Pro forma jest dokumentem powszechnie występującym w obrocie gospodarczym, dlatego warto poznać wszystkie szczegóły dotyczącego tego dowodu, metody wystawiania oraz niezbędne elementy. Co ciekawe, przygotowanie pro formy nie odbiega w żaden sposób od tradycyjnych faktur, które są wystawiane przedsiębiorcom albo osobom prywatnym, pod warunkiem, że mają takie żądanie. Warto wiedzieć, że podobny wygląd oraz takie same informacje nie sprawiają, że obie faktury można traktować w ten sam sposób.
W jaki sposób wystawia się fakturę pro forma w programie do faktur, a o czym trzeba pamiętać w tradycyjnej, papierowej wersji?
Pro forma to dokument, który ma na celu przekazanie konsumentowi informacji dotyczących towarów albo usług. Chodzi przede wszystkim o cenę. Faktura pro forma ma także na celu potwierdzenie zawarcie transakcji. Kiedy klient otrzyma dokument, wielokrotnie decyduje się na wpłacenie zaliczki albo dokonuje przedpłatę dostawy.
Warto jednak pamiętać, że pro forma nie jest dowodem księgowym. Co można przez to rozumieć? Przedsiębiorca nie ma prawa ująć faktury pro forma w Księdze Przychodów i Rozchodów. Oznacza to, że dla firmy nie stanowi kosztu ani przychodu. Wystawienie faktury nie ma żadnych konsekwencji, kiedy chodzi podatek dochodowy albo podatek VAT.
Pro forma może zostać określona jako dokument wstępny. Po zaakceptowaniu przez klienta przedsiębiorca ma obowiązek przygotowania faktury sprzedaży. Najlepiej wykorzystać do tego dobry program do fakturowania – afaktury.pl nadaje się do tego znakomicie.
Proforma powinna zostać wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, kiedy usługa została wykonana albo dostarczono towar — zgodnie z art. 106i ust. 1 ust. o VAT. Z kolei w przypadku, kiedy kontrahent uregulował część albo całość należności jeszcze zanim otrzymał towar, albo skorzystał z usługi, obowiązek podatkowy powstaje w dniu jej otrzymania/wykonania. Takie informacje można znaleźć w ustawie o VAT. W omawianym przypadku przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową albo fakturę sprzedaży także w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki.
W przepisach nie znajdziemy informacji, w jaki sposób trzeba przygotować dokumenty i jak mają wyglądać. Ustawodawca reguluje jednak szereg informacji, które muszą znaleźć się na fakturze pro forma. Sposób wystawiania również stanowi indywidualną decyzję przedsiębiorcy. Dostępne są gotowe dowody, które można wypisywać ręcznie, chociaż zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z programu do fakturowania.
Na proformie muszą znaleźć się następujące elementy:
- tytuł – w tym przypadku może to być pełna nazwa faktura pro forma albo pro forma,
- data i miejsce wystawienia,
- wyszczególnienie podmiotu wystawiającego, czyli dane sprzedawcy wraz z adresem i numerem NIP,
- dane klienta (nazwa, imię nazwisko oraz adres, numer NIP w przypadku przedsiębiorców),
- nazwa nabywanych towarów albo wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- wartość netto,
- stawka VAT,
- kwota VAT,
- wartość brutto,
- kwota do zapłaty (wartość netto plus kwota podatku),
- podpis wystawcy.
Opcjonalnie można zawrzeć także szereg dodatkowych informacji, a wśród nich numer konta, termin dostawy albo przydzielony rabat (jeśli został on przyznany).
Faktura pro forma – jak wystawić dokument w programie do fakturowania?
Afaktury.pl to intuicyjny program przeznaczony do wystawiania dokumentów księgowych i sprzedażowych. Wszystkie czynności potrzebne do wygenerowania pro formy nie zajmują dużo czasu. Wystarczy kliknąć zakładkę wystaw dokument, a później wybrać jedną z opcji, czyli w tym przypadku faktura pro forma. Następnie trzeba wypełnić wszystkie wymagane pola, czyli dane kontrahenta (jeśli znajduje się w bazie kontrahentów, wystarczy go wskazać), informacje o towarach albo usługach, ich cena i pozostałe informacje.
Kiedy dokument jest już kompletny, przychodzi czas na zapisanie faktury pro forma w formacie PDF, wydrukowanie na drukarce albo przesłanie dokumentu przy pomocy maila. Po wystawieniu każdego dokumentu zostaje on automatycznie zapisany w pamięci programu, co ułatwia odszukiwanie i przygotowanie faktury VAT.
Wystawienie faktury pro forma przebiega szybko i sprawnie i nie wymaga żadnych dodatkowych umiejętności. Program krok po kroku podpowiada co robić, jakie dane wpisywać oraz ułatwia samodzielnie przygotowywanie firmowej księgowości.
Warto pamiętać, że pro forma to dokument, który motywuje kontrahentów do zapłaty za towary albo usługi, gdyż dopiero po otrzymaniu tradycyjnej faktury sprzedaży mogą zaliczyć ją do kosztów. To świetny sposób na nieuczciwych i ociągających się z płatnościami klientów.