Korzystanie ze sprawnych narzędzi do zarządzania firmą ma wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na przygotowanie estetycznych dokumentów, które umożliwiają dokumentowanie transakcji z kontrahentami. Narzędzie powinno być łatwe w obsłudze i bardzo intuicyjne – tylko w taki sposób przedsiębiorca i pracownicy nie potrzebują dużo czasu do jego obsługi, ale działają szybko i sprawnie. Prosty, ale jednocześnie rozbudowany interfejs nie generuje frustracji w trakcie użytkowania, a wręcz ułatwia prowadzenie firmy.

Ważnym dodatkiem jest pomocnik, w którym znajduje się wiele przydatnych informacji i sposobów wystawiania dokumentów. Wybierając narzędzie do fakturowania, warto zadbać o regularnie aktualizowaną wersję, dzięki czemu jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami, a wystawiane dokumenty są automatycznie zapisywane w archiwum. Jakie funkcje powinien mieć dobry program do zamówień i fakturowania? Na jakie elementy trzeba koniecznie zwrócić uwagę?

Dla kogo program do zamówień i fakturowania?

Program do zarządzania firmą to ważne narzędzie używane do fakturowania i wystawiania innych dokumentów. Jednak służy również do przygotowania analiz i raportów, pozwala na wykonywanie rozliczeń z ZUS i zachowanie porządku w dokumentacji firmy. Można jednoznacznie stwierdzić, że program jest dedykowany dla każdego przedsiębiorcy – prowadzącego sporych rozmiarów przedsiębiorstwo, jak i niewielką, jednoosobową działalność nastawioną na lokalny rynek. Dokumentowanie sprzedaży jest uwarunkowane przepisami, stąd program pozwoli działać zgodnie z prawem. 

Możliwość stworzenia dodatkowych kont dla pracowników jest bardzo istotne. Przede wszystkim pozwala rozdzielić zadania związane z obsługą klientów, a także magazynem. Wielokrotnie przedsiębiorca nie jest w stanie samodzielnie zajmować się fakturowaniem, kontrolą płatności i sprawdzaniem stanów magazynowych, gdyż ma szereg dodatkowych zadań. Zdecydowanie lepiej jest powierzyć ograniczony dostęp do programu zaufanym pracowników i cały czas kontrolować ich działania. Zatrudnione osoby nie mają takich uprawnień, jak właściciel, stąd ich pole działania jest ograniczone. 

Co ważne, dostęp do programu może otrzymać także księgowy. Takie rozwiązanie jest dedykowane dla sporych rozmiarów firm, gdzie każdego miesiąca wystawia się wiele faktur, zatrudnia pracowników albo prowadzi transakcje międzynarodowe. Zatrudnienie księgowego wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale warto zwrócić uwagę przede wszystkim na korzyści takiego rozwiązania. Mowa o braku błędów, profesjonalnej obsłudze firmy, odciążeniu pracowników, którzy mogą skupić się na przygotowaniu ofert handlowych dla potencjalnych klientów oraz dbaniu o aktualnych. 

Program do zamówień i fakturowania – jakie funkcje zasługują na szczególną uwagę?

Program do zarządzania firmą i wystawiania dokumentów jest rozbudowanym narzędziem do prowadzenia firmy. Możliwość edycji dokumentów sprawia, że są dopasowane do charakteru prowadzonej działalności i prezentują się bardzo estetycznie. Na uwagę zasługuje opcja wzbogacenia dowodów o zdjęcia produktów, logo czy pieczęć graficzną. Każdy z tych elementów sprawia, że dokument wygląda oryginalnie, budzi zaufanie i ułatwia nawiązanie dobrej relacji z klientem. 

Wielu przedsiębiorców oferuje swoje usługi czy towary nie tylko w Polsce, ale również za granicą. To właśnie z myślą o nich powstała funkcja zmiany języka. Dotyczy ona wszystkich dostępnych dokumentów. W Afaktury.pl można wybrać jeden spośród 31 języków. To ogromny wybór, który zdecydowanie ułatwia nawiązywanie dobrej relacji z kontrahentami. Skoro można zmienić język, w jakim przygotowywane są dokumenty, to zmianie podlega również waluta. Dzięki regularnym aktualizacjom w programie zawsze obowiązuje kurs waluty publikowany przez NBP. Przedsiębiorca nie musi niczego sprawdzać, szukać i przeliczać. Wszystkie działania odbywają się w pełni automatycznie. 

Program do zamówień i fakturowania ma rozbudowane bazy kontrahentów i towarów, dzięki czemu wystawianie dokumentów odbywa się szybko i sprawnie, a do tego każdy użytkownik może uniknąć błędów. Możliwość eksportowania i importowania informacji pozwala na przygotowanie zestawień i jeszcze bardziej upraszcza funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. W dobrym programie każda funkcja jest dobrze przemyślana i ma ogromny wpływ na sytuację, jaka panuje w firmie. 

Program do zamówień i fakturowania – co jeszcze się przyda?

Kontrola płatności, a dokładnie tabelka, w której znajdują się wszystkie pozycje do zapłaty wraz z ich aktualnym statusem, pozwala jeszcze lepiej monitorować sytuację finansową firmy. Zadłużenie wpływa bardzo niekorzystnie na sytuację, jaka panuje w przedsiębiorstwie, może prowadzić do sporych problemów. Warto tego unikać i działać od razu. Jeżeli przypomnienie o zaległej płatności nie przyniesie pożądanych efektów, można skonsultować się z firmą windykacyjną. 

Program umożliwia przygotowanie faktur cyklicznych. Ta funkcja jest dedykowana dla klientów, którzy regularnie zamawiają takie same usługi czy towary. Przedsiębiorca czy pracownicy nie muszą każdorazowo wystawiać tej same faktury, gdyż może się to odbywać automatycznie. Inną przydatną funkcją również związaną z fakturami, ale kosztowymi jest możliwość ich ewidencji. Po wprowadzeniu informacji do systemu dostępny jest raport kosztów, a ujęte pozycje są wprowadzane automatycznie do statystyk, które doskonale obrazują sytuację, jaka panuje w firmie. Dodajmy, że statystyki są dostępne w wersji graficznej oraz liczbowej. 

Ewidencja faktur kosztowych i sprzedażowych pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. W firmie panuje ład i porządek, a faktury są dostępne nawet po upływie wielu lat. Jeżeli zajdzie potrzeba wydrukowania wszystkich dokumentów, multidruk to funkcja, która zdecydowanie skróci czas potrzebny do wykonania tego zadania. Programowi wystarczy jedno polecenie. 

Dobry program do zamówień i fakturowania staje się prawą ręką przedsiębiorcy i zdecydowanie ułatwia funkcjonowanie jego firmy. Nie warto z niego rezygnować.