Ustawodawca warunkuje, w jaki sposób należy wystawiać faktury i jakie elementy musi zawierać dowód sprzedaży. To celowe działanie, które sprawia, że wszyscy działający na rynku przedsiębiorcy postępują w taki sam sposób, a wystawiane dokumenty mają jeden, spójny schemat i wygląd.

Druk FV musi być zgodny z obowiązującymi przepisami – w przeciwnym wypadku nie może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu i służyć do pomniejszenia podstawy opodatkowania.
Ogromnym uproszczeniem są programy do fakturowania, które pozwalają na szybkie i bezbłędne przygotowanie dowodów sprzedaży. Intuicyjne działanie pozwala uniknąć błędów i zaoszczędzić czasu. Warto wiedzieć, na jakie kwestie trzeba zwrócić szczególną uwagę i jakich elementów nie może zabraknąć w fakturze. 

Druk FV – obowiązkowe elementy na fakturze

Rozporządzenie wydane przez Ministra Finansów wskazuje, jakie dane muszą znaleźć się w każdej fakturze VAT. Kiedy do fakturowania służy program dostępny online, przedsiębiorca nie musi pamiętać o wszystkich niezbędnych elementach, obliczeń też nie wykonuje samodzielnie. Nawet dane kontrahentów uzupełniają się automatycznie, a przy tym nie zawierają żadnych błędów. To zdecydowanie lepsza opcja niż ręczne przygotowanie dowodów sprzedaży. W programie oblicza się całkowitą kwotę sprzedaży, kwotę podatku oraz wartość przyznanych rabatów (opcjonalnie). Gotowy dokument można zawsze wydrukować, zapisać zarówno na używanym komputerze, jak i w archiwum w chmurze, a także wydrukować. 

Druk FV musi zawierać następujące informacje:

- numer faktury, 

- data wystawienia faktury oraz data sprzedaży (jeżeli dochodzi do sprzedaży ciągłej), 

- data dostarczenia towaru albo wyświadczenia usługi, 

- dane osobowe zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – podaje się imiona i nazwiska albo nazwy firmy, adres i numery NIP, 

- nazwa towaru albo wykonanej usługi, 

- miara oraz liczba sprzedanych towarów bądź zakres świadczonych usług, 

- cena jednostkowa bez podatku znana również jako cena netto, 

- wartość dostarczonych towarów albo wyświadczonych usług bez kwoty podatku (znana jest wartość sprzedaży netto), 

- stawka podatku VAT, 

- suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolniona od podatku, 

- kwota podatku, 

- kwota do zapłaty, oznaczona jako „Razem”. 

Jeżeli kwota faktury nie przekracza 450 zł, nie ma przeciwwskazań, żeby przygotować tak zwaną fakturę uproszczoną, na której znajduje się znacznie mniej elementów, czyli jej przygotowanie nie zajmuje dużo czasu. 

Powyżej podano wszystkie niezbędne elementy, ale ustawodawca umożliwia także wprowadzenie dodatkowych informacji. To sporo wiadomości, których na szczęście nie trzeba zapamiętywać. Zamiast tego można skorzystać z gotowych druków dostępnych w intuicyjnych i prostych w obsłudze programach do fakturowania. (Dowiedz się więcej na temat: Faktura.)

      

O czym trzeba pamiętać, uzupełniając druk FV?

Po nowelizacji przepisów wprowadzonej w 2011 roku nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze informacji, czy dokument jest kopią czy oryginałem. Oczywiście, ustawodawca nie zabrania podawania tej informacji, ale nie jest to obowiązkowy element. Trzeba pamiętać, żeby w trakcie wystawiania dokumentów zachować porządek chronologiczny. W praktyce oznacza to, że dokumenty z wcześniejszymi datami mają wyższe numery. Może się zdarzyć sytuacja, że numer zostanie pominięty i w takiej sytuacji wymaga się dołączenia do dokumentacji oświadczenia o pomyłkowym pominięciu oznaczenia. Takie przypadki się zdarzają i nie rodzą żadnych konsekwencji. 

Posiłkując się przepisami, nie znajdziemy dokładnych informacji, w jaki sposób powinna odbywać się numeracja. Przedsiębiorca, który wystawia bardzo mało dokumentów, może zdecydować się na numerację roczną, w której występuje numer łamany przez rok. Przy większej liczbie dokumentów stosuje się numerację miesięczną, gdzie numer jest łamany przez miesiąc oraz przez rok (1/01/2023). Numeracja może zaczynać się zarówno od roku, jak i od numeru faktury – to przedsiębiorca o tym decyduje. 

Dlaczego warto wybrać program do fakturowania, aby zrobić druk FV?

Przedsiębiorcy wystawiają faktury codziennie, dlatego nie warto robić tego ręcznie, a następnie wysyłać dokumentów do kontrahentów. Takie tradycyjne rozwiązanie jest już spotykane bardzo rzadko. Nie sprawdzają się też dowody sprzedaży przygotowywane w programach typu Excel, gdyż zawierają błędy, nie prezentują się estetycznie, a przy tym są bardzo pracochłonne. Zamiast podanych propozycji warto wybrać narzędzie do fakturowania afaktury.pl, gdzie intuicyjny interfejs ułatwia wystawianie dokumentów, pozwala rozliczyć firmę na koniec miesiąca, a także uzyskać przydatne dane i informacje dotyczące generowanych kosztów oraz osiąganych przychodów.
 W programie dostępna jest duża baza wzorów i szablonów, dzięki czemu dokument jest dostosowany do preferencji przedsiębiorcy. Zmianie podlega czcionka i kolor, można też wprowadzić dodatkowe elementy, tabelki, a nawet zdjęcia. Użytkownik decyduje, czy na fakturze znajduje się grafika, logo czy pieczęć firmowa. Do faktury można dołączyć też uwagi, a nawet ofertę handlową. 

Korzystając z programu do wystawiania faktur, ryzyko popełnienia błędu jest ograniczone. To bardzo dobry sposób, żeby nawiązać dobrą relację z kontrahentami, a także nie narazić się na odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym, który w dowolnym momencie może zadecydować o wykonaniu kontroli. Pamiętajmy, że wystawianie dokumentów niezgodne z obowiązującymi przepisami jest karalne, tak samo, jak i usunięcie dokumentów przed upływem terminu wyznaczonego przez ustawodawcę.
Nieczytelne faktury także powodują szereg konsekwencji. Aby uniknąć stresu i konieczności tłumaczenia się ze swoich działań, wystarczy wybrać program do wystawiania faktur. Wszystkie dokumenty są wystawiane i przechowywane w jednym miejscu. Tak samo, jak informacje o generowanych kosztach. W programie znajdują się dane o kwocie uregulowanego podatku oraz składkach ZUS. Miesięczne rozliczenia, dane o zrealizowanych płatnościach – wszystkie informacje, których może wymagać US w trakcie kontroli, znajdują się w jednym miejscu.

Przedsiębiorca może tłumaczyć dokumenty, kontrolować płatności, wprowadzać kody QR i inne zabezpieczenia, a to wszystko w jednym programie.