Program do faktur online za darmo
Zaloguj
Utwórz konto
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.
Afaktury.pl  >> Porady biznesowe  >> Handel

Porady biznesowe

Powrót do strony głównej porad
Kategoria Handel

Program do zarządzania ofertami

Program do zarządzania ofertami

Prowadzenie własnej działalności jest pracochłonne i wymagające, ale jednocześnie bardzo satysfakcjonujące. Kiedy dobry pomysł na biznes, zaangażowanie środków pieniężnych i wolnego czasu przynosi dobre efekty to największy powód do dumy. Jednak wraz z rozwojem firmy rosną również potrzeby przedsiębiorstwa. Coraz więcej klientów i wzrost popularności jednostki przyczynia się do całkiem nowych zadań.

Jednym z nich jest przygotowanie ofert handlowych. Mowa o dokumentach, na których widnieją propozycje cenowe wraz ze specyfiką towarów czy usług i innymi ważnymi informacjami, jak chociażby terminem realizacji i korzyściami ze skorzystania z oferty. Co ważne, dobrze przygotowany program pozwala zmodyfikować zaakceptowane oferty w faktury, rachunki czy zamówienia. 

Program do zarządzania ofertami, czyli niezbędne narzędzie w każdej firmie

Korzystanie z programu do zarządzania ofertami nie powinno sprawić przedsiębiorcy większych trudności pod warunkiem, że sięgnie po właściwe oprogramowanie z dostępem do niezbędnych funkcji. Zacznijmy od przygotowania oferty handlowej, w której muszą pojawić się wszystkie potrzebne informacje. To właśnie szczegółowe dane są potrzebne potencjalnemu klientowi do podjęcia decyzji o rozpoczęciu współpracy albo nabyciu konkretnej ilości towarów czy usług. 

Oferta handlowa składa się ze specyfiki towaru, ilości zamawianych produktów czy usług i podsumowania. Wszystkie informacje powinny być dobrze widoczne, dzięki czemu klient zapoznający się z dokumentem wie, o jakie wartości chodzi i czy propozycja jest opłacalna. Oferta handlowa zawiera również dane sprzedawcy i nabywcy, numer i datę. 

Doskonale, kiedy program do zarządzania ofertami umożliwia przekształcenie zaakceptowanej oferty w inny dokumentów, czyli fakturę, rachunek bądź zamówienie. Tak działa na przykład Afaktury.pl. Dla przedsiębiorcy oznacza to sporą oszczędność czasu oraz uniknięcie błędów. Wszystkie czynności odbywają się intuicyjnie – wystarczy wybrać pożądaną opcję, a reszta odbywa się w pełni automatycznie. 

Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że dobre narzędzie do przygotowania ofert ma w menu również szereg innych funkcji, a wśród nich rozbudowana opcja przygotowania dowodów sprzedaży, dokumentów magazynowych i innych. Bardzo ważne jest również wsparcie zespołu techników i regularne aktualizowanie informacji i ustawień widniejących w systemie. Takie działanie sprawia, że nawet przy awarii sprzętu albo innej niemożliwej do przewidzenia sytuacji dokumenty i dane w programie pozostają bezpieczne.

Program do zarządzania ofertami – na jakie funkcje warto zwrócić uwagę?

Estetyczne dokumenty, w których znajdują się wszystkie potrzebne informacje to podstawa każdego dobrego programu do ofertowania i fakturowania. Przedsiębiorca nie musi nawet znać niezbędnych elementów wystawianych dowodów, gdyż wszystkie działania odbywają się automatycznie bądź są sugerowane przez system. Dodatkowym ułatwieniem jest przygotowany pomocnik dla użytkowników, a w nim podstawowe informacje o dowodach i sposobie ich wystawiania. 

Ważna jest także oszczędność czasu. Aby przygotować ofertę czy fakturę, nie trzeba wpisywać wszystkich danych na temat kontrahenta, wystarczy znać jego numer NIP. Pozostałe dane są uzyskiwane z GUS, a następnie zapisywane w bazie kontrahentów dostępnej w systemie. 

Sytuacja jest tak samo łatwa w przypadku towarów. Rozbudowana baza służy do wpisywania wszystkich dostępnych pozycji. Takie działanie sprawia, że stany magazynowe są na bieżąco uzupełniane, a przygotowanie dokumentów nie zajmuje zbyt dużo czasu, gdyż informacje są na bieżąco gotowe do wykorzystania. W tym miejscu warto zaznaczyć, że przygotowanie dokumentów, uzupełnianie stanów magazynowych, kontrola płatności czy wprowadzanie zupełnie nowych produktów, czy usług do systemu to zadania pracochłonne. Trzeba na nie przeznaczyć sporą część dnia, dlatego warto do tego wykorzystać zatrudnione osoby. 

Afaktury.pl pozwala stworzyć subkonta dla każdego pracownika i w przeciwieństwie do innych narzędzi nie wprowadza żadnych ograniczeń w stosunku do ilości kont pracowniczych. Właściciel, czyli użytkownik konta głównego może stworzyć jedno konto dla księgowej czy urzędu skarbowego, a inny przygotowuje konto dla każdej zatrudnionej osoby. Bardzo ważną opcją jest ograniczenie dostępu do wszystkich funkcji i informacji widniejących w systemie. Pracownicy nie muszą wiedzieć, ile zarabiają pozostali, a także jakie zarobki generuje firma. 

Program do zarządzania ofertami – co jeszcze warto wiedzieć?

Wybierając program do ofertowania, trzeba sprawdzić wszystkie funkcje i możliwości, tylko wtedy stanie się dla przedsiębiorcy sprawnym narzędziem umożliwiającym zarządzanie całą firmą. Obsługa międzynarodowych kontrahentów jest niezwykle ważna, dlatego warto wybrać oprogramowanie, które ma opcję zmiany języka. Programy dostępne na rynku oferują najczęściej kilka, maksymalnie 10 opcji wyboru. Dlatego na szczególną uwagę zasługuje Afaktury.pl, gdzie dostępnych jest aż 31 języków obcych. Wystarczy wystawić dokument, a następnie w ustawieniach zmienić język oraz walutę. Wszystkie czynności zajmują kilka sekund. Dokumenty dla zagranicznych klientów pozwalają na budowanie lepszej i trwalszej relacji i wieloletniej współpracy, a to wszystko minimalnym nakładem pracy. 

Trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą firmę bez sprawowania kontroli i nadzorowania efektów. Z tego względu narzędzie do ofertowania powinno w pierwszej kolejności ułatwiać rozliczanie się na koniec miesiąca, a także przygotowanie statystyk i raportów niezbędnych do sprawdzenia uzyskiwanych przychodów oraz generowanych kosztów. Takie informacje pozwolą przedsiębiorcy na podejmowanie kluczowych decyzji. Kiedy sprzedaż regularnie spada, trzeba zadbać o zdobycie nowych klientów, zmianę asortymentu, zdecydować się na zatrudnienie specjalisty do spraw marketingu albo wybrać restrukturyzację w firmie. Przygotowane statystyki mogą skłonić przedsiębiorcę do otwarcia kolejnej filii czy rozbudowy firmy. Opcji jest bardzo wiele, dlatego warto wybierać rozsądnie. 

Proszę czekać...
Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
ZGŁOŚ UWAGI
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
W przypadku tego błędu najczęstrza przyczyna, to zerwanie połączenia z internetem - odśwież swoją aktualną stronę www.
W przypadku dalszych problemów skontaktuj się z nami.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Błędne dane, nieprawidłowy nip lub numer konta
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.