Narzędzie do fakturowania to prawa ręka przedsiębiorcy, który jest w stanie przygotować estetyczne dokumenty, sprawować kontrolę nad firmą i rozdzielać zadania pomiędzy zatrudnionych pracowników. Producenci mają w swoich ofertach programy darmowe pozwalające na wystawienie kilku dowodów sprzedaży na miesiąc i mające w swoich menu podstawowe raporty oraz statystyki. Z oczywistych względów płatne wersje są znacznie bardziej rozbudowane i umożliwiają korzystanie z dodatkowych funkcji, które dla firmy wiążą się z szeregiem korzyści.

Druga opcja jest wybierana przede wszystkim przez średnie oraz duże przedsiębiorstwa, w których istnieje konieczność prowadzenia magazynu oraz tworzenia subkont dla zatrudnionych osób. W jednoosobowej działalności albo mikro-firmie darmowa wersja powinna okazać się wystarczająca, pod warunkiem że zawiera wszystkie niezbędne elementy i funkcje. 

Jaki program do wystawiania faktur za darmo?

Wybór programu do fakturowania powinien być przemyślany, gdyż dobrze dobrane narzędzie jest bardzo przydatne w zarządzeniu firmą i ułatwia samodzielne prowadzenie księgowości. Zacznijmy od tego, że interfejs, czyli strona główna wraz z menu powinna być przejrzysta, a wszystkie dokumenty czy informacje dobrze widoczne. W taki sposób przedsiębiorca nie musi marnować czasu na szukanie poszczególnych funkcji – wszystko odbywa się szybko i sprawnie. 

Samodzielna księgowość nie jest skomplikowana, ale dla początkujących przedsiębiorców może być stresująca. Z tego powodu samouczek z dokładnymi instrukcjami przygotowanymi dla użytkowników jest bardzo ważny i pomocny. Przed wystawieniem faktury czy innych dokumentów można się zapoznać z niezbędnymi elementami, wybrać odpowiedni szablon, a nawet wzbogacić dowód sprzedaży w logo albo pieczęć firmową. Personalizacja dokumentów sprawia, że jeszcze lepiej bardziej zapadają w pamięci kontrahentów, a do tego pozwolą na budowanie relacji opartej na poszanowaniu i zaufaniu.
 

Dobrze dobrany program do faktu pozwala zaoszczędzić sporo czasu, również dzięki bazom kontrahentów oraz towarów i usług. Uzupełnienie kontrahentów nie zajmuje dużo czasu – wystarczy wpisać numer NIP, a pozostałe informacje zostaną pobrane z bazy GUS. W taki sposób fakturowanie nie wymaga żmudnego wklepywania danych oraz pozwala uniknąć błędów. Z kolei informacje zawarte w bazie produktów i usług umożliwiają sprawowanie kontroli nad firmą, dostępnymi towarami, a do tego skracają czas potrzebny do przygotowania dokumentów dla kontrahentów. Takie opcje muszą być dostępne w każdym darmowym programie do faktur.

W dalszej kolejności należy sprawdzić, czy w menu widnieją wszystkie niezbędne dokumenty. Oznacza to różne rodzaje faktur (a w tym faktura VAT, faktura bez VAT, pro forma, faktura marża, zaliczkowa), noty korygujące czy oferty handlowe albo zamówienia. Jeśli przedsiębiorca korzysta z magazynu, oddzielny panel również jest niezbędny. Po wystawieniu dokumentów trzeba je gdzieś zarchiwizować, gdyż przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur i innych dowodów przez okres minimum 5 lat. Korzystając z programu do faktur, nie trzeba się przejmować drukowaniem czy zapisywaniem dokumentów na komputerze, gdyż dostępna jest chmura. To właśnie chmura pozwala na używanie systemu bez konieczności pobierania go i w taki sam sposób zapisuje dokumenty. To nowoczesny sposób archiwizacji, który jest ekologiczny, ekonomiczny i nie zagraca biura. 

Jaki program do wystawiania faktur za darmo – na co jeszcze zwrócić uwagę?

Po przygotowaniu i zapisaniu dokumentów w programie należy je dostarczyć do klientów. Doskonale, jeśli ta czynność również nie wymaga dodatkowych nakładów pracy i odbywa się w pełni automatycznie. Wystarczy wpisać do programu adres e-mail, a następnie dostarczyć dokumenty – takie działanie sprawia, że fakturowanie i prowadzenie rozliczeń z klientami zajmuje kilka minut zamiast kilku godzin. 

Natychmiastowe płatności to nowoczesna i bardzo przydatna funkcja, która pozwala na jeszcze szybsze regulowanie zobowiązań. Kiedy klient otrzyma dokument, zyskuje możliwość szybkiego uregulowania płatności. Pieniądze znajdują się na koncie przedsiębiorcy po upływie kilku minut. Takie działanie ułatwia funkcjonowanie firmy i zapewnia stabilność finansową. Taka opcja również powinna znajdywać się w każdym programie do faktur – bez względu na to, czy wersja jest płatna, czy darmowa. 

Prowadzenie międzynarodowych transakcji to sposób na szybkie zarobienie dobrych pieniędzy, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw oferuje swoje usługi czy towary również na rynkach zagranicznych. To właśnie dla takich przedsiębiorców programy umożliwiają przygotowanie dokumentów w obcym języku i walucie. W systemach widnieje kilka opcji wyboru, ale w najbardziej zaawansowanych programach, jak na przykład Afaktury.pl do wyboru jest aż 31 języków. Jeśli oprogramowanie jest automatycznie aktualizowane, przeliczenie waluty jest zgodne z obowiązującym w danym dniu przelicznikiem publikowanym przez Narodowy Bank Polski. To również oszczędność czasu dla przedsiębiorcy. 

Przedsiębiorca może czuć się przytłoczony przez ilość obowiązków, terminów płatności i spotkań biznesowych. Aby się w tym wszystkim nie pogubić, warto korzystać z kalendarza występującego w programie do fakturowania. Kiedy wyznaczony termin zbliża się, system automatycznie generuje przypomnienie – można je otrzymać na wskazany adres e-mail albo numer telefonu. W taki sposób nawet mimo wielu obowiązków przedsiębiorca nigdy nie przeoczy ważnego zdarzenia i nie narazi się na przykre konsekwencje swojego postępowania. 

Faktury wzbogacone w kody QR także powinny znaleźć się wśród funkcji dostępnych w darmowej wersji systemu. To doskonałe zabezpieczenie dla każdego dokumentu, które co ciekawe pojawia się na nim zupełnie automatycznie. Mowa o czarnym kwadraciku widniejącym w rogu faktury. Dzięki niemu dokumenty stają się nie do podrobienia i pozwalają na szybką weryfikację dowodu sprzedaży. W taki sposób można chronić się przed wyłudzeniami finansowymi.