W dzisiejszych czasach korzystanie z oprogramowania do fakturowania stało się standardem w większości firm. Programy do faktur nie tylko umożliwiają wystawianie tradycyjnych faktur, ale oferują także wiele innych dokumentów, które pomagają w kompleksowym zarządzaniu finansami w firmie. W tym artykule omówimy, jakie dokumenty finansowe można wystawić w programie do faktur i jak wpływają one na codzienną działalność gospodarczą.
Rodzaje dokumentów finansowych w programie do faktur
- Faktura VAT - podstawowy dokument stosowany w transakcjach gospodarczych, zawierający szczegóły dotyczące towaru lub usługi, kwoty VAT i wartości brutto. Jest to najbardziej powszechny dokument w obrocie gospodarczym.
- Faktura proforma - wystawiana przed dokonaniem transakcji jako wstępna oferta. Nie jest to dokument księgowy, ale często wykorzystywany do negocjacji cenowych lub zapowiedzi przyszłej sprzedaży.
- Faktura zaliczkowa - dokument stosowany przy otrzymaniu zaliczki na przyszłą sprzedaż towarów lub usług. Zawiera kwotę zaliczki oraz informacje o jej odliczeniu w fakturze końcowej.
- Zamówienie - dokument, który składa nabywca w celu zamówienia określonych towarów lub usług. Jest podstawą do dalszej realizacji transakcji.
- Zamówienie od dostawcy - dokument generowany przez dostawcę, potwierdzający przyjęcie zamówienia. Określa warunki transakcji, takie jak cena i czas realizacji.
- Kasa przyjęła - dokument potwierdzający przyjęcie płatności gotówkowej lub przelewu od klienta. Jest to ważne dla udokumentowania zapłaty w przypadku transakcji gotówkowych.
- Faktura korygująca - służy do skorygowania błędów na fakturze VAT. Może dotyczyć np. błędów w kwocie, stawce VAT lub danych kontaktowych.
- Faktura RR - wykorzystywana przy transakcjach związanych z obrotem produktami rolnymi. Jest to specyficzny rodzaj faktury, która pozwala rolnikom na odliczenie VAT.
- Nota obciążeniowa - wystawiana przez sprzedawcę w celu obciążenia kontrahenta dodatkowymi kosztami związanymi z transakcją, np. w wyniku błędów w poprzednich fakturach.
- Nota uznaniowa - dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu zmniejszenia kwoty należności z powodu nadpłaty, rabatów lub innych korekt.
- Rachunek - dokument stosowany w przypadku transakcji, które nie obejmują VAT. Może być wystawiany w transakcjach zwolnionych z VAT lub przy sprzedaży detalicznej.
- Zlecenie - formalne polecenie wykonania usługi lub dostawy towaru. Zlecenie jest dokumentem, który przekazuje szczegóły transakcji i może stanowić podstawę do późniejszego wystawienia faktury.
- Protokół przekazania towaru - dokument stosowany przy przekazywaniu towaru między firmami lub w ramach działalności wewnętrznej. Potwierdza odbiór lub wydanie towarów.
- Paragon - dokument wydawany w sprzedaży detalicznej, który pełni funkcję rachunku w transakcjach o niskiej wartości, np. w sklepach lub punktach sprzedaży.
- Reklamacja - dokument składany przez klienta w przypadku wystąpienia wady towaru lub usługi. Określa szczegóły dotyczące reklamowanego produktu i proponowane rozwiązanie.
- Zapytanie ofertowe - dokument wystosowany do dostawcy lub wykonawcy w celu uzyskania oferty na dostawę towaru lub usług. Zawiera szczegóły oczekiwanych warunków transakcji.
- Przyjęcie zamówienia - dokument potwierdzający przyjęcie zamówienia od klienta. Jest to formalne potwierdzenie przyjęcia zamówienia na towary lub usługi.
- Faktura wz korygująca - służy do korygowania faktury wewnętrznej WZ (wydanie z magazynu) w przypadku błędów w dokumentacji magazynowej, np. błędów ilościowych lub wartościowych towaru.
- Faktura zaliczkowa korygująca - dokument korygujący fakturę zaliczkową, w przypadku konieczności zmiany wartości zaliczki lub innych elementów transakcji przed wystawieniem faktury końcowej.
- Faktura RR korygująca - dokument korygujący fakturę RR, który pozwala na dokonanie zmian w przypadku błędów przy obrocie produktami rolnymi. Jest stosowany do poprawy błędów w pierwotnej fakturze RR.
- Rachunek korygujący - podobnie jak faktura korygująca, służy do poprawienia błędów w rachunku, gdy wymaga tego sytuacja, np. w przypadku pomyłki w wartości lub danych transakcji.
- Wydanie zewnętrzne - dokument stosowany w przypadku przekazywania towaru do odbiorcy zewnętrznego. Potwierdza wydanie towaru poza firmę.
- Kasa wydała - dokument potwierdzający wydanie gotówki przez firmę na rzecz klienta lub pracownika. Jest używany do zwrotów gotówkowych lub wypłat.
- Zlecenie - dokument, który zawiera szczegóły dotyczące zamówienia, zarówno ze strony kupującego, jak i sprzedającego. Może dotyczyć zakupu lub usługi i stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury.
- Faktura korygująca wz - koryguje wcześniejsze wydanie z magazynu (WZ), w celu zmiany ilości lub wartości towaru. Jest to dokument stosowany głównie w przypadku błędów magazynowych.
- Protokół reklamacyjny - dokument, który jest wystawiany w celu potwierdzenia zgłoszenia reklamacji towaru lub usługi, zawierający szczegóły dotyczące wad oraz oczekiwanego rozwiązania.
Jakie dokumenty finansowe muszą być przechowywane przez firmę?
Każda firma ma obowiązek przechowywania dokumentów finansowych przez określony czas, co pozwala na zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi oraz umożliwia przeprowadzenie ewentualnych audytów czy kontroli podatkowych. Najważniejsze dokumenty, które muszą być przechowywane przez przedsiębiorców, to faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, zamówienia, a także dokumenty dotyczące transakcji międzynarodowych.
Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Należy także przechowywać protokoły reklamacyjne, dokumenty związane z płatnościami oraz potwierdzenia przyjęcia i wydania towarów, które są niezbędne do prawidłowego rozliczenia zapasów. Bezpieczne przechowywanie dokumentów, szczególnie w formie elektronicznej, jest kluczowe, aby zapewnić łatwy dostęp oraz spełnić wymagania prawne.
Archiwizacja dokumentów finansowych w programie do faktur
Archiwizacja dokumentów finansowych w programie do faktur to prawdziwa oszczędność czasu i wygoda. Nasz program do fakturowania automatycznie przechowuje wszystkie wystawione dokumenty, takie jak faktury, rachunki, zamówienia czy faktury korygujące, przez 5 lat - zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu, przedsiębiorcy nie muszą martwić się o ręczne przechowywanie dokumentów i mają pewność, że wszystkie są bezpiecznie zarchiwizowane.
Co więcej, elektroniczna archiwizacja zapewnia błyskawiczny dostęp do potrzebnych dokumentów finansowych w każdej chwili, bez konieczności przeszukiwania stert papierów. W razie audytu czy kontroli podatkowej, masz pełną historię faktur, paragonów, proform na wyciągnięcie ręki. Prosty, szybki i bezpieczny sposób na zarządzanie dokumentacją finansową - idealne rozwiązanie dla nowoczesnych firm.
Specjalista afaktury.pl
Magdalena Krawczyk
