Przeliczanie VAT

Jak powinno wyglądać przeliczenie VAT w przypadku obcych walut?

W naszym kraju istnieje możliwość wystawiania faktury VAT w niemal każdej walucie. Co więcej, mają prawo to robić zarówno przedsiębiorcy z Polski, jak i z innych państw, jednak przy zachowaniu kwoty podatku VAT w złotych. Jak powinno jednak wyglądać przeliczenie VAT na złotówki? I czy istnieją narzędzia pozwalające wykonywać tę czynność w sposób automatyczny? Sprawdź!

Przeliczenie VAT – jakie kursy walut tutaj stosować?

To, jakie kursy walut obowiązują dla celów podatku VAT, zostało określone w art. 31a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. W przepisach można wyczytać, że w sytuacji, gdy kwoty wykorzystywane do określenia podstawy opodatkowania zostały określone w obcej walucie, dokonuje się przeliczenia VAT-u na złotówki zgodnie z:

• ostatnim kursem wymiany, który został opublikowany przez Europejski Bank Centralny (EBC) na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (jeśli chodzi o waluty inne niż euro, kwotę przelicza się przy wykorzystaniu kursu wymiany każdej z nich względem euro),
• średnim kursem Narodowego Banku Polskiego (NBP) z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień powstania obowiązku podatkowego.

Podatnik może zdecydować się na jedno z dwóch powyższych rozwiązań. Aby przyjąć odpowiedni do przeliczeń kurs waluty, należy w sposób właściwy określić moment powstania obowiązku podatkowego. Wyobraźmy sobie, że wystawiasz fakturę 10 kwietnia 2025 r., jednak na dokumencie potwierdzającym wykonanie dostawy widnieje inna data – 16 kwietnia. W takiej sytuacji należy wyliczać podatek VAT według średniego kursu NBP z 9 kwietnia 2025 r. lub ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny, również z 9 kwietnia 2025 r.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT?

Najtrudniejszą kwestią, jaką trzeba uwzględnić przy rozliczaniu podatku VAT w przypadku faktury w obcej walucie, jest ustalenie tego, kiedy powstał obowiązek podatkowy. Należy zaznaczyć, że do niego dochodzi zasadniczo wtedy, gdy zostaje wykonana konkretna usługa. Jednak jeżeli przed dniem, w którym to następuje, do podatnika trafia całość lub część zapłaty (zwłaszcza zaliczka, przedpłata), obowiązek podatkowy powstaje w dniu, w którym ów podatnik daną zapłatę otrzymuje – jest to zgodne z art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT. Wówczas stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień wpływu środków na rachunek bankowy. Kluczowe jest tu zatem to, jakie zdarzenie miało miejsce wcześniej.

Czy można umieszczać na fakturze kwotę VAT w obcej walucie?

Warto podkreślić, że mimo iż kwota VAT musi być określona w złotówkach, nie jest błędem dodatkowe podanie na dokumencie kwoty VAT w obcej walucie. Pamiętaj również o tym, że kwoty trzeba tu zaokrąglać do pełnych groszy. Jednocześnie należy pomijać końcówki poniżej 0,5 grosza, natomiast końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Co się dzieje, gdy na fakturze kwota VAT nie jest podana w złotych?

Zastanawiasz się, co dzieje się w sytuacji, gdy na fakturze kwota VAT nie jest podana w złotych? Wówczas zostaje ona uznana za wadliwą i nie ma jak odliczyć naliczonego podatku. Podatnik (nabywca) ma prawo jednak zwrócić się do sprzedawcy i poprosić go o dostarczenie faktury korygującej (nie można w tym przypadku skorzystać z noty korygującej). Jeżeli chodzi o korektę faktury, należy ją rozliczyć według identycznego kursu, co w przypadku faktury pierwotnej.

Co jeszcze podatnik może zrobić? Ma on prawo do ustalenia kursu waluty i samodzielnego przeliczenia kwoty podatku na fakturze VAT na polską walutę. Wówczas należy jednak znać dokładną datę powstania obowiązku podatkowego. W sytuacji, gdy jednak owa data jest nieznana, a do tego nie wiadomo, kiedy miało miejsce wykonania konkretnej usługi, nie poleca się samodzielnego przeliczania VAT. Dlaczego? Ponieważ często następuje zawyżenie podatku naliczonego do odliczenia wskutek zastosowania zbyt wysokiego kursu waluty przy przeliczeniu.

Jak rozliczyć VAT w przypadku faktur zbiorczych?

Jak wyliczyć VAT w przypadku faktur zbiorczych, w których uwzględniona została więcej niż jedna pozycja? W takiej sytuacji należy podliczyć wszystkie pozycje netto, a później wyliczyć VAT od pełnej kwoty netto. Nie musisz zatem wyliczać podatku VAT od każdej pozycji osobno.

Przykładowe przeliczenie VAT

Wyobraź sobie, że czynny podatnik VAT oferuje usługi programistyczne. Wykonał on stronę internetową 6 maja 2025 r., co kosztowało 1000 euro netto. Obie strony zgodziły się na wystawienie faktury w obcej walucie. Obowiązek podatkowy powstał w dniu zakończenia usługi. Sprzedawca zobligowany jest do przeliczenia wartości podatku VAT od kwoty na fakturze i umieszczenia jej wartości w złotówkach na dokumencie. Powinien on zastosować kurs z 5 maja 2025 r. – wynosi on 4,5608 zł. 

Przeliczenie VAT będzie w tym przypadku wyglądało w następujący sposób:

1000,00 x 23% = 230,00 

230,00 x 4,5608 = 1048,98

Wartość podatku VAT wynosi zatem 1,048,98 zł i należy ją umieścić na fakturze.

Jak uniknąć problemów związanych z przeliczaniem VAT?

Jeżeli chcesz uniknąć trudności związanych z przeliczeniem VAT, pamiętaj o tym, że:

• możesz korzystać z odpowiednich systemów księgowych – istnieją narzędzia, które wykonają za Ciebie wszystkie rozliczenia, więcej o tym przeczytasz w kolejnym podrozdziale,
• powinieneś przestrzegać przepisów podatkowych – dzięki temu nie będziesz musiał borykać się później z rożnymi problemami.

Narzędzia umożliwiające przeliczenie VAT

Zastanawiasz się, czy istnieją narzędzia, które wyposażone są w opcję automatycznego przeliczania  VAT na fakturze w innej walucie? Jak się okazuje: tak. Przykładowo obecne jest takie rozwiązanie w programie do faktur Afaktury.pl. Wystarczy wybrać obcą walutę, a system sam przeliczy wartość podatku VAT – pobiera on informacje z aktualnego kursu wymiany, dzięki czemu możesz mieć pewność, że wszystko odbędzie się zgodnie z przepisami. Niezależnie od tego, czy transakcje są dokonywane w euro, funtach czy dolarach, nie będziesz musiał w tym przypadku tracić czasu na ręczne obliczenia. Dowiedz się więcej, na naszej stronie i zarejestruj swoją firmę w darmowym programie do faktur jeszcze dziś!

Specjalista afaktury.pl
Martyna Ćwiek