Oferta handlowa to jeden ze sposobów zdobycia nowych klientów.
Aby dokumentów przyniósł zamierzony efekt, musi zostać starannie przygotowany, zawierać wszystkie potrzebne informacje i wzbudzić w kliencie chęć posiadania prezentowanych towarów czy usług. Takie wrażenia można uzyskać tylko w przypadku odpowiedniego doboru słów, omówienia wszystkich korzyści stosowania i skrótowego przedstawienia firmy, jaki jednostki godnej zaufania.

Przygotowanie oferty wymaga wcześniejszego pozwania odbiorcy, do którego kierowany jest dokument. W ofercie handlowej znajdują się podstawowe informacje o sprzedawcy, a prezentowane produkty są dobrane zgodnie z jego potrzebami. Dokument powinien zostać utworzony z wykorzystaniem programu do zarządzania firmą. Jest dostępny online, nie trzeba ściągać go na komputer, a pozwala przygotować wiele potrzebnych dokumentów, raportów czy wykonać inne ważne działania.  

Oferta online PDF – jak przygotować?

Oferta handlowa to dokument, w którym znajduje się wiele ważnych dla klienta informacji. Kiedy jest właściwie przygotowana, wzbudza w kliencie chęć nawiązania współpracy, pojawia się również zainteresowanie oraz zaciekawienie. To pierwszy krok do wykonania telefonu i poinformowania o chęci nawiązania współpracy. Jednak aby do tego doszło trzeba najpierw skorzystać z odpowiedniego narzędzia do ofertowania, gdyż to najlepszy sposób przygotowania estetycznej i spójnej oferty handlowej.

Wystarczy z menu głównego wybrać interesujący dokument, a następnie oczom przedsiębiorcy ukażą się rubryki, które trzeba wypełnić. Należy uzupełnić dane potencjalnego klienta oraz wskazać towary z bazy. Dane firmy przygotowującej dokument, numer i data powinny uzupełnić się w pełni automatycznie. Kiedy do zarządzania firmą służy sprawny program, można zaoszczędzić sporo czasu.

Przede wszystkim propozycje towarów czy usług widniejące na ofercie mogą być już wpisane do katalogu. Wystarczy w nie kliknąć, a cena netto, brutto, stawka VAT, jednostka miary uzupełnią się automatycznie.
Wyszczególniając poszczególne pozycje, tworzy się estetyczna tabelka, jednak to cały czas nie koniec działań. W dalszej kolejności przychodzi czas na dokładne omówienie cech oferowanych dóbr i korzyści związanych z ich używaniem.

Oferta online PDF – jak zachęcić do nawiązania współpracy?

Oferta powinna zawierać krótką charakterystykę oferowanych towarów. Warto wspomnieć o dostępnych rozmiarach, walorach kolorystycznych, mocnych stronach, korzyściach używania  i skupić się na innych dobrych stronach związanych z wyborem prezentowanych towarów. W przypadku zaprezentowania usług trzeba dodatkowo pokazać, że ich wybór przyniesie wiele pozytywnych zmian w życiu odbiorcy.

W tej części należy szczególnie zachęcić do nawiązania współpracy. W tym celu przedstawia się krótką historię firmy, czyli wskazuje sukcesy, wymienia osiągnięcia, uzyskane certyfikaty czy dyplomy, a także wygrane konkursy czy przetargi, jeśli takie miały miejsce. Nie tak trudno zainteresować klienta, wystarczy skupić się na mocnych stronach, używać odpowiedniego słownictwa i efekt gwarantowany.

Jeśli planowane prace mają odbywać się wieloetapowo to dobry moment, żeby dokładnie omówić, jak będzie prezentował się harmonogram działań, jakie efekty przyniosą poszczególne etapy i jaki będzie finalny produkt czy osiągnięcie. W ofercie handlowej nie ma miejsca na wady czy możliwe niepowodzenia, gdyż dokument ma na celu wzbudzenie zainteresowania, zachwalenie sprzedawanego asortymentu czy świadczonych usług, co przyczyni się do nawiązania współpracy i korzyści dla obu stron.

W ostatniej części oferty należy zawrzeć krótkie podsumowanie, a w nim dane kontaktowe, najlepiej numer telefonu oraz e-mail, imię i nazwisko osoby, z którą należy się porozumieć w celu omówienia oferty. Niektórzy preferują skrótowe opisanie przedstawionego dokumentu, jednak nie jest to konieczne. Jeśli oferta jest długa, na pierwszej stronie warto przygotować spis treści – odbiorca będzie mógł wielokrotnie wracać do potrzebnych informacji.

Program do ofertowania – jakie funkcje ułatwią prowadzenie firmy?

Oferty warto przygotowywać w programie do fakturowania i zarządzania firmą. Sprawny system pozwala na wystawienie wszystkich potrzebnych dokumentów. W Afaktury.pl po przygotowaniu oferty można ją w dowolnym momencie przekształcić w fakturę, zamówienie, rachunek czy paragon. Takie działania ułatwia życie przedsiębiorcy i sprawia, że obsługa klientów stanie się o wiele przyjemniejsza.

Dokumenty wystawiane przy pomocy programu mogą zostać wzbogacone w kody GTU. Mowa o symbolach oznaczających produkty albo usługi . Bez oznaczenia nie można przygotować pliku JPK, który jest obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Kody mogą, ale nie muszą pojawić się również na fakturze. Najważniejsze, żeby ich używać w celu oznakowania produktów i usług w celach kontrolnych.

Logo, czyli znak graficzny charakterystyczny dla danej marki powinien znaleźć się wszędzie, gdzie to tylko możliwe. Przedsiębiorca umieszcza go na pieczątce, szyldzie i plakatach, dlatego nie warto rezygnować ze wzbogacenia dokumentów o także ważny element. Faktura z wgranym logo od razu prezentuje się bardziej okazale i przyciąga uwagę klientów, co jest bardzo ważne w czasach ogromnej konkurencji.

Kod EORI na fakturze jest dedykowany dla przedsiębiorców współpracujących z kontrahentami z zagranicy. Numer jest wykorzystywany w celach podatkowych. Program pozwala na szybkie wprowadzenie tego numeru, a później zapisanie.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który pozwala na przygotowanie, a następnie udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Na chwilę obecną przedsiębiorcy nie mają obowiązku korzystania z tego systemu, ale obowiązek wejdzie w życie najprawdopodobniej w 2023 roku, stąd warto wybrać program, który pozwala na przygotowanie tego rodzaju dokumentów. Afaktury.pl na bieżąco aktualizuje wszystkie funkcje, dlatego KSeF jest już dostępny dla wszystkich użytkowników.