Działalność gospodarcza to ogromna ilość obowiązków, do których zalicza się między innymi prowadzenie księgowości. Można się tym zająć samodzielnie albo skorzystać ze wsparcia oferowanego przez biuro rachunkowe. Przedsiębiorca może zdecydować się na tradycyjne placówki albo internetowe biuro rachunkowe. Warto poznać zalety wymienionych rozwiązań. 

Tradycyjne biuro rachunkowe – w jaki sposób wspiera przedsiębiorcę? 

Prowadzenie księgowości na własny rachunek to spore ryzyko, dlatego tradycyjne biuro rachunkowe to zdecydowanie lepsze rozwiązanie. Wybrana księgowa zajmuje się uzupełnianiem ksiąg rachunkowych, przygotowaniem deklaracji oraz załatwianiem spraw urzędowych. Jedyne co musi zrobić przedsiębiorca to dostarczyć do biura rachunkowego wszystkie potrzebne dokumenty używane do wykonywania rozliczeń oraz uzupełniania dokumentacji firmowej. Na podstawie uzyskanych informacji księgowa przekazuje jaką kwotę składek ZUS trzeba zapłacić, a także jaka jest wysokość podatku. 

Biuro rachunkowe to doskonała alternatywa dla przedsiębiorców, którzy nie wystawiają tak wielu dokumentów, stąd zatrudnienie księgowej w firmie nie jest w pełni opłacalne. Mowa o jednoosobowej działalności gospodarczej oraz mikroprzedsiębiorstwach. 

Tradycyjne biuro rachunkowe zajmuje się wystawianiem faktur, prowadzeniem KPiR, przygotowywaniem deklaracji podatkowych, uzupełnianiem rozliczeń pracowniczych, prowadzeniem rejestrów oraz ewidencji, optymalizacją finansową. Biuro rachunkowe, a raczej zatrudnione księgowe muszą na bieżąco zapoznawać się ze zmianami wprowadzanymi przez ustawodawcę, odpowiadają za prowadzenie wykazu kosztów firmy i jednocześnie pozostają w kontakcie z urzędami. 

Internetowe biuro rachunkowe – opcja dla wygodnych 

Internetowe biuro rachunkowe działa inaczej niż tradycyjna placówka. Przede wszystkim przedsiębiorcy nie muszą osobiście stawiać się w jednostce, a wszystkie faktury czy dokumenty oraz potrzebne informacje przekazywane są drogą elektroniczną. To wygoda i oszczędność czasu, dlatego to rozwiązanie zasługuje na szczególną uwagę. 

Biuro rachunkowe działające w Internecie wykonuje takie same czynności, jak tradycyjna placówka z tą różnicą, że kontakt z księgową odbywa się przede wszystkim elektronicznie (w niektórych sytuacjach również telefonicznie). Przygotowane dokumenty pozostają cały czas na nośnikach, dzięki czemu są bezustannie dostępne. Jeśli zaistnieje taka konieczność – można je szybko wydrukować. Prowadzenie dokumentacji firmy w formie elektronicznej ułatwia ewentualne kontrole i skraca czas poszukiwań. To bardziej nowoczesne rozwiązanie od tradycyjnych biur rachunkowych. 

Biura rachunkowe w Internecie pracują z wykorzystaniem aplikacji internetowych. Mają one intuicyjny interfejs, a sama rejestracja ogranicza się jedynie do założenia konta i każdorazowego logowania. Aby skorzystać z usług internetowego biura rachunkowego, trzeba podpisać umowę na konkretny okres. Co ważne, cena jest ściśle zależna od wykonywanych usług. 

Dlaczego warto wybrać internetowe biuro rachunkowe? 

Korzystanie z internetowego biura rachunkowego ma zdecydowanie więcej korzyści niż wad. Przede wszystkim warto wspomnieć o atrakcyjnej cenie, gdyż za skorzystanie z usług księgowej online trzeba zapłacić zdecydowanie mniej. Warto wspomnieć także o oszczędności czasu, gdyż nie trzeba udawać się osobiście do biura, dostarczać potrzebne dokumenty i odbierać przygotowanych faktur. Wszystkie czynności są wykonywane z poziomu komputera i to bez wychodzenia z firmy czy domu. Internetowe biura tak samo, jak i tradycyjne mają możliwość reprezentacji przed urzędami. 

Aplikacje działają bez przerwy, dlatego przedsiębiorca może kontrolować finanse firmy o każdej godzinie bez względu na dzień tygodnia. Bardzo przydatne są także raporty z rozliczeń. Dla niektórych osób problematyczny może być brak kontaktu. Z tego względu wybierając biuro rachunkowe, trzeba upewnić się, że istnieje możliwość rozmowy telefonicznej, która zdecydowanie ułatwia współpracę i rozwiązanie problematycznych kwestii. 

Na jakie cechy zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe? 

Biura rachunkowe są szczególnie przydatne przedsiębiorcom, którzy nie osiągają dużych dochodów, nie zatrudniają wielu pracowników i wystawiają stosunkowo małą ilość faktur. Przed wyborem odpowiedniej firmy należy zwrócić uwagę na cenę, jaką trzeba zapłacić za usługę. Warto sprawdzić kilka ofert, gdyż ceny dostępnych pakietów znacznie różnią się od siebie. Aby dobrze wybrać ofertę, trzeba wiedzieć, jakie są potrzeby firmy. W przypadku podstawowych potrzeb nie ma konieczności wykupywania usług Premium, gdyż to tylko strata pieniędzy. 

Bardzo ważna jest renoma, jaką ma biuro rachunkowe. Warto sprawdzić opinie wśród znajomych czy innych przedsiębiorców, a także przejrzeć informacje na forum czy w wizytówce Google. 

Dodatkowo trzeba upewnić się, że biuro pokrywa ubezpieczenie OC. 

Zatrudnione księgowe w biurze rachunkowym powinny reprezentować firmę przed urzędami. W tym celu trzeba podpisać stosowne pełnomocnictwo. W omawianym przypadku można zaoszczędzić sporo czasu, gdyż pracownicy biura załatwiają wszystkie formalności (ZUS DRA, składanie deklaracji czy rozliczeń). 

Spore znaczenie odgrywa także komunikacja z biurem. Bezustanne wydzwanianie i utrudniony kontakt wywołują frustrację, a nawet mogą przyczynić się do utraty klientów (na przykład, gdy faktury nie są gotowe na czas, a księgowa nie odbiera telefonu). Godziny pracy biura powinny być dostosowane do możliwości przedsiębiorcy. Trzeba upewnić się, że w awaryjnych sytuacjach można liczyć na pomoc w formie rozmowy telefonicznej, kontaktu mailowego czy osobistej wizyty w biurze. 

Trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy biuro rachunkowe tradycyjne jest lepsze, czy może warto wybrać biuro działające online. Poleca się sprawdzenie różnych ofert, a jeśli istnieje taka możliwość to skorzystać z próbnego okresu.