Jak wysłać fakturę kontrahentowi ?

Wysyłanie faktur kontrahentom to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. Poprawne i efektywne przesyłanie faktur wpływa na płynność finansową firmy oraz buduje profesjonalny wizerunek. W tym artykule omówimy, jak łatwo i szybko wysłać fakturę kontrahentowi, korzystając z programu do wystawiania faktur afaktury.pl. Poznasz różne metody wysyłki, możliwości personalizacji oraz dodatkowe funkcje, które usprawnią cały proces wysłania faktury do kontrahenta.

Wysyłka faktury do kontrahenta bezpośrednio z programu do fakturowania 

Jeżeli chcesz wysłać dokument bezpośrednio z programu do wystawiania faktur z KSeF afaktury.pl, możesz to zrobić w sposób szybki i wygodny. Program oferuje szereg funkcji, które umożliwiają dostosowanie wysyłki do indywidualnych potrzeb. Oto, jak każda opcja może Ci pomóc:

Określenie rodzaju wysyłanej faktury

• Jeden egzemplarz - Szybka i prosta wysyłka jednej faktury, idealna dla mniejszych transakcji.
• Oryginał i kopia - Gwarancja, że zarówno Ty, jak i kontrahent macie pełną dokumentację.
• Faktura + WZ: Łatwe dołączenie dokumentu wydania zewnętrznego, co ułatwia zarządzanie logistyką.
• Dwa egzemplarze - Zapewnia dwie kopie dla kontrahenta, co jest przydatne w przypadku firm z bardziej złożonymi wymaganiami dokumentacyjnymi.
• Faktura + 2x Kopia - Zwiększa bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, wysyłając dodatkowe kopie.
• Duplikat - Możliwość szybkiego wysłania duplikatu w przypadku zgubienia oryginału przez kontrahenta.
• Kopia: Wysyłka tylko kopii, jeśli oryginał już został dostarczony, co zapobiega zamieszaniu.
• 2x Faktura + WZ - Kompleksowe rozwiązanie dla większych zamówień, łącząc fakturę i dokument wydania.
• Faktura + 2x WZ - Zapewnienie, że kontrahent otrzyma pełną dokumentację wydania towaru.

• Personalizacja treści wysyłanego maila - Możliwość dodania personalizowanego tekstu zwiększa profesjonalizm i personalizację komunikacji z kontrahentem.

• Wybór języka wysyłanej faktury - Umożliwia współpracę z międzynarodowymi partnerami, eliminując bariery językowe. W programie do faktur wyślesz fakturę kontrahentowi w aż 31 językach.

• Potwierdzenie wysłania faktury - Odznaczona koperta w liście faktur oznacza, że dokument został wysłany, co ułatwia monitorowanie i zarządzanie wysyłkami.

• Wysyłka kopii na swój email - Zapewnienie dostępu do kopii faktury w swojej skrzynce mailowej, co ułatwia późniejsze odnalezienie dokumentów.

Opcje na wydruku faktury dla kontrahenta

• Podpisy - Zwiększa autentyczność dokumentu, co jest ważne przy formalnych transakcjach.
• QRCode - Umożliwia szybki dostęp do dodatkowych informacji lub płatności, co zwiększa wygodę kontrahenta.
• Termin zapłaty - Jasne określenie terminu zapłaty pomaga unikać opóźnień i problemów z płynnością finansową.
• Podsumowanie ilości - Ułatwia przegląd ilości produktów lub usług, co jest przydatne przy większych zamówieniach.
• Kwota słownie - Zwiększa przejrzystość kwoty do zapłaty, co może zmniejszyć ryzyko błędów.
• Kwota netto w walucie - Umożliwia podanie kwoty netto w innej walucie, co jest korzystne przy transakcjach międzynarodowych.
• Kwota VAT w PLN - Wyświetla kwotę VAT w złotówkach, co ułatwia rozliczenia w Polsce.
• Sposób dostawy: Informacja o sposobie dostawy zwiększa przejrzystość i pomaga kontrahentowi w organizacji logistyki.
• Pieczęć prewencyjną - Zwiększa bezpieczeństwo dokumentu, co jest ważne przy większych transakcjach.
• Kwota w dwóch walutach - Podanie kwoty w dwóch walutach ułatwia rozliczenia międzynarodowe, co jest korzystne dla firm działających na różnych rynkach.
• Pole P (paragon): Umożliwia dodanie informacji o paragonie, co jest ważne przy sprzedaży detalicznej.
• Pole statusu produktu (wydruk) - Informacja o statusie produktu pomaga w zarządzaniu zapasami i logistyką.
• Waga produktów - Umożliwia dodanie wagi produktów, co jest przydatne przy wysyłkach towarów.
• Waluty - Podanie walut zwiększa przejrzystość rozliczeń i ułatwia współpracę z zagranicznymi kontrahentami.
• Konta bankowe - Dodanie kont bankowych ułatwia dokonanie płatności, co może przyspieszyć procesy finansowe.
• Czy płatnik VAT - Informacja o statusie VAT kontrahenta zwiększa przejrzystość i ułatwia rozliczenia podatkowe.
• Data w terminie zapłaty - Dodanie daty w terminie zapłaty ułatwia monitorowanie i zarządzanie płatnościami.
• QRCode płatności - Szybkie dokonanie płatności przez kontrahenta zwiększa wygodę i efektywność rozliczeń.
• Status dokumentu - Informacja o statusie dokumentu zwiększa przejrzystość i ułatwia zarządzanie fakturami.
• Pole GTU - Dodanie grup towarowo-usługowych ułatwia spełnienie wymogów prawnych.
• Pole procedura sprzedaży - Informacja o procedurze sprzedaży zwiększa przejrzystość i pomaga w spełnieniu wymogów prawnych.

