Faktura proforma a prawo podatkowe

W świecie finansów i rachunkowości, faktura proforma to temat, który wzbudza wiele pytań, zwłaszcza w kontekście prawa podatkowego. Dla wielu przedsiębiorców może wydawać się zagadkowym dokumentem, który w rzeczywistości pełni bardzo konkretne funkcje. W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest faktura proforma, jakie ma zastosowanie w praktyce oraz jak wygląda jej sytuacja w kontekście obowiązujących przepisów podatkowych.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument handlowy, który często mylony jest z fakturą VAT. Różnica między nimi jest jednak zasadnicza – faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie powoduje obowiązku podatkowego. W praktyce oznacza to, że faktura proforma nie wymaga od nabywcy uiszczenia podatku VAT, a także nie musi być uwzględniana w ewidencjach księgowych zarówno przez sprzedawcę, jak i kupującego.

Głównym celem faktury proforma jest przedstawienie oferty handlowej w formie zbliżonej do faktury VAT. Umożliwia ona odbiorcy zapoznanie się z warunkami transakcji, takimi jak cena, ilość towarów, czy termin dostawy. Faktura proforma jest więc często stosowana na etapie negocjacji, gdy ostateczna decyzja o zakupie nie została jeszcze podjęta.

Faktura proforma a prawo podatkowe

Faktura proforma jest przede wszystkim dokumentem o charakterze informacyjnym. Jest to forma oferty handlowej, która szczegółowo określa warunki potencjalnej transakcji, takie jak cena, ilość towarów lub usług, termin dostawy, a także inne warunki handlowe. Jednak w odróżnieniu od faktury VAT, faktura proforma nie powoduje obowiązku zapłaty podatku VAT, nie może być również podstawą do odliczenia tego podatku przez nabywcę. Dla wielu przedsiębiorców faktura proforma stanowi wygodny sposób na przedstawienie szczegółowej oferty, bez konieczności generowania formalnych zobowiązań podatkowych.

W praktyce gospodarczej faktura proforma bywa stosowana w różnych sytuacjach, na przykład przed realizacją zamówienia lub jako podstawa do wystawienia faktury zaliczkowej. Jednak ważne jest, aby faktura proforma była wyraźnie oznaczona jako „proforma” i nie była mylona z rzeczywistą fakturą VAT. Brak jasnego oznaczenia może prowadzić do nieporozumień, szczególnie w kontaktach z kontrahentami, którzy mogą błędnie uznać proformę za faktyczny dokument księgowy.

Co ważne, w międzynarodowym handlu faktura proforma odgrywa istotną rolę jako dokument pomocniczy, na przykład w procesach celnych. Może być używana do deklarowania wartości towaru na potrzeby odprawy celnej, choć sama w sobie nie jest podstawą do odprawy.

Kiedy według prawa warto wystawić fakturę proforma?

Faktura proforma jest wszechstronnym narzędziem w obiegu dokumentów handlowych i może być wystawiana w różnych sytuacjach, w których przedsiębiorcy chcą zyskać pewność co do warunków transakcji zanim przejdą do formalnych kroków, takich jak wystawienie faktury VAT. Oto bardziej szczegółowe i wartościowe informacje na temat sytuacji, w których wystawienie faktury proforma jest korzystne:

1. Prezentacja oferty handlowej wystawiając fakturę pro-forma - Faktura proforma jest szczególnie użyteczna, gdy przedsiębiorca pragnie przedstawić szczegółową ofertę handlową. Dokument ten zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące transakcji, takie jak ceny, ilość towarów, opis produktów, warunki dostawy i płatności. 
2. Zamówienia międzynarodowe i formalności celne - W handlu międzynarodowym faktura proforma pełni kluczową rolę w procesach celnych. W wielu krajach urzędnicy celni wymagają faktury proforma do oszacowania wartości towarów, co jest niezbędne do naliczenia odpowiednich ceł i podatków. Ponadto, faktura proforma może być wymagana przy uzyskiwaniu akredytywy bankowej, co zapewnia dodatkowe zabezpieczenie finansowe dla sprzedającego.
3. Weryfikacja zdolności płatniczej klienta wystawiając fakturę pro-forma - Przed zrealizowaniem zamówienia, szczególnie w przypadku dużych wartości, warto wystawić fakturę proforma, aby sprawdzić, czy klient akceptuje warunki transakcji i jest gotów do zapłaty.
4. Potwierdzenie zamówienia i planowanie wystawiając fakturę pro-forma - Dla wielu przedsiębiorstw jest to sposób na formalizację warunków zamówienia, co może być szczególnie przydatne w przypadku produkcji na zamówienie lub usług wymagających dłuższego czasu realizacji. 
5. Usługi przedpłaty i zaliczek wystawiając fakturę pro-forma - W sytuacjach, gdy transakcje wymagają zaliczek lub przedpłat, faktura proforma może być wystawiana jako dokument potwierdzający wysokość zaliczki i warunki jej wpłaty. W takim przypadku faktura proforma służy jako formalne przypomnienie dla klienta o konieczności dokonania przedpłaty przed sfinalizowaniem pełnej transakcji.

