Współpraca z zagranicznymi kontrahentami to dla wielu firm najlepszy sposób zarobku. Szczególnie gdy znajdą lukę na rynku i doskonale wiedzą, jak ją wykorzystać. Przedsiębiorcy prowadzący tak rodzaj działalności powinni zwrócić szczególną uwagę na wybór odpowiedniego narzędzia do fakturowania. Przy pomocy programu wystawia się wszystkie potrzebne dokumenty, zmienia język oraz walutę. Ułatwione jest prowadzenie rozliczeń z urzędami i co bardzo istotne – sprawuje się bezustanną kontrolę nad przychodami i kosztami generowanymi przez firmę.
Świadomość tego, jak przedstawia się sytuacja, sprawia, że przedsiębiorca jest w stanie szybko wychwycić ewentualne problemy i wprowadzić konieczne zmiany. Można to odnieść na przykład do kontrahentów, którzy przestali zamawiać towary czy usługi. Jeśli reakcje przedsiębiorcy jest natychmiastowa, istnieje szansa na ciągłość współpracy. Na jakie funkcje programu warto zwrócić szczególną uwagę i czego nie może zabraknąć w polsko-niemieckiej firmie?
Każdy przedsiębiorca musi wystawiać faktury albo rachunki. Ten obowiązek wynika z przepisów prawa obowiązujących w Polsce. Dokumentowanie sprzedaży odbywa się w małych firmach oraz potężnych przedsiębiorstwach. Doświadczenie pokazuje, że firmy zatrudniające wielu pracowników do wystawiania dokumentów oddelegowują zaufanych pracowników. W tym celu oprogramowanie umożliwia stworzenie subkont dla pracowników. Nie uzyskują oni dostępu do całego programu, ale podejmują się wyznaczonych zadań. Doskonale, kiedy zatrudniona osoba ma obsługiwać konkretnych klientów, przygotowywać dla nich oferty handlowe, dbać o terminowe płatności oraz finalizować zamówienia. Takie działanie przełoży się na sprawne funkcjonowanie firmy i zadowolenie nie tylko ze strony właściciela, ale również kontrahentów.
Program do faktur polsko niemieckich jest dedykowany przede wszystkim dla przedsiębiorców nastawionych na współpracę z zagranicznymi kontrahentami. Przygotowanie dokumentów w dwóch językach nie jest trudne – wystarczy wskazać docelowy język z rozwiniętego menu, a następnie potwierdzić swoje działanie. To bardzo proste.
Warto też wiedzieć, w jaki sposób odbywa się zmiana waluty, gdyż dla zagranicznych klientów wystawia się dokumenty w Euro. Do automatycznego przeliczania wykorzystuje się kurs podany przez Narodowy Bank Polski, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami.
W trakcie wybierania programu do fakturowania trzeba zwrócić szczególną uwagę na jego podstawową funkcję, a mianowicie przygotowywanie dokumentów. Oprócz tradycyjnych faktur VAT przedsiębiorca wystawia również faktury Split payment, zaliczkowe, marża czy pro forma. Przydatna jest możliwość tworzenia duplikatów oraz edycji dokumentów, jeśli pojawią się na nich pomyłki.
Dla zagranicznych kontrahentów wystawia się przede wszystkim faktury WDT, wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, faktury eksportowe, świadczenie usług poza terytorium UE – każdy z tych dokumentów może być niezbędny dla przedsiębiorcy, stąd ważne, aby znajdywał się wśród dostępnych opcji. Przedsiębiorcy wystawiają także oferty handlowe, zamówienia i szereg dokumentów magazynowych.
Wystawiane dowody muszą być nie tylko poprawne, czyli zawierać wszystkie wymagane elementy, ale również prezentować się bardzo atrakcyjnie. Kiedy są dostarczane do klientów z poziomu programu to oznaka profesjonalizmu doceniana przez każdego. Takie działanie gwarantuje owocną, długoterminową współpracę.
Używane oprogramowanie musi być funkcjonalne, dzięki czemu nie ma mowy o marnowaniu czasu. W tym celu istnieje funkcja przygotowania faktur cyklicznych dedykowana dla klientów zamawiających co miesiąc te same towary czy usługi. Bardzo przydatne są bazy kontrahentów oraz towarów i usług, które przekładają się na szybkie przygotowanie dokumentów oraz unikanie błędów.
Wybierając program, przedsiębiorca dopasowuje go do swoich potrzeb. Można zdecydować się na podstawową wersję, która jest darmowa. Wystawia się w niej maksymalnie kilka dokumentów na miesiąc oraz korzysta z podstawowego oprogramowania. Drugim rozwiązaniem są bardziej zaawansowane wersje, gdzie korzystanie z nich jest płatne. Wszystko zależy od specyfiki firmy, jej potrzeb oraz możliwości. Sprawdzając narzędzie do fakturowania, trzeba sprawdzić wszystkie funkcje – w przeciwnym wypadku jego pomoc będzie ograniczona.
Bardzo przydatna jest opcja zabezpieczania dokumentów kodami QR. Mowa o niewielkich czarno-białych obrazkach na dokumentach kierowanych do kontrahentów. Nie jest to ozdoba, a zabezpieczenie używane na fakturach. To najlepszy sposób potwierdzenie legalności oraz wiarygodności dowodu sprzedaży i pewność, że pochodzi on od przedsiębiorcy, a nie oszusta próbującego wyłudzić pieniądze. Wybrane programy do fakturowania mają taką opcję w menu i jest ona bardzo przydatna dla przedsiębiorców pragnących chronić interesy swoje oraz klientów.
Nikomu nie życzymy dłużników, gdyż nie tylko pogarszają oni samopoczucie, ale przede wszystkim mają niekorzystny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. Aby szybciej wyegzekwować należności, trzeba wiedzieć, w jaki sposób z nimi postępować. Wsparcie firmy windykacyjnej oferowanej w programie Afaktury.pl jest bardzo przydatne, a wręcz niezbędne do odzyskania pieniędzy.
Bardzo ciekawą funkcją dostępną w wybranych programach jest możliwość multidruku dokumentów. To oszczędność czasu, która przydaje się przedsiębiorcom pragnącym przechowywać dowody magazynowe oraz sprzedażowe nie tylko w chmurze, ale również w wersji papierowej. Wystarczy kliknąć myszką, aby paru sekundach trzymać w ręce pełen plik potrzebnych dokumentów.
Fajną propozycją jest wzbogacanie faktur i ofert handlowych w zdjęcia. Prezentują się bardzo estetycznie, zachęcają do zakupu i dodatkowo przyspieszają uzyskiwanie płatności od kontrahentów. Taki sposób działania nie jest jeszcze popularny wśród konkurencji, dlatego można zaskoczyć inne firmy i zyskać nowych klientów. To funkcja warta uwagi.
