Programy do fakturowania pomagają sprawować kontrolę nad firmą, prowadzić rozliczenia z urzędami oraz obsługiwać magazyn. Jednak najważniejszą kwestią jest wystawienie dokumentów, które powinny prezentować się spójnie i atrakcyjnie, a do tego zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami prawa.
Opcja zmiany języka jest bardzo ważna dla przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi firmami. Jednak nie chodzi jedynie o możliwość przygotowania faktur i dokumentów magazynowych po angielsku, ale również obsługę programu do fakturowania w tym języku.
Zatrudnianie specjalistów z zagranicy wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy. Przede wszystkim pracownik ma zupełnie inne, świeże spojrzenie na sytuację w przedsiębiorstwie, a do tego jest w stanie porównać sposoby i metody działania wykorzystywane u poprzednich pracodawców z tym, co widzi w nowej firmie. Poza wychwyceniem różnic obcokrajowiec jest w stanie wprowadzić optymalne rozwiązania i przydatne technologie. Takie działanie jest niezbędne i pozwala poprawić pozycję firmy na rynku.
Głównym językiem używanym przez obcokrajowców jest język angielski, stąd wybierając program do fakturowania, warto upewnić się, że w menu istnieje możliwość zmiany języka. Producenci oferują jedną albo kilka opcji wyboru. Ta dodatkowa możliwość jest szczególnie przydatna w międzynarodowych firmach, gdzie pracuje wielu zagranicznych pracowników. Zmiana języka pozwala na rzetelne wykonywanie pracy oraz uzyskiwanie doskonałych rezultatów. Taki ruch bardzo się opłaca i jest wykorzystywany zarówno przez małe firmy, jak i potężne przedsiębiorstwa.
Jak sama nazwa wskazuje, programy do fakturowania służą do wystawiania dokumentów. Cały proces przebiega szybko i sprawnie pod warunkiem, że używane narzędzie jest proste w obsłudze i intuicyjne. Aby skrócić czas potrzebny do przygotowania faktur, warto korzystać z baz kontrahentów (odszukuje się ich po numerze NIP, a pozostałe dane można pobrać z bazy GUS). Z kolei oferowane produkty czy usługi również mogą znaleźć się w oddzielnej bazie. W trakcie wystawiania dokumentów wystarczy kliknąć wybraną pozycję i zatwierdzić ilość. Przygotowanie dokumentów jeszcze nigdy nie było tak łatwe. Na fakturze można zmienić język, walutę oraz typ płatności. Inne dane pojawiają się automatycznie, czyli przedsiębiorca nie musi nic liczyć ani modyfikować. To nie tylko oszczędność czasu, ale i unikanie błędów.
Bezpieczeństwo przechowywanych danych i dokumentów jest bardzo ważne, dlatego należy wybrać system zapewniający maksymalne wsparcie i dokładne zabezpieczenie. Po zalogowaniu się do programu można z niego korzystać bez względu na lokalizację, co jest bardzo przydatne. Przedsiębiorca nie musi spędzać całego swojego czasu w firmie, a nawet w Polsce. Jest w stanie wystawiać faktury, kontrolować przychody i koszty, a nawet pracę zatrudnionych osób będąc na wakacjach za granicą.
Przechowywane w archiwum dokumenty są niezbędne do przygotowania raportów i statystyk. To doskonała metoda sprawdzania i analizowania sytuacji panującej w firmie. Jeśli w analizie pojawią się nieprawidłowości albo widać wyraźny spadek przychodów czy brak aktywności poszczególnych klientów, można szybko działać i zapobiec utracie płynności finansowej. Grunt to zauważyć zmiany, a następnie działać tak szybko i dobrze, jak to tylko możliwe.
Przygotowanie i dostarczanie dokumentów nie zajmuje wiele czasu, co wiąże się z zadowoleniem klientów. Z kolei satysfakcja przekłada się na regularne zamówienia i terminowe płatności. Tak sprawnie funkcjonującej firmy życzymy każdemu przedsiębiorcy.
Dokumenty zgodne z oczekiwaniami firmy doskonale wpływają na renomę marki. Wybierając program do faktur po angielsku, warto wybrać narzędzie pozwalające na wskazanie odpowiedniego szablonu, a także wzbogacenie dokumentów w logo albo pieczątkę firmy. W niektórych oprogramowaniach można zmienić również kolorystykę dokumentu oraz rodzaj czcionki.
Używany program do fakturowania powinien mieć w menu kilkanaście rodzajów dokumentów ułatwiających funkcjonowanie całej firmy. Oprócz tradycyjnej faktury VAT, przedsiębiorca może wystawiać faktury pro forma, korygujące, faktury odwrotnego obciążenia, marże i inne. Ważne są również dokumenty magazynowe. Możliwość korzystania z dodatkowej funkcji magazyn wpływa na sposób działania firmy i ułatwia realizowanie zamówień, współpracę z klientami i zapewnia dogłębną wiedzę o sytuacji panującej w przedsiębiorstwie.
Doskonale, gdy narzędzie do fakturowania pozwala na szeroko pojmowaną kontrolę. Mowa nie tylko o monitorowaniu pracy poszczególnych osób, ogólnej sytuacji w firmie i aktywności klientów, ale również sprawdzaniu rzetelności kontrahentów. W tym celu korzysta się z bazy VIES, która zapewnia wszystkie potrzebne informacje związane z podatkami.
Programy do faktur po angielsku umożliwiają przygotowanie jednego dokumentu w dwóch językach. Jest to bardzo ważne, gdyż przepisy podatkowe dotyczące Księgi Przychodów i Rozchodów wymagają na przedsiębiorcach księgowanie dowodów w języku ojczystym. Dwujęzyczne faktury przy minimalnym nakładzie pracy są bardzo ważne dla przedsiębiorców. Przygotowując dokumenty w języku angielskim, firma zyskuje renomę, przedsiębiorca pokazuje swoje rzetelne podejście do pracy oraz profesjonalizm. Warto o tym pamiętać w przypadku prowadzenia międzynarodowych transakcji.
Narzędzie używane do fakturowania powinno umożliwiać wprowadzanie różnych stawek podatku, gdyż nie w każdym państwie stosuje się takie same wartości. Inne stawki są przyznawane nie tylko konkretnym towarom i usługom, ale również dotyczą produktów rolnych i obniżonych stawek albo ulg. Program wystawiający dokumenty w języku angielskim umożliwia również zmianę waluty. Przeliczenie odbywa się w pełni automatycznie, co pozwala zaoszczędzić sporo czasu oraz uniknąć konieczności sprawdzania kursu i wykonywania działań matematycznych.