Czy faktura proforma może być podstawą do roszczeń prawnych?

Kluczowym punktem jest to, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani dokumentem potwierdzającym rzeczywiste dokonanie transakcji. Z tego powodu jej rola jako podstawa do roszczeń prawnych jest ograniczona. Oto, co warto wiedzieć:

1. Funkcja faktury proforma - Faktura proforma jest dokumentem o charakterze informacyjnym, który przedstawia warunki przyszłej transakcji. Zawiera szczegóły takie jak cena, ilość towarów lub usług, terminy dostawy i płatności. Choć może być użyteczna w kontekście przygotowania oferty lub potwierdzenia warunków umowy, sama w sobie nie stanowi dokumentu potwierdzającego realizację transakcji ani nie rodzi obowiązków finansowych ani prawnych.
2. Faktura pro-forma nie ma mocy prawnej - Z racji tego, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani formalnym potwierdzeniem transakcji, nie może być używana jako podstawa do roszczeń prawnych w przypadku sporu dotyczącego realizacji umowy. W przypadku, gdy dochodzi do sporów dotyczących wykonania umowy lub zapłaty, faktura proforma nie jest uznawana za wystarczający dowód na dokonanie sprzedaży lub świadczenie usługi.
3. Dokumentacja prawna - W przypadku sporów prawnych związanych z realizacją umowy, bardziej odpowiednie są dokumenty takie jak faktura VAT, umowa sprzedaży, umowa o świadczenie usług, oraz korespondencja związana z transakcją (np. potwierdzenia zamówienia, e-maile, protokoły odbioru). Te dokumenty mają większą moc dowodową, ponieważ potwierdzają rzeczywiste wykonanie transakcji oraz mogą być podstawą do dochodzenia roszczeń prawnych.
4. Zabezpieczenie interesów firmy - Aby zabezpieczyć swoje interesy prawne, przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby wszelkie ustalenia dotyczące transakcji były dokumentowane za pomocą formalnych umów i faktur VAT. Faktura proforma może być używana jako etap w procesie przygotowawczym, ale nie powinna być jedynym dokumentem stanowiącym podstawę do roszczeń prawnych. Zawsze warto, aby umowy były sporządzane na piśmie i zawierały wszystkie istotne warunki transakcji.

Wystawiaj faktury w programie zgodnie z prawem

Wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi jest kluczowym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Najlepszy program do faktur, oferuje nie tylko wygodę, ale także pewność, że wszystkie Twoje dokumenty są zgodne z aktualnymi 

Program do faktur automatycznie generuje faktury zgodnie z obowiązującymi standardami, zapewniając, że wszystkie wymagane elementy są uwzględnione. Wszelkie zmiany w przepisach dotyczących fakturowania, takie jak nowe regulacje dotyczące e-faktur czy zmiany stawki VAT, są na bieżąco aktualizowane w systemie, co pozwala uniknąć błędów i nieścisłości.

Dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), program do faktur umożliwia automatyczne przesyłanie e-faktur bezpośrednio do urzędów skarbowych, co zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje ryzyko związane z ręcznym wprowadzaniem danych. System również wspiera zgodność z wymaganiami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, zapewniając, że wszystkie faktury są przechowywane zgodnie z przepisami prawa.

Korzystając z najlepszego programu do wystawiania faktur, masz pewność, że Twoje faktury są wystawiane zgodnie z prawem, co pozwala skoncentrować się na prowadzeniu biznesu, bez obaw o ewentualne problemy związane z błędami w dokumentacji.

Specjalista afaktury.pl
Magdalena Krawczyk