Zacznijmy do tego, że w ani jednej ustawie, ani też przepisach czy wytycznych ministrów nie znajdziemy informacji, jak należy wystawiać faktury. Jednak bez wątpienia najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu do fakturowania, gdzie wszystkie działania są w pełni automatyczne, a dodatkowe funkcje zdecydowanie ułatwiają stworzenie estetycznych i bezbłędnych dowodów sprzedaży oraz innych dokumentów potrzebnych do prowadzenia magazynu i nawiązania dobrej relacji z kontrahenta.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wystawianie dowodów sprzedaży przy pomocy KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Mowa o ogólnokrajowym programie informatycznym, gdzie przedsiębiorcy mogą nie tylko wystawiać, ale również otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane.  

Kiedy faktura jest już przygotowana i wysłana do nabywcy, trzeba zadbać o jej przechowywanie w odpowiedni sposób. Ustawodawca wymaga gromadzenia dokumentów przez okres minimum 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, kiedy upłynął termin płatności podatku od towarów i usług, dzieląc na poszczególne okresy rozliczeniowe. W tym miejscu trzeba wspomnieć, że korzystając z KSeF dokumenty są przechowywane przez 10 lat, liczonych od chwili ich przetworzenia. System pozwala na pobieranie faktur, a przedsiębiorca nie musi pamiętać o tym, jak długo są one przechowywane. Wszystko odbywa się automatycznie. 

Obowiązkowy dokument sprzedaży, czyli faktura - jak wystawić?

Przy wystawianiu faktur, trzeba posiłkować się przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1. W dokumencie muszą znaleźć się podstawowe informacje dotyczące stron, transakcji i poszczególnych wartości, a wśród nich:

- data wystawienia, 

- kolejny numer dokumentu, 

- informacje o sprzedawcy i nabywcy (dane osobowe, adresy oraz numery używane do identyfikacji), 

- data wykonania albo zakończenia dostawy towarów, albo wyświadczenia usług lub data otrzymania zapłaty, gdy różni się od daty wystawienia faktury, 

- nazwa (rodzaj) towaru albo usługi, 

- miara oraz ilość (liczba) dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług, 

- cena jednostkowa towaru albo usługi, nie wliczając w to kwoty podatku (określona jako cena jednostkowa netto), 

- kwoty zastosowanych upustów albo obniżek, 

- stawka podatku, 

- suma wartości sprzedaży netto z wyszczególnieniem sprzedaży objętej konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedażą zwolnioną od podatku, 

- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze wskazaniem kwot dotyczących konkretnych stawek podatku, 

- kwota należności ogółem. 

Faktura - jak wystawić i jakie dodatkowe elementy mogą pojawić się w dokumencie?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w fakturze mogą pojawić się też dodatkowe elementy. Nie są one obowiązkowe, ale bardzo przydatne. Podaje się informację o zastosowaniu metody kasowej (dedykowana małym przedsiębiorcom), samofakturowaniu, mechanizmie podzielonej płatności oraz procedurze marży dla biura podróży. Podaje się także zapis o procedurze marży, a dla podmiotów zwolnionych z VAT, wymaga się wprowadzenia zapisu stanowiącego podstawę do skorzystania ze zwolnienia. 

Z kolei w sekcji uwagi wpisuje się dodatkowe ważne wskazówki albo wytyczne. Podaje się na przykład dane do przelewu wraz z terminem płatności, informację o przydzielonych rabatach i inne istotne zapisy, które pozwolą na nawiązanie owocnej dla obu stron współpracy. 

W tym miejscu warto zaznaczyć, że przepisy obowiązujące w Polsce muszą być zgodne z przepisami europejskimi. Właśnie dlatego na fakturach nie ma obowiązku zamieszczania podpisu obu stron, czyli zarówno kupującego, jak i sprzedawcy. Ne wymaga się też pieczątek firmowych (te elementy można zachować, ale nie jest to obowiązkowe). Chociaż istnieją dwa wyjątki od tej zasady, a mianowicie podpisów wymaga się w przypadku faktur RR, czyli dowodów sprzedaży przygotowywanych na rzecz rolników ryczałtowych oraz not korygujących.
Z kolei ze względów estetycznych faktura powinna zawierać również elementy charakterystyczne dla firmy, czyli logo albo pieczęć graficzną. To dodatki, które zapewnią nienaganny wygląd i pozwolą nawiązać jeszcze lepszą relację z kontrahentami, co jest bardzo ważne, patrząc na ogromną konkurencję, jaka panuje na współczesnym rynku. We wszystkim pomoże dobry program do fakturowania z KSeF takie jak afaktury.pl.

Afaktury.pl, czyli jak szybko i sprawnie wystawić fakturę

Program do fakturowania pozwala przede wszystkim przygotować estetyczne i spójne dokumenty. Wyglądają one tak, jak oczekuje tego przedsiębiorca, poprzez wybór szablonu, kolorystyki, czcionki i innych szczegółów związanych z wyglądem dowodów. W dalszej kolejności to narzędzie używane do sprawowania kontroli nad płatnościami. W jednym miejscu znajdują się informacje o wszystkich uregulowanych płatnościach oraz zaległych fakturach. Przedsiębiorca nie zawsze ma czas, aby sprawdzać, czy każdy klient zapłacił za fakturę, co może wygenerować stratę dla firmy. Na szczęście, gdy wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, a do tego ujęto je w formie estetycznej tabeli – sprawowanie kontroli jest bardzo łatwe.

