Program do fakturowania to jedno z najważniejszych narzędzi używanych w każdej firmie – produkcyjnej, handlowej oraz usługowej.
Dobrze dobrany system pozwala nie tylko wystawiać potrzebne dokumenty, ale jednocześnie ułatwia sprawowanie kontroli nad finansami i kosztami oraz nadzorowanie działań poszczególnych pracowników. Program sprawdza się dobrze pod warunkiem, że został wyposażony w intuicyjny interfejs, w menu znajdują się wszystkie wymagane dokumenty, a do tego pozwala na windykację długów. Ostatnia z wymienionych opcji nie występuje w każdym dostępnym narzędziu, dlatego przed ostatecznym wyborem warto wszystko dokładnie sprawdzić.
Program powinien przede wszystkim ułatwiać funkcjonowanie przedsiębiorstwa, dzięki niemu właściciel jest w stanie podejmować dobre decyzje i generować większe zyski.
Wybierając narzędzie do generowania dokumentów i zarządzania firmą, trzeba zwrócić uwagę na wszystkie funkcje oraz rodzaje dostępnych dokumentów. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, ile miesięcznie może wystawić faktur (w darmowych wersjach liczba waha się od 5 do 10 dokumentów na miesiąc). W średnich oraz dużych firmach wystawia się nawet kilkadziesiąt faktur na miesiąc, stąd wymagana jest bardziej rozbudowana wersja.
System powinien przede wszystkim skracać czas przygotowania dokumentów i prowadzenia rozliczeń na koniec miesiąca. W tym celu producenci oferują bazy kontrahentów oraz towarów i usług. W systemie widnieją już wszystkie informacje dotyczące klienta- wystarczy wskazać nabywcę. Z kolei bazy produktów są uzupełniane na bieżąco przez pracowników. Jeśli w firmie funkcjonuje również magazyn, baza wraz z funkcją magazyn wzajemnie się uzupełniają. Takie postępowanie sprawia, że przedsiębiorca nie ma problemów z zamawianiem towaru, dokładnie wie, jakie produkty są na stanie, czego brakuje, a co cieszy się największą popularnością wśród klientów. Uzyskanie przydatnych informacji wiąże się z minimalnym wysiłkiem, a nawet może okazać się bardzo przydatne.
Wracając do sposobu wystawiania faktur, to przedsiębiorca powinien decydować, jak wyglądają faktury wysyłane do kontrahentów, stąd program umożliwia wybór czcionki, kolorów dominujących na dokumencie czy rozplanowania tabelek. Innym ważnym dodatkiem jest wzbogacenie dowodów sprzedaży w logo firmy albo pieczęć. Dodatkowo wszystkie ważne informacje powinny być widoczne na pierwszym planie.
Wybierany program może mieć funkcję szybkiego drukowania wszystkich potrzebnych dokumentów. Ta funkcja jest ważna dla przedsiębiorców, którzy cenią przechowywanie faktur w tradycyjnej, papierowej formie. Wystarczy wskazać odpowiedni okres i wybrać rodzaj dokumentu, a następnie czekać aż program szybko wykona powierzone zadanie. Z kolei przedsiębiorcy, którzy preferują bardzo nowoczesne rozwiązania, czyli archiwum w chmurze, dzięki programowi mogą go mieć zupełnie za darmo. Wystarczy wystawić dokument w systemie, a następnie zapisać i jeśli zaistnieje taka konieczność – ponownie odtworzyć czy wykorzystać.
Polskie firmy oferują swoje towary i usługi nie tylko na rodzimym rynku, ale często również w innych państwach Europy, a nawet świata. Właśnie specjalnie dla nich w programie do fakturowania widnieje opcja zmiany języka. W dostępnych narzędziach jest ich od kilku do kilkudziesięciu. Najlepiej wybrać rozbudowany program, w którym opcje są dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa i pozwalają na budowanie długotrwałej współpracy. Dodajmy jeszcze, że oprócz języka warto zmieniać również walutę, jaka widnieje na dokumencie. Aby to było możliwe, system musi mieć omawianą funkcję, a do tego wykonywać codzienne aktualizacje – tylko w taki sposób zmiana waluty na dokumencie odbywa się zgodnie z obowiązującym kursem opublikowanym przez NBP.
Kontrola płatności jest tak samo ważna, jak wszystkie wymienione do tej pory funkcje. Przede wszystkim pozwala na monitorowanie sytuacji wśród kontrahentów i pozwala zwrócić uwagę na nieopłacone dokumenty, a nawet rozpocząć proces windykacji. Ta opcja jest szczególnie przydatna i pozwala na wyegzekwowanie długów przy pomocy sprawdzonych metod. Co ważne, działania nie są podejmowane przez przedsiębiorcę, ale specjalistów z zakresu windykacji. Dla firmy oznacza to mniej stresów, a zdecydowanie lepsze efekty. Współpraca z firmą windykacyjną to niezbędna opcja dostępna w każdym dobrym programie do faktur.
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek generowania plików JPK. Co prawda, nie muszą oni co miesiąc wysyłać raportów do Urzędu Skarbowego, ale opcja przygotowania raportu i wysłania go z poziomu programu bardzo ułatwia prowadzenie działalności. System powinien umożliwiać przygotowanie różnych rodzajów plików kontrolnych, a wśród nich JPK_VA, JPK_EWP i inne.
Kilku użytkowników korzystających z systemu to opcja, która przypadnie do gustu każdemu przedsiębiorcy. Właściciel ma zdecydowanie mniej zadań, gdyż wybrani pracownicy mogą korzystać z subkont z ograniczonym dostępem. Bardzo przydatna jest możliwość przydzielenia im konkretnych klientów, a następnie sprawowanie pieczy nad przygotowaniem dokumentów dla nich, a w tym ofert, zamówień czy faktur. Kiedy pracownicy korzystają z programu, mogą szybko zauważyć nieterminowe płatności czy złożone zamówienia. Dzięki ograniczeniom w ustawieniach, subkonta nie pozwalają na dostęp do wszystkich informacji i funkcji.
Używany program musi być bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Z tego względu bardzo przydatne są regularne aktualizacje oraz szyfrowanie z certyfikatem – to jeszcze skuteczniejsza ochrona danych wrażliwych.
Wybrane narzędzia pozwala na rozliczenie całego miesiąca, prowadzenie skrupulatnej ewidencji przychodów i kosztów, obliczanie zaliczki na podatek dochodowy oraz ułatwia rozliczanie z ZUS, a w tym przygotowanie deklaracji ZUS DRA.
W większości programów można skorzystać z darmowej wersji próbnej. Przedsiębiorca sprawdza, jak wygląda interfejs oraz wszystkie dostępne funkcje i czy spełniają one jego oczekiwania.
