Program do zarządzania firmą i prowadzenia księgowości jest niezwykle ważnym narzędziem używanym przez przedsiębiorców. Stosują go właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej oraz potężne firmy zatrudniające kilkudziesięciu pracowników. Najważniejsze, aby wybrane narzędzie spełniało oczekiwania przedsiębiorcy i było dopasowane do potrzeb oraz specyfiki firmy. W wielu przedsiębiorstwach funkcjonuje magazyn, a specjalny panel umożliwia kontrolowanie stanów magazynowych oraz wykonywanie potrzebnych zamówień, które zapewnią ciągłość sprzedaży oraz przełożą się na zadowolenie klientów.
Z kolei dla innych przedsiębiorców najważniejszą funkcją programu będzie możliwość przygotowania dokumentów w obcych językach. Program do faktur niemieckich umożliwia szybkie i sprawne przygotowanie faktur i dostarczenie ich do kontrahentów pracujących poza granicami Polski albo ich księgowych. Dzięki prawidłowo dobranemu systemowi cały proces jest bardzo prosty i nie różni się znacząco od przygotowania dokumentów dla klientów z Polski. Na jakie dodatkowe funkcje programu trzeba zwrócić uwagę, żeby stał się on jednym z najlepszych narzędzi w firmie?
Program do fakturowania to narzędzie, z którego skorzysta każdy przedsiębiorca. Nie ma znaczenia, czy prowadzi on działalność handlową, usługową czy produkcyjną. Obowiązek wystawiania dokumentów sprzedażowych ma każdy, stąd warto mieć w swojej firmie narzędzie, które upraszcza obowiązki i skraca czas potrzebny do fakturowania. Opcja zmiany języka jest niezbędna dla firm, które:
- współpracują z zagranicznymi kontrahentami,
- oferują towary albo usługi na zagranicznych rynkach.
Dostępne oprogramowania oferują kilka dodatkowych języków, które można wykorzystać w trakcie fakturowania. Na szczególną uwagę zasługuje Afaktury.pl, gdzie opcji wyboru jest aż 31! Od najbardziej popularnych języków, czyli niemieckiego i angielskiego aż do czeskiego, szwedzkiego, hindi i ukraińskiego. Zmiana języka na dokumencie nie jest trudna – wystarczy zmienić ustawiania, wystawić dokument, dostarczyć go do klienta i budować trwałą relację z zagranicznymi kontrahentami.
Skoro mamy już świadomość, że program powinien znaleźć się w każdej firmie, warto się upewnić, że będzie miał wszystkie przydatne funkcje i możliwości.
Dobry system do fakturowania to ogromna korzyść dla firmy – dokumenty prezentują się bardzo dobrze, wszystkie informacje są poprawne, a przedsiębiorca może zaoszczędzić sporo czasu. To doskonała alternatywa dla papierowych dokumentów, które są nie tylko nieekologiczne i zajmują dużo miejsca, ale również nie wpisują się do schematu nowoczesnej firmy korzystającej z zaawansowanej technologii.
To właśnie ze względu na oszczędność czasu w programie występują bazy kontrahentów oraz dostępnych towarów i usług. Co ciekawe, większość narzędzi umożliwia pobranie danych z GUS, co jeszcze skraca cały proces fakturowania. Wystarczy numer NIP, a pozostałe informacje są uzupełniane automatycznie – brak w nich błędów, a oszczędność czasu pozwala na podjęcie innych działań czy skupienie się na rozwoju firmy.
Używany program do wystawiania faktur musi działać zgodnie z przepisami prawa, czyli wymaga się od niego regularnych aktualizacji. Takie działania sprawiają, że na dokumentach zawsze widnieją wszystkie wymagane elementy, naliczane są właściwe kwoty podatku i inne. Bardzo przydatna jest obsługa Split Payment stosowana przez wielu przedsiębiorców oraz możliwość wygenerowania i wysłania raportu JPK.
Wsparcie techniczne może się przydać w każdym momencie, dlatego ważne, żeby pomoc była przede wszystkim darmowa i dostępna bez długiego czasu oczekiwania. Wsparcie uzyskuje się na różne sposoby – kontakt mailowy, telefoniczny albo rozmowa z wykorzystaniem czatu online.
Program do faktur niemieckich powinien być prosty w obsłudze, gdyż przedsiębiorca nie ma czasu na dokładne zapoznawanie się ze wszystkimi funkcjami czy szukanie dokumentów – ten czas powinien zostać poświęcony na kontrolowanie działań firmy oraz jej rozwój. Z tego względu intuicyjny interfejs oraz dobrze przygotowane menu, w którym znajdują się również instrukcje oraz metody wystawiania dokumentów są bardzo mile widziane, a wręcz niezbędne.
Dodajmy jeszcze, iż w systemie widnieje wiele informacji oraz dokumentów, które nigdy nie powinny wydostać się poza obręb przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego w programie do fakturowania stosuje się odpowiednie zabezpieczenia uniemożliwiające wyciek danych.
W prężnie działającej firmie wystawia się wiele dokumentów, trzeba również kontaktować się z kontrahentami, przygotowywać oferty i zamawiać towary – to bardzo wiele obowiązków, które warto podzielić pomiędzy pracowników. W tym celu można stworzyć dla nich subkonta z ograniczonym dostępem. Pracownicy nie mają takich samych uprawnień, jak właściciel firmy, a jedynie wykonują powierzone im zadania. To doskonały sposób na odciążenie przedsiębiorcy, a dla kontrahentów zapewnienie obsługi na najwyższym poziomie. Taka metoda pozwala również na regularne kontrole terminów płatności i szybką reakcję w przypadku zwłoki.
Dobrze dobrany system sprawia, że dokumenty trafiające do klientów prezentują się bardzo estetycznie. Ważny jest wybór odpowiedniego szablonu i czcionki, a także możliwość wzbogacenia faktury o logo i zdjęcia oferowanych produktów. Kiedy na dowodzie sprzedaży pojawią się atrakcyjne towary to najlepsza motywacja do jego opłacenia.
Wsparcie w ściganiu nieterminowych kontrahentów jest bardzo przydatne. Ta opcja jest oferowana przez wybrane programy jak na przykład Afaktury.pl. Aby skorzystać z pomocy, wystarczy nacisnąć kilka przycisków, a pozostałe zadania wykona grupa ekspertów, która doskonale wie, jak wyegzekwować zaległe należności.
Wybór programu do faktur wymaga dokładnego zapoznania się ze wszystkimi funkcjami oraz sposobem wystawiania dokumentów. W tym celu warto skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej i wybrać najlepszy z dostępnych produktów.