Podzielona płatność faktury

• Nie pokazuj - Ukrycie opcji podzielonej płatności dla mniejszych transakcji, co upraszcza dokumentację.
• Tylko powyżej 15000 zł - Automatyczne wyświetlanie opcji podzielonej płatności dla większych transakcji.
• Zawsze - Stałe wyświetlanie opcji podzielonej płatności dla wszystkich transakcji, co zwiększa przejrzystość i zgodność z przepisami.

Dodatkowe funkcje wysyłki faktury dla kontrahenta z programu

• Wpłata - Informacja o dokonanej wpłacie pomaga w monitorowaniu wpływów i zarządzaniu płynnością finansową.
• Historia wpłat - Monitorowanie historii wpłat zwiększa przejrzystość i ułatwia zarządzanie finansami.

Wysyłka dokumentu bezpośrednio z programu do wystawiania faktur afaktury.pl to wygodny i efektywny sposób na zarządzanie dokumentacją księgową. Dzięki bogatym opcjom personalizacji i wsparciu dla wielu języków, program jest idealnym narzędziem dla firm współpracujących zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym.

Utwórz PDF w programie do faktur i wyślij do kontrahenta

Tworzenie i wysyłanie faktury w formacie PDF do kontrahenta za pośrednictwem dedykowanego programu do faktur, takiego jak afaktury.pl, jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją finansową w firmie. Dzięki temu narzędziu przedsiębiorcy mogą nie tylko zautomatyzować procesy księgowe, ale także zwiększyć precyzję i szybkość obsługi transakcji.

Program do faktur oferuje użytkownikom prosty w obsłudze interfejs, który umożliwia szybkie wprowadzanie wszystkich niezbędnych danych do faktury. To pozwala na szybsze wystawianie faktury oraz redukcję czasu poświęcanego na ręczne przetwarzanie informacji, co jest kluczowe w intensywnie działających firmach.

Automatyczne generowanie faktur w formacie PDF przez afaktury.pl gwarantuje spójność formatowania i przejrzystość dokumentów na wszystkich urządzeniach. PDF jest powszechnie akceptowanym formatem, co minimalizuje ryzyko niezgodności technicznych podczas odbioru przez kontrahenta.

Proces wysyłki faktury do kontrahenta jest równie prosty, jak jej generowanie. Po utworzeniu faktury w programie do faktur wystarczy dołączyć wygenerowany plik PDF do wiadomości e-mail lub innego komunikatora i wysłać go do kontrahenta. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zapewnić szybką i bezpieczną dostawę dokumentacji finansowej, co wpływa pozytywnie na relacje z kontrahentami i reputację firmy.

Wysyłka faktur do kontrahenta w różnych formatach – PDF, Excel, CSV

Program oferuje elastyczność w zakresie wysyłki faktur do kontrahentów, umożliwiając ich przesyłanie w różnych formatach, takich jak PDF, Excel i CSV. Ta różnorodność formatów pozwala dostosować sposób przekazywania dokumentów do indywidualnych potrzeb i preferencji odbiorców, co znacznie zwiększa wygodę i efektywność współpracy.

Wysyłka faktur do kontrahenta w formacie PDF jest szczególnie popularna ze względu na powszechność tego formatu oraz jego uniwersalność – niemal każdy kontrahent jest w stanie otworzyć i przejrzeć dokument w formacie PDF. Ponadto, PDF zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, ponieważ dokumenty mogą być zabezpieczone hasłem oraz podpisane cyfrowo.

Wysyłka faktur do kontrahenta w formacie Excel umożliwia łatwą edycję i analizę danych zawartych w fakturze. Dzięki temu kontrahenci mogą w prosty sposób importować dane do własnych systemów księgowych, co przyspiesza i upraszcza procesy księgowe i raportowanie. Pliki Excel są również wygodne dla odbiorców, którzy potrzebują elastyczności w manipulacji danymi.

Wysyłka faktur do kontrahenta w formacie CSV jest idealny dla tych kontrahentów, którzy korzystają z zaawansowanych systemów do przetwarzania danych. Pliki CSV są łatwe do importowania do różnych systemów ERP i CRM, co pozwala na automatyczne przetwarzanie dużych ilości danych. Dzięki temu kontrahenci mogą szybko i efektywnie zarządzać fakturami i danymi finansowymi.

Wysyłka faktury kontrahenta bezpośrednio z programu do KSeF

Program do wystawiania faktur afaktury.pl został w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co stanowi istotne usprawnienie dla firm pragnących zoptymalizować procesy księgowe i finansowe. 

Integracja programu do faktur z KSeF pozwala na bezpośrednie wysyłanie faktur do kontrahentów oraz do KSeF, co jest nie tylko wygodne, ale także zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Pełna integracja faktur z KSeF zapewnia zgodność z najnowszymi wymogami prawnymi dotyczącymi e-fakturowania. Firmy mogą być pewne, że ich dokumenty są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami, co jest kluczowe dla uniknięcia potencjalnych sankcji i problemów prawnych.

Podsumowując, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur znacząco ułatwia zarządzanie fakturami, zwiększa efektywność operacyjną i zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi. Automatyczne przesyłanie faktur do KSeF to krok w stronę nowoczesnych i bezbłędnych procesów księgowych, które pozwalają firmom skupić się na ich podstawowej działalności biznesowej.