Program do faktur pozwala jeszcze lepiej zabezpieczać dokumenty, dzięki czemu żaden oszust czy nieuczciwy przedsiębiorca nie wystawi dokumentów zamiast prawdziwego sprzedawcy i nie spróbuje wyłudzić pieniędzy w nieuczciwy sposób. W tym celu stosowane są kody QR, które pojawiają się na fakturach, a do ich skanowania wykorzystywana jest aplikacja. 

Jak wystawić fakturę?

Faktura stanowi jeden z podstawowych dokumentów w każdym przedsiębiorstwie, gdyż służy do potwierdzenia wykonanych transakcji. Faktury są wystawiane oraz dostarczane w formie elektronicznej, a także papierowej. Kierując się zasadami omówionymi w ustawie o VAT, dowiemy się, jakie informacje i dane muszą znaleźć się w dokumencie. Faktury zawsze trzeba wystawiać w dwóch egzemplarzach – jeden z nich jest przeznaczony dla wystawcy, a drugi dla nabywcy dóbr czy usług.
Terminy wystawiania faktur – o czym muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Jednym z obowiązków podatnika jest wystawianie faktur, które powinny zostać przygotowane do 15. dnia następnego miesiąca. Jednak ustawodawca przewidział szereg wyjątków od tej reguły, a wśród nich usługi budowlane (do 30 dnia od dnia wykonania usługi), dostawę książek drukowanych (60 dni od wydania towarów), czynności polegające na drukowaniu książek (do 90 dni od dnia wydania).
Wystawianie faktur odbywa się także na żądanie nabywcy. Dokument może być wymagany przez 3 miesiące, licząc od ostatniego dnia miesiąca, kiedy usługa została wykonana albo towarów doręczony.
Pokrótce omówiono kilka terminów wystawiania faktur, dotyczą one zarówno vatowców, jak i nie-vatowców.


Jak wystawić fakturę VAT?
Przepisy prawa regulują wszystkie zasady związane z fakturami (art. 106e ustawy o VAT). Aby dokument był uznany przez nabywcę oraz organy kontrolne, faktura musi zawierać:
- numer dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę wykonania usługi albo zakończenia dostawy towarów (jeśli  jest ona różna od daty wygenerowania dokumentu),
- imiona oraz nazwiska albo nazwę sprzedawcy i nabywcy (ważne jest wpisanie ich adresów oraz numerów NIP),
-nazwę sprzedawanego towaru albo wykonywanej usługi,
- ilość sprzedanych towarów albo zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru albo usługi,
- kwoty przydzielonych rabatów,
- łączną wartość netto towarów albo wykonanych usług,
- obowiązujące stawki podatków,
- sumę wartości sprzedaży netto (ważny jest podział na sprzedaż objętą konkretnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku),
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów czy usług z podziałem na kwoty związane z konkretnymi stawkami podatku,
- kwotę należności ogółem.


Wystawianie faktur w programie do fakturowania
Celem faktury jest potwierdzenie wykonanej transakcji. Polskie prawo umożliwia przygotowanie każdego spośród 7 dokumentów, a wśród nich:
- faktury VAT,
- faktury proforma,
- faktury podatnika zwolnionego z VAT,
- faktury zaliczkowej,
- faktury korygującej,
- faktury końcowej.


Dobry program do fakturowania ułatwia wystawianie dokumentów, działania intuicyjnie, a możliwość stworzenia baz kontrahentów oraz towarów skraca czas potrzebny na przygotowanie dowodów sprzedaży. Najlepiej sprawdzają się systemy, których nie trzeba instalować czy wdrażać, gdyż można ich używać bez względu na lokalizację czy czas. Dobrym przykładem jest darmowy program afaktury.pl. Program umożliwia wykonywanie konfiguracji, czyli przedsiębiorca jest w stanie przygotować optymalny szablon faktury, zamiast korzystać z gotowych wzorów. Kiedy pojawią się ewentualne trudności, do dyspozycji przedsiębiorcy pozostają fachowcy oferujący wsparcie i rozwiewający wszelkie wątpliwości. Aby korzystać z programu do faktur, wystarczy się zalogować. Niektóre programy są całkowicie darmowe, inne oferują bezpłatne wersje podstawowe, a w przypadku najbardziej zaawansowanych programów trzeba liczyć się z abonamentem.  


Tradycyjne wystawienie faktur

Program do fakturowania może zostać zastąpiony tradycyjną fakturą w wersji papierowej. Wzór faktury powinien być wcześniej przygotowany, a następnie powielany. Wpisywanie danych zajmuje sporo czasu, dlatego taka forma przygotowania dokumentów nie cieszy się popularnością. Po przygotowaniu i sprawdzeniu dokumentu trzeba go wysłać pocztą, tak aby na czas trafił do kontrahenta. Takie postępowanie rodzi dodatkowe koszty oraz wymaga czasu. Ustawodawca cały czas zezwala na papierowe faktury, ale wraz z upływem lat i troską o środowisko może to zostać zmienione.