Nadawanie statusu dokumntu podczas wystawiania faktury

Program do wystawiania faktur faktur afaktury.pl oferuje funkcję nadawania statusu dokumentu już podczas jego tworzenia. Dziś pokażemy, jak skutecznie wykorzystać tę funkcję, aby uprościć sobie życie w codziennej pracy z fakturami.

Krok po kroku: Jak nadać status dokumentu podczas wystawiania faktury

Proces nadawania statusu dokumentu podczas wystawiania faktury w programie afaktury.pl jest niezwykle prosty, ale jednocześnie bardzo efektywny. Poniżej znajdziesz szczegółowy przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez ten proces, zwracając uwagę na wszystkie istotne szczegóły, które mogą pomóc w lepszym zarządzaniu fakturami w Twojej firmie.

1.) Zaloguj się do programu do fakturowania
Zacznij od zalogowania się do swojego konta w programie do faktur. Jeśli jeszcze nie posiadasz konta, możesz je szybko założyć, co jest proste i intuicyjne. 

2.) Wystaw fakturę
Po zalogowaniu się do systemu, przejdź do zakładki „Wystaw dokument” na panelu głównym. Wybierz typ dokumentu, który chcesz wystawić — w tym przypadku będzie to faktura. Następnie uzupełnij dokument o niezbędne dane, takie jak informacje o kontrahencie oraz dane sprzedawcy.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie szczegółów dotyczących dokumentów lub usług, które mają zostać zafakturowane. System automatycznie oblicza wartości netto i brutto, co znacząco upraszcza proces fakturowania. Dodatkowo, możesz skorzystać z funkcji dodawania dokumentu bezpośrednio z bazy danych, co znacznie przyspiesza i ułatwia cały proces.

3.) Przejdź do sekcji podsumowujące rozliczenie faktury

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji, przejdź do sekcji podsumowania. W tej części dokumentu zobaczysz łączną wartość netto i brutto, co umożliwia szybkie sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych. Na tym etapie masz również możliwość dokonania korekt, jeśli zauważysz jakiekolwiek błędy. Podsumowanie zawiera również szczegóły dotyczące kwoty podatku VAT, co jest istotne dla prawidłowego rozliczenia z urzędem skarbowym.

4.)Nadaj status wystawianej fakturze
Po zakończeniu wcześniejszych kroków, przejdź do sekcji, w której ustalasz termin zapłaty. Tuż poniżej znajdziesz pole do nadania statusu dokumentu. Aby przypisać odpowiedni status do faktury, rozwijaj menu w polu zatytułowanym „Status”, które znajduje się bezpośrednio pod danymi płatności.

Program do fakturowania oferuje szeroki wachlarz dostępnych statusów, takich jak:

• Anulowana – jeśli faktura została wystawiona błędnie i nie powinna być dalej przetwarzana.
• Przyjęta – potwierdza, że faktura została zaakceptowana przez kontrahenta.
• Rozliczono – gdy płatność została zrealizowana, a faktura jest uregulowana.
• Towar wydano – oznacza, że towar został dostarczony do klienta.
• W realizacji – informuje, że zamówienie jest w trakcie realizacji.
• Wymaga uwagi – przydatny w sytuacjach, gdy dokument wymaga dodatkowej weryfikacji.
• Zaksięgowana – kiedy faktura została ujęta w księgach rachunkowych.
• Zarchiwizowana – faktura została zakończona i przeniesiona do archiwum.
• Zwrot – gdy towar został zwrócony, a faktura wymaga korekty.

Personalizacja statusów dokumentów w programie do faktur

Choć darmowy program do faktur z KSeF oferuje szeroki wybór domyślnych statusów, takich jak „Zaksięgowana”, „Zapłacona” czy „W realizacji”, czasem specyfika Twojej firmy wymaga bardziej szczegółowego oznaczenia dokumentów. Na szczęście, program umożliwia stworzenie własnych, spersonalizowanych statusów, które można potem przypisywać do faktur w trakcie ich wystawiania.

Jak stworzyć własny status dokumentu?

Tworzenie własnego statusu w programie do faktur jest bardzo proste. Wystarczy kilka kroków, aby