Narzędzie do fakturowania powinno znaleźć się w każdym przedsiębiorstwie, gdyż umożliwia przygotowanie estetycznych dokumentów, ułatwia sprawowanie kontroli nad firmą i budowanie dobrej relacji z kontrahentami bez względu na miejsce sprawowania działalności. Aby klienci chętnie korzystali ze świadczonych usług albo nabywali dobra, warto przygotowywać dla nich oryginalne i kompletne dokumenty. Kiedy faktura, oferta czy dowody magazynowe są czytelne i eleganckie klient otrzymuje przekaz, że firma dba o szczegóły, jest solidna oraz pewna. To gwarancja bezproblemowej i długoterminowej współpracy, która jest korzystna dla obu stron.

Wybierając program, trzeba zwrócić uwagę, czy producent umożliwia wybór szablonu i możliwość zmiany kolorystyki. Ważne jest także zapewnienie bezpieczeństwa i sprostanie wszystkim potrzebom firmy, chociażby w formie raportowania czy korzystania z przydatnych statystyk. 

Jaki program do faktur 2023?

Program do fakturowania powinien oferować różne wzory dokumentów dopasowane do indywidualnych preferencji i potrzeb firmy. Jak wygląda faktura, która wzbudza zaufanie kontrahentów? Przede wszystkim jest czytelna, najważniejsze informacje są wyróżnione, a cały dokument jest przejrzysty. W Afaktury.pl na pierwszym planie pojawiają się dane sprzedawcy wraz z numerem konta, na które należy uregulować należność. Dobrze widoczna tabela ze specyfiką produkcji ułatwia sprawdzenie wszystkich danych. Wyraźne podsumowanie i podkreślona kwota do zapłaty pozwolą uniknąć błędów i przyczynią się do zadowolenia klientów. 

W programie do faktur można wybrać różne układy, wzbogacenie dokumentu w kod QR (forma zabezpieczenia), wskazać dodatkowy adres pocztowy albo dodać zdjęcia produktów. Dokument wystawiony w innych kolorach niż czarny i biały na pewno zwróci uwagę kontrahenta. W dobie olbrzymiej konkurencji wyróżnianie się jest bardzo ważne.  

Wybierany program powinien skracać czas potrzebny do wystawiania dokumentów i ułatwiać prowadzenie rozliczeń z klientami. W tym celu system ma ułatwiać tworzenie rozbudowanych baz kontrahentów oraz dostępnych towarów i usług. W jednym miejscu można zgromadzić wszystkie podstawowe informacje, a dane na temat kontrahentów pobrać ze sprawdzonej bazy GUS. 

W Afaktury.pl dostępne są nie tylko same bazy, ale każdy nabywca może mieć przypisane indywidualne warunki współpracy. Mowa o sposobie zapłaty, terminie zapłaty, sposobie dostawy, przyznanym rabacie czy miesięcznym limicie. Wszystkie informacje zapisane w systemie skracają czas potrzebny do obsługi klientów i pozwalają uniknąć błędów. Ta opcja jest bardzo przydatna. 

Jaki program do faktur 2023 – jakie funkcje ułatwią prowadzenie firmy?

Każdy przedsiębiorca ma swój ulubiony sposób przechowywania dokumentów, a program ma ułatwić to zadanie. Jeśli w firmie wystawia się sporo faktur, dochodzą do tego dowody magazynowe i inne dokumenty najlepszym rozwiązaniem jest archiwum w chmurze. System powinien zapewniać należyte zabezpieczenie, dzięki czemu wszystkie dokumenty są archiwizowane w najlepszy z dostępnych sposobów. 

Innym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów w wersji papierowej. Sprawny system i w tym przypadku okaże się pomocny. Dostępna opcja multidruku faktur oznacza drukowanie wszystkich potrzebnych dokumentów. Wystarczy wydać jedno polecenie, zamiast uciążliwego wchodzenia w każdym dowód oddzielnie i klikania dostępnych opcji, wybierania ustawień drukarki i innych. Jedyne co trzeba zrobić to zaznaczyć pożądane dokumenty i zaoszczędzić sporo czasu. Warto podkreślić, że ta opcja odnosi się nie tylko do faktur, ale drukować można również rachunki, KP, KW, WZ, oferty, zlecenie i inne. Jeśli w bazie kontrahentów zapisane zostaną adresy mailowe kontrahentów, wysyłka dokumentów również może odbywać się zbiorczo. Afaktury.pl idzie z duchem czasu i oferuje przedsiębiorcom coraz więcej udogodnień. 

Kontrahenci, którzy często nie przestrzegają terminów płatności, mogą spodziewać się przypomnień wysyłanych z poziomu programu, a jeśli zaistnieje taka konieczność — przedsiębiorca uzyska również wsparcie od firmy windykacyjnej. 

Estetyczne dokumenty są bardzo ważne i pozwalają budować bardzo dobre relacje z klientami, ale istotna jest również kontrola płatności. Tylko regularnie opłacane faktury zapewniają stabilność finansową w firmie i nie generują kłopotów. Aby przedsiębiorca albo oddelegowani do tego zadania pracownicy na bieżąco monitorowali sytuację, program oferuje możliwość kontroli płatności, a dokładnie statusu dokumentów. Kiedy w firmie wystawia się kilka faktur na miesiąc, żadne przeoczone dokumenty raczej nie wchodzą w rachubę, problem pojawia się, kiedy jest ich kilkadziesiąt. W takiej sytuacji skutecznym sposobem jest monitorowanie statusu płatności przy pomocy systemu. Służy do tego lista dokumentów, gdzie widoczne są statusy płatności.

Kiedy do firmy wpłynie należność za fakturę, wystarczy wprowadzić kwotę do kolumny „wpłacono” – takie działanie przyczyni się do zmiany koloru kwoty na zielony. Przedsiębiorca ma świadomość, że może sprzedawać kolejne towary albo świadczyć usługi, gdyż konto nabywcy jest wyzerowane. Z kolei po przekroczeniu daty, termin płatności zmienia kolor na czerwony, a do tego pojawia się symbol dzwonka świadczący o zaległościach. W systemie widnieje także liczba dni po terminie. 

Jaki najlepszy program do faktur 2023? – kilka słów podsumowania

Wybór dobrego narzędzia do fakturowania jest ważny dla każdego przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia, czy mowa o jednoosobowej działalności, czy jednostce zatrudniającej dziesiątki pracowników. Narzędzie do faktur pozwala na budowanie dobrej relacji z nabywcami, ułatwia rozliczanie na koniec  miesiąca i wspiera w podejmowaniu decyzji związanych z firmą (restrukturyzacja, rozbudowanie, zmiana systemu czy modernizacja). 

Bardzo ważnym elementem programu jest możliwość skorzystania ze statystyk i raportów. Uwzględnia się w nich przychody i koszty oraz inne dane niezbędne do dokładnego sprawdzenia sytuacji, w jakiej jest firma. Na koniec dodamy jeszcze, że program musi być na bieżąco aktualizowany – tylko w takim przypadku jest zgodny z obowiązującymi przepisami, a informacje występujące w systemie są na bieżąco zapisywane i nie znikają.