Współpraca z zagranicznymi kontrahentami na stałe wpisała się do w historię polskich przedsiębiorców, którzy oferują swoje towary i usługi w Europie. Z oczywistych względów oczekują oni dokumentów przygotowanych w ich ojczystym języku albo ewentualnie po angielsku. Właśnie z  tego względu systemy do fakturowania umożliwiają przygotowanie wielojęzycznych dowodów sprzedaży czy dokumentów magazynowych.

Co ciekawe, ich wykonanie nie należy do skomplikowanych, a dodatkowe funkcje dostępne w programie sprawiają, że jest on używany do szeroko pojmowanej kontroli i analizy przedsiębiorstwa, sprawdzania generowanych przychodów oraz kosztów. Jeden program pozwala rozliczyć każdy miesiąc, dlatego właściciel firmy nie musi korzystać z usług biura rachunkowego czy księgowej – staje się samodzielny i niezależny. 

Jak wystawić faktury zagraniczne?

Faktury zagraniczne są dedykowane dla przedsiębiorców oferujących swoje usługi czy sprzedających towary w krajach Unii Europejskiej. Ważne, aby przygotowany dokument był zgodny z przepisami prawa, które są nieco inne w przypadku wystawiania dowodów dla zagranicznych kontrahentów. 

Jedną z podstawowych czynności, od której trzeba zacząć, jest sprawdzenie miejsca, w którym odbędzie się świadczenie usług. To podstawa to ustalenia sposobu rozliczania podatku VAT. Dokładne informacje na temat miejsca świadczenia usług zostały wyjaśnione w ustawie o VAT (art. 28b). 

Dodajmy jeszcze, że przed świadczeniem usług na rzecz zagranicznych kontrahentów przedsiębiorca ma obowiązek wykonania rejestracji do VAT UE. Ta zasada dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. 

Przejdźmy już do sposobu przygotowania faktury zagranicznej. Jednym z niezbędnych elementów jest numer VAT UE zarówno nabywcy, jak i odbiorcy. Informacje o numerach są przechowywanie w systemie VIES. W przypadku, kiedy za rozliczenie podatku odpowiada kontrahentów, w dokumencie nie może pojawić się kwota oraz stawka podatku – stosuje się wtedy adnotację „np.”, czyli nie podlega opodatkowaniu. Można również zawrzeć informację „odwrotne obciążenie”. 

Na fakturze zagranicznej musi pojawić się imię, nazwisko i nazwa firmy kontrahenta oraz przedsiębiorcy. Wymagany jest również miejsce zamieszkania, adres siedziby albo stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Na dokumencie podaje się numer NIP albo PESEL, widnieje również data wystawienia faktury, specyfika usługi bądź towaru i cena. 

Program do faktur zagranicznych – jakie funkcje ułatwią pracę przedsiębiorcy?

Faktury zagraniczne należy przygotować w języku odpowiadającym preferencjom kontrahenta, dlatego programy do fakturowania powinny umożliwiać zmianę. Afaktury.pl ma aż 31 języków do wyboru. Takie działanie jest doceniane przez klientów i pozwala na zbudowanie trwałej relacji opartej na zaufaniu i zadowoleniu. Jednak w tym miejscu warto dodać, że zgodnie z przepisami prawa dokumenty wpisywane do Księgi Przychodów i Rozchodów muszą być przygotowane po polsku. Z tego względu konieczne jest stworzenie dwóch faktur – jednej dla klienta, a drugiej dla prowadzonej firmy. 

Możliwość zmiany waluty to kolejna funkcja oferowana przez program. Po wykonaniu wszystkich ustaleń z kontrahentem przedsiębiorca ma prawo wybrać euro albo inną walutę obcą i zgodnie z kursem publikowanym przez NBP przygotować fakturę dla zagranicznego nabywcy. W tym przypadku obowiązują takie same zasady, jak dla języka – w KPiR dokument musi być zaksięgowany w złotówkach. Dobrze dobrany program do faktur umożliwia szybkie i sprawne wykonanie wszystkich omówionych czynności. 

Narzędzie do wystawiania faktur powinno ułatwiać pracę przedsiębiorcy i właśnie dlatego powstają bazy kontrahentów oraz towarów i usług. W pierwszej bazie, jak sama nazwa wskazuje, zostają zgromadzone podstawowe informacje o kliencie. Przedsiębiorca albo wybrany pracownik wpisuje jedynie numer NIP, a pozostałe dane są automatycznie pobierane z GUS. Zamiast mozolnego wklepywania wszystkich informacji można zaoszczędzić sporo czasu. Sytuacja jest taka sama, gdy chodzi o towary i usługi. Kiedy wszystkie pozycje są wprowadzone do systemu, fakturowanie nie zajmuje dużo czasu i jest bardzo przyjemne. 

Wspomnieliśmy już o pracownikach, którzy uzyskują dostęp do systemu. Korzystanie z ich pomocy pozwala zaoszczędzić sporo czasu i wystawiać dokumenty dla wybranych kontrahentów, pilnować terminów płatności czy kontrolować stany magazynowe. Jednak, aby pracownicy nie uzyskiwali dostępu do wszystkich informacji o firmie (na przykład zarobkach pozostałych osób), warto przygotować dla nich subkonta z ograniczonym dostępem. To bardzo przydatna funkcja doceniana przez każdego przedsiębiorcę. 

Program do faktur zagranicznych – co jeszcze się przyda? 

Używany program do faktur zagranicznych powinien umożliwiać przygotowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego, który jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. Wykonuje się go w celach kontroli skarbowych, a dzięki wszystkim informacjom i danym wpisanym do systemu jego przygotowanie z poziomu programu jest szybkie i nie dostarcza wielu problemów. W menu programu powinny znaleźć się następujące raporty: JPK_VAT, JPK_FA, JPK_V7M, JPK_V7K. Kiedy raport jest wysyłany bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów, przedsiębiorca oszczędza sporo czasu. 

Każdy przedsiębiorca ma wiele obowiązków. Począwszy od regulowania płatności na czas, przez sprawowanie kontroli nad firmą oraz zatwierdzanie zamówień czy dokumentów. Aby nie pogubić się we wszystkich zadaniach i nie zapomnieć o ważnym spotkaniu biznesowych, program powinien udostępniać kalendarz. Po wpisaniu informacji do systemu przypomnienia są wysyłane zarówno na telefon, jak i na adres mailowy użytkownika. 

Multidruk dokumentów to jedna z przydatnych opcji, jaka znajduje się w programie Afaktury.pl. Przedsiębiorca po raz kolejny oszczędza sporo czasu, gdyż zamiast pojedynczego drukowania wszystkich dowodów sprzedaży, faktur kosztowych i innych, wystarczy wskazać, jakie czynności ma wykonać program i obserwować, jak w krótkim czasie drukują się wszystkie potrzebne dokumenty.