Program afaktury.pl do wystawiania faktur to również wirtualny magazyn online dla sprzedawanych produktów, towarów, usług. W każdej chwili użytkownik ma wgląd do bazy towarów/usług, która znajduje się w zakładce Lista produktów/usług. Warto jednak uporządkować taką listę i podzielić wszystkie pozycje na kategorie. Nazwa i sposób grupowania jest całkowicie dowolna, ma ułatwiać wyszukanie określonego towaru lub usługi.
Aby dodać nową kategorię należy przejść do zakładki produkty /usługi, a następnie na stronę Kategorie, Tutaj znajduje się Drzewo kategorii, które stanowi schemat podziału wszystkich produktów na poszczególne grupy i podgrupy towarów lub usług. Klikamy na link z zieloną ikonką dokumentu, otwiera się nowe okno dialogowe Dodaj kategorię, w którym wpisujemy nazwy kolejnych kategorii w liniach, każdą w osobnym wierszu.
Przy tworzeniu bazy magazynowej, która upraszcza wystawianie faktur, wręcz sprowadza tę czynność do paru minut, ustalenie kategorii poszczególnych towarów i usług to priorytetowe zadanie przed użytkownikiem programu do fakturowania. W powyższym oknie dialogowym możemy od razu wpisać kilka a nawet kilkanaście pozycji, każdą w osobnej linijce. Klikając na rubinowy/zielony przycisk polecenia Dodaj, wprowadzamy wszystkie na Drzewo kategorii.
Obok kolejnych wprowadzonych kategorii na schemat drzewa kategorii, znajduje się trzy ikonki oraz kółeczko . Pierwsza ikonka z plusikiem, zmieniająca kolor z czarnej na zieloną, służy do dodawania podkategorii. Klikając, otwieramy nowe okno dialogowe do którego wprowadza się nową podkategorię do tej głównej. Tworzymy uporządkowany schemat kategorii i podkategorii produktów lub usług. Zasada dopisywania jest taka sama jak przy kategorii głównej. Kolejna linijka to kolejna podkategoria, dalej to już tylko należy zatwierdzić przyciskiem Dodaj.
Ikonka przedstawiająca karteczkę z ołówkiem to opcja edycji kategorii lub podkategorii. Otwiera się nowa strona, na której edytowaną kategorię można przypasować do rodzica (głównej kategorii). Czynimy to wybierając z rozwijanej listy kategorię główną lub nadrzędna. Możemy również, w polu edytowanym, opisać kategorię lub podkategorię, określić jej charakter i zakres. Można też dołączyć grafikę (rysunek, obrazek), wszystko to , co umożliwi lepszą identyfikację konkretnej grupy produktów. Na koniec klikamy na rubinowo/zielony przycisk polecenia Zapisz.
Przy drzewie kategorii znajduje się również ikonka z koszem do usuwania niepotrzebnych wpisów, kategorii. Klikając w czarny/czerwony kosz, usuwamy tą konkretną kategorie i jej podrzędne. Program afaktury.pl zanim dokona takiego polecenia, prosi o potwierdzenie tej operacji, w pojawiającym się małym okienku dialogowym, przez naciśnięcie OK lub Anuluj. Domyślną kategorię zaznaczmy w kółeczku i wówczas, przy każdorazowym wprowadzaniu nowego produktu do magazynu online, będzie wyświetlać się kategoria domyślna, zaznaczona przez użytkownika serwisu.
