachunków, jednak takie działanie niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim w taki sposób można monitorować zarobki oraz dokonywać weryfikacji, czy prowadzona księgowość jest rzetelna i zgodna ze stanem rzeczywistym. Nawet w przypadku prowadzenia niezarejestrowanej działalności można się spodziewać kontroli z Urzędu Skarbowego, co rodzi konieczność okazania wszystkich dokumentów związanych z firmą. 

Dokumentowanie transakcji z wykorzystaniem rachunków i faktur pozwala wyrobić dobre nawyki, które przydają się po zarejestrowaniu działalności, kiedy przedsiębiorca otrzyma status płatnika VAT. 

Jakich terminów trzeba przestrzegać w trakcie wystawiania dokumentów sprzedażowych? 

Po wykonaniu usługi albo dostarczeniu towarów odbiorca ma 3 miesiące na zgłoszenie chęci uzyskania dokumentu. Kiedy ten czas minie, obowiązek się kończy, ale jeśli przedsiębiorca wykaże dobrą wolę, nie ma żadnych przepisów uniemożliwiających przygotowanie faktury czy rachunku po upływie tego czasu. 

Jeśli konsument zgłosi potrzebę uzyskania dokumentu w tym samym miesiącu, kiedy towary zostały doręczone albo usługi wykonane, przedsiębiorca wystawia dokument do 15. dnia następnego miesiąca. Z kolei po upływie tego czasu należy przygotować dokument do 15 dni od momentu wydawania żądania przez klienta. 

Z kolei rachunki wystawia się do 7 dni od momentu wykonania usługi albo wydania towarów w przypadku, kiedy klient wyraził chęć otrzymania rachunku przed dokonaniem transakcji. Drugą możliwością jest 7 dni od dnia zgłoszenia, jeśli chęć uzyskania rachunku została zgłoszona po zakończonej transakcji. 

W jaki sposób wystawiać rachunki i faktury?

Do wystawiania rachunków i faktur nie trzeba się nigdzie zgłaszać ani rejestrować, chociaż program do fakturowania afaktury.pl jest w tej kwestii bardzo przydatny. W taki sposób można uniknąć szukania gotowych szablonów, drukowania ich i ręcznego uzupełniania, a następnie dostarczania do klientów. Wszystkie działania zajmują sporo czasu i wymagają dodatkowych nakładów finansowych. Zamiast tego warto wykorzystać intuicyjny program bez żadnych pozwoleń czy wzorów. 

Kilka słów podsumowania

W działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku wystawiania faktur ani paragonów. Obowiązek pojawia się dopiero po uzyskaniu prośby od konsumenta. Aby wystawić dokumenty, można skorzystać ze wzorów dostępnych w Internecie, programów do faktur albo gotowych bloczków w wersji papierowej. 

Każdy rachunek oraz faktura ma kilka obowiązkowych elementów, ale można dodać dodatkowe informacje ułatwiające współpracę (numer konta czy termin płatności). 

Na dokumencie nie musi znajdywać się numer PESEL czy adres przedsiębiorcy – imię i nazwisko w zupełności wystarczy. 

Uzupełnienie wszystkich danych na rachunku czy fakturze nie zajmuje dużo czasu, wystarczy pamiętać o potrzebnych informacjach, a po wpisaniu niezbędne jest dokładne sprawdzenie dokumentu, aby uniknąć ewentualnych błędów.