Każdy przedsiębiorca ma obowiązek dokumentowania sprzedaży. W tym celu wykorzystywana jest przede wszystkim faktura VAT. W trakcie wystawiania dowodu trzeba przestrzegać przepisów wyznaczonych przez ustawodawcę. Należy zawrzeć wymagane elementy i informacje, które dotyczą zarówno samej transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Sam sposób wystawiania dokumentów to kolejna kwestia, z którą warto się zapoznać.
Nie warto marnować czasu i popełniać błędów, kiedy można zdecydować się na program do fakturowania Afaktury.pl, gdzie intuicyjne działania łączą się z wieloma przydatnymi funkcjami i uproszczeniem całej księgowości. 

FA VAT wzór – kto musi dokumentować sprzedaż?

Faktura VAT to jeden z najpopularniejszych dokumentów występujących  w obrocie gospodarczym. Wystawiają ją czynni podatnicy VAT, gdyż służy do dokumentowania zawieranych transakcji. Jeżeli faktura jest związana z prowadzoną działalnością, wartość widniejąca w dokumencie zostaje zakwalifikowana jako przychód albo koszt uzyskania przychodu. Trzeba zaznaczyć, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę, jeżeli odbiorcą jest inny przedsiębiorca. Z kolei w przypadku osób fizycznych przygotowanie dowodu sprzedaży odbywa się po dostarczeniu żądania. Przepisy prawa wymagają, aby faktura została przygotowana w dwóch egzemplarzach, przy czym trzeba pamiętać, że nie mogą się one między sobą różnić (muszą być identyczne). Jeden trafia do nabywcy, a drugi do sprzedawcy. 

Faktury wystawia się także dla zarejestrowanych podatników VAT czynnych, kiedy dochodzi do sprzedaży wysyłkowej z obszaru państwa oraz sprzedaży wysyłkowej na obszarze kraju. Ta sama zasada dotyczy zarejestrowanych podatników VAT czynnych podejmujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. 

FA VAT wzór – jakie elementy muszą znaleźć się w dokumencie?

Wszystkie zasady wystawiania, przechowywania oraz wysyłania dowodów sprzedaży są uwarunkowane obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorca powinien najpierw się z nimi zapoznać, a dopiero później przystąpić do przygotowania faktury. Trzeba jednak przyznać, że dzięki rozwojowi technologii dostępne są bardzo przydatne narzędzia do fakturowania, które usprawniają cały proces i sprawiają, że dokument jest gotowy w mniej niż minutę. 

Posiłkując się ustawą o VAT, każda faktura musi zawierać następujące elementy:

- numer faktury, 

- data wystawienia, 

- data wykonania albo zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi (ta informacja jest wpisywana tylko w sytuacji, kiedy data nie jest taka sama, jak data przygotowania dowodu sprzedaży), 

- dane osobowe obu stron – podaje się imiona, nazwiska albo nazwy wraz z adresami i numerami NIP, 

- nazwa sprzedanego towaru albo wykonanej usługi, 

- ilość sprzedanych towarów albo zakres świadczonych usług, 

- cena jednostkowa netto towaru albo wykonanej usługi, 

- kwoty przyznanych rabatów (opcjonalnie), 

- łączną wartość netto towarów albo wyświadczonych usług, 

- stawki podatku, 

- suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej konkretnymi stawkami podatku (trzeba wskazać też, które pozycje są zwolnione od podatku), 

- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), w którym wyszczególnione zostały kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, 

- kwota należności ogółem. 

Ustawodawca pozwala także na wprowadzenie innych przydatnych informacji, które pozwolą nawiązać bezproblemową współpracę i uniknąć wątpliwości. Warto wprowadzić informację o terminie i sposobie płatności. Ważnym elementem są także kwoty rabatów, ale, pod warunkiem że zostały udzielone. Faktura powinna zawierać też sekcję na uwagi, a tam wpisane ważne adnotacje. (Dowiedz się więcej na temat: Dane, które musi zawierać faktura VAT?)

Na fakturze VAT pojawia się także informacja o zastosowanej metodzie rozliczenia podatku VAT, a wśród nich:

* mechanizm podzielonej płatności – gdy faktura jest klasyfikowana do Split payment, 

* odwrotne obciążenie – dotyczy sprzedaży usług na rzecz firmy z innego kraju członkowskiego UE albo spoza UE, 

* metoda kasowa – dla podatników rozliczających VAT metodą kasową. 

Faktura VAT w darmowym programie do wystawiania faktur

Wystawianie faktur jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Na szczęście nie musi to być zadanie pracochłonne i wymagającego, gdyż dostępne są proste w obsłudze i intuicyjne programy do fakturowania. W darmowym programie do wystawiania faktur z KSeF - afaktury.pl wystawia się nie tylko faktury, ale też wiele innych dokumentów, również magazynowych, oferty handlowe i inne. Przedsiębiorca może zmienić język, w jakim wystawiane są dowody, dostępnych jest aż 31 propozycji, przy czym zmiana nie zajmuje dużo czasu – wystarczy wejść w menu, zmienić język i gotowe. 

W programie do fakturowania dostępne są gotowe wzory dokumentów, jednak użytkownik może zmienić ich wygląd, a także dodać logo, grafikę czy inne dodatki. Wprowadzenie dodatkowych elementów sprawia, że dokument staje się bardziej charakterystyczny, przyciąga wzrok i zapada w pamięci klientów. 

Korzystając z programu do wystawiania faktur online, można prowadzić zaawansowane statystyki i raporty, które pozwolą na bieżąco analizować sytuację firmy. Korzystając z cennych informacji, opierających się na uzyskiwanych przychodach i generowanych kosztach szybko wprowadza się niezbędne dla firmy zmiany i modyfikacje. Raporty mogą stać się podstawą do rozbudowy albo poważnych zmian w firmie. Im więcej danych uzyskiwanych przez przedsiębiorcę, tym sprawniejsze będzie prowadzenie jego firmy, zwiększy się także szansa na odniesienie sukcesu na rynku. 

Program do wystawiania faktur oferuje także współpracę z firmę windykacyjną dla kontrahentów, którzy nie płacą na czas swoich zobowiązań. Przedsiębiorca musi tylko przekazać stosowną informację, a następnie czekać na efekty działań specjalistów.  Korzystanie z dobrego programu do fakturowania to przede wszystkim oszczędność czasu i redukcja błędów, stąd warto się na to rozwiązanie zdecydować. To narzędzie używane zarówno przez księgowe, pracowników, jak i samych pracodawców.