Oferta handlowa to estetyczny dokument, który stanowi doskonałą wizytówkę firmy pragnącej nawiązać współpracę. Przygotowanie oferty wymaga wykonania wcześniejszego researchu, czyli odszukania informacji o potencjalnym kliencie, zapoznania się z jego potrzebami. Kiedy przedsiębiorca wie, jakie usługi czy towary powinny znaleźć się w ofercie, przychodzi czas na skorzystanie z odpowiedniego programu do zarządzania firmą i przygotowania dokumentów. To w nim znajdują się estetyczne szablony, które można dopasować do własnych preferencji i charakteru prowadzonej działalności.

Oczywiście w ustawieniach programu można wprowadzić szereg zmian, a wśród nich zmienić rozmiar i kolor czcionki, a także wprowadzić ciekawe dodatki. Wśród dodatków wywołujących najlepsze efekty wymienia się oczywiście zdjęcia, gdyż oddziałują one na psychikę odbiorcy i wywołują u niego pragnienie posiadania. Na jakie funkcje programu warto zwrócić szczególną uwagę i jak krok po kroku odbywa się przygotowanie oferty?

Program do tworzenia ofert ze zdjęciami – jak przygotować efektywny dokument?

Oferta handlowa musi prezentować się bardzo estetycznie i zawierać wszystkie wymagane elementy – tylko wtedy przynosi oczekiwane efekty. Zacznijmy od najbardziej podstawowych informacji, czyli danych firmy, daty oraz numeru dokumentu – powinny zostać uzupełnione w pełni automatycznie, gdyż takie informacje widnieją już w systemie. W dalszej kolejności przychodzi czas na wprowadzenie danych potencjalnego klienta. W wybranych programach wystarczy podać numer NIP, a reszta danych uzupełnia się z bazy GUS. Takie działanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu i jednocześnie uniknąć błędów i literówek, które niemalże na pewno wywołają niechęć odbiorcy w stosunku do przedsiębiorcy, który proponuje współpracę. 

Najłatwiejsza część za nami, w dalszej kolejności przychodzi czas na wprowadzenie odpowiednich pozycji do tabelki. Przez pozycje rozumie się towary albo usługi, które stanowią przedmiot przyszłej współpracy. Jeszcze raz podkreślamy, muszą być dopasowane do potrzeb odbiorcy i spełniać jego oczekiwania — tylko wtedy przyniosą oczekiwane rezultaty. 

W tabelce znajdują się konkretne pozycje wraz z jednostką miary, ceną netto, ceną brutto, kwotą VAT. To tylko podstawowe informacje, które jednak tylko w dużym stopniu wpływają na decyzję odbiorcy dokumentu. Kolejna część jest bardzo istotna. Należy przedstawić zalety skorzystania z usługi czy zakupu towarów, opisać jego mocne strony i korzyści z nawiązania współpracy. Bardzo ważne jest także wprowadzenie przydatnych danych, nieco informacji technicznych, ale omówionych z wykorzystaniem nieskomplikowanego słownictwa. Nie warto przesadzać z długością opisów, a jedynie zawrzeć najważniejsze informacje. Zbyt długa oferta zniechęca odbiorcę po przeczytaniu kilku zdań. 

Na końcu warto zawrzeć podsumowanie, a w nim większymi literami wpisać numer kontaktowy do osoby odpowiadającej za nawiązanie współpracy, warto wpisać także adres e-mail. 

Program do tworzenia ofert ze zdjęciami – co jeszcze może znaleźć się w dokumencie?

Ustawodawca nie narzuca elementów, jakie muszą znaleźć się w ofercie handlowej, jednak warto zadbać o wprowadzenie wszystkich potrzebnych informacji, które ułatwią odbiorcy podjęcie decyzji. Bardzo przydatnym dodatkiem wpływającym na podświadomość odbiorcy są zdjęcia. Po otrzymaniu oferty najpierw pobieżnie ją przeglądamy, gdyż nikt nie ma czasu na znikliwe czytanie. Atrakcyjne produkty i dobrej jakości grafika przyciągnie naszą uwagę i sprawi, że spędzimy nieco więcej czasu na zapoznaniu się z informacjami podanymi w dokumencie. W świecie, który każdego dnia zalewa nas tysiącami bodźców takie działanie jest bardzo ważne i przyniesie doskonałe efekty. 

W ofercie handlowej może znaleźć się również znaczek graficzny, logo czy pieczęć firmowa kojarzona z marką albo bardzo charakterystyczna i wyróżniająca się na tle konkurencji. Warto wzbogacić dokument o taki dodatek, gdyż stanowi urozmaicenie czarno-białego tekstu i sprawia, że całość prezentuje się bardzo estetycznie. 

Przed wysłaniem oferty handlowej do potencjalnego klienta, warto sprawdzić, czy dokument nie zawiera żadnych błędów gramatycznych, stylistycznych i ortograficznych. Dobrej jakości program do ofertowania, jak na przykład Afaktury.pl sprawdza każde zdanie i wskazuje, w których miejscach mogła wkraść się pomyłka. 

Program do tworzenia ofert ze zdjęciami – jakie funkcje przydadzą się w zarządzaniu firmą?

Dobry program ułatwia przygotowanie dokumentów wykorzystywanych do nawiązywania współpracy z klientami oraz potwierdzania transakcji. Służy także do kontrolowania sytuacji w firmie i nakłania do  wprowadzania koniecznych zmian. Na podstawie analiz i statystyk można zmienić strukturę zatrudnienia, oferowane produkty, wprowadzić promocję dla usług czy towarów, które nie cieszą się zbyt dużą popularnością, a jeśli w firmie widać postęp, coraz większe zarobki i ogromne zaangażowanie warto pomyśleć o otwarciu kolejnej filii. 

Program do zarządzania firmą może być kompatybilny z kilkoma oddziałami, a właściciel jest w stanie koordynować wszystkie działania. Wystawianie dokumentów odbywa się szybko i intuicyjnie, a to za sprawą prostego interfejsu, w którym widnieją wszystkie potrzebne informacje i dane. Narzędzie powinno być na bieżąco aktualizowane – wtedy ryzyko utraty cennych dokumentów jest minimalne. Prowadzenie archiwum w chmurze dostępnego z poziomu programu sprawia, że przedsiębiorca nie musi drukować dokumentów, a w razie ewentualnej kontroli wszystkie wymagane dowody znajdują się w jednym miejscu. 

Program ma przede wszystkim ułatwić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa i skrócić czas niezbędny do wystawienia dokumentów, prowadzenia ewidencji i rozliczeń na koniec miesiąca. W tym celu dostępne są rozbudowane bazy klientów oraz towarów, w których znajdują się wszystkie potrzebne informacje. Na podstawie baz można ocenić, jak kształtuje się sprzedaż, czego brakuje, a jakie towary zalegają w magazynie.