Mała firma jest zobowiązana przepisami prawa do dokumentowania wykonywanych transakcji, dlatego program do fakturowania jest nie tylko wymagany, ale stanowi doskonałe narzędzie do zarządzania jednostką. Nawet niewielka działalność gospodarcza może prężnie działać zarówno na polskim, jak i międzynarodowym rynku, gdyż rozmiar nie odgrywa dużego znaczenia. Najważniejsze to przygotować odpowiedni biznesplan, korzystać z zaawansowanej technologii i zatrudnić oddany personel. Kiedy dodać do tego dobre narzędzie używane do fakturowania mamy świadomość, że firma jest w stanie dojść naprawdę daleko.
Małe firmy mają duże potrzeby i tak samo, jak spore przedsiębiorstwa muszą analizować przychody i koszty, rozliczać się z urzędami czy zmagać z nieterminowymi płatnościami. Oni również przestrzegają tych samych przepisów prawa i kierują się takimi samymi zasadami – chcą wykonywać swoją pracę na wysokim poziomie i uzyskiwać zysk odpowiedni do włożonych nakładów pracy. Aby zarządzać firmą i samodzielnie prowadzić księgowość, potrzeba skorzystać z dobrego programu do fakturowania.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy narzędzie funkcjonuje w chmurze, czy wymagane jest jego pobranie i zainstalowanie na komputerze. Z oczywistych względów pierwsze rozwiązanie jest zdecydowanie lepsze i wymaga mniejszych nakładów pracy. Wystarczy odszukać odpowiednią witrynę, stworzyć konto, zalogować się i wykonywać wszystkie niezbędne czynności. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu, a przy tym w przypadku awarii sprzętu wszystkie dokumenty i informacje pozostają w systemie.
Używany program do fakturowania musi być bezpieczny i regularnie aktualizowany. Tylko w taki sposób wszystkie dane wrażliwe zgromadzone w systemie nie przedostają się do informacji osób trzecich oraz pracowników, którzy nie mają dostępu do konta.
W małych firmach wystawia się od kilku do kilkudziesięciu faktur na miesiąc, dlatego warto upewnić się, że system nie wprowadza żadnych ograniczeń w stosunku do ilości faktur. Z kolei bogate menu pozwoli na przygotowanie wszystkich rodzajów faktur, dokumentów magazynowych, ofert handlowych i wielu innych dowodów występujących w każdej firmie. Cały czas podkreślamy, że dobrze dobrane narzędzie pozwala nie tylko podnieść renomę wśród kontrahentów czy zdobyć zaufanie, ale jednocześnie gwarantuje sporą oszczędność czasu w trakcie fakturowania czy przygotowania analiz albo statystyk.
Skrócenie czasu jest możliwe, dzięki uzupełnieniu baz kontrahentów oraz towarów i usług znajdujących się w ofercie. W przypadku tworzenia pierwszej z nich wystarczy numer NIP kontrahenta, a pozostałe dane zostają uzyskane z baz GUS. Po przygotowaniu jednego dokumentu, informacje o kliencie zostają automatycznie zapisane w systemie. W kolejnych tygodniach/miesiącach przedsiębiorca może powielać pierwotny dokument albo korzystać z danych, które są automatycznie zapisywane. Wspomnieliśmy również o bazie produktów i usług. To katalog zawierający wszystkie towary znajdujące się w ofercie firmy wraz z ich specyfiką, czyli jednostką miary oraz ceną. Przygotowując fakturę, wystarczy wskazać odpowiednią pozycję z listy i zdecydowanie skrócić czas potrzebny do przygotowania dowodów sprzedaży.
Wpisywanie wszystkich informacji do systemu jest pracochłonne, stąd do tego zadania warto zaangażować zatrudnione osoby. W tym celu tworzy się dla nich subkonta z ograniczonym dostępem do wszystkich informacji/funkcji. Przedsiębiorca może skupić się na innych działaniach, a dzięki pracownikom w programie zawsze widnieją aktualne informacje.
Narzędzie do faktur powinno być łatwe w obsłudze, a intuicyjny interfejs odpowiednio zaprojektowany. Dzięki przemyślanym działaniom wystawianie dokumentów, prowadzenie rozliczeń z urzędami czy ściganie dłużników odbywa się sprawnie i bez konieczności dokładnego studiowania wszystkich funkcji.
Bardzo duże znaczenie odgrywa sposób przygotowania dokumentów. Oprócz szybkiego fakturowania ważny jest również wygląd dowodów sprzedaży. Powinny zachęcać kontrahentów do współpracy i budować dobrą relację opartą na zaufaniu i szacunku. Estetyczne dokumenty wzbogacone w logo czy znak firmowy stanowią pierwszy krok do sukcesu. Faktura musi przede wszystkim zawierać wszystkie niezbędne elementy uwarunkowane przepisami prawa. W dalszej kolejności warto wybrać odpowiednią czcionkę i kolor, a także dodatkowe informacje – wpisać numer konta, termin płatności czy wiadomość o przyznanym rabacie.
Dobry program do generowania faktur pozwala dostarczać kontrahentom dokumenty z poziomu programu, ale jednocześnie umożliwia ich zapisanie na używanym sprzęcie (w formie pliku PDF) i wysłanie do kontrahentów właśnie w takiej firmie.
Wielokrotnie zwracaliśmy uwagę na konieczność zdobycia zaufania kontrahentów i wypracowania dobrej relacji z nimi. Z tego względu używany system powinien umożliwiać przygotowanie dokumentów w różnych językach. Dostępne na rynku programy do faktur zgodny z przepisami w 2023 roku oferują wybór jednego spośród kilku opcji, ale doskonałym przykładem kompletnego systemu jest Afaktury.pl. W menu aż 31 języków wyboru, co ułatwia przedsiębiorcy prowadzenie międzynarodowych transakcji i bezproblemowe przygotowanie dokumentów. Dzięki regularnym aktualizacjom system ułatwia zmianę waluty, a przeliczenie odbywa się zgodnie z kursem publikowanym przez NBP.
Nieterminowi klienci mogą zdarzyć się zarówno w małej, jak i dużej firmie, dlatego możliwość wysłania przypomnienia o zaległym czy nadchodzącym terminie płatności jest bardzo przydatne. Jeśli takie działanie nie przyniesie pożądanych efektów, z poziomu programu można również nawiązać współpracę z firmą windykacyjną. Specjaliści doskonale wiedzą, jak zadziałać, żeby klient jak najszybciej uregulował zaległe zobowiązanie. Oczywiście, trzeba mieć świadomość, że nie każdy program oferuje windykację, a jest ona bardzo przydatna.
Jaki program do fakturowania dla małej firmy? Kompleksowy, prosty w obsłudze i taki, który spełni wszystkie oczekiwania przedsiębiorcy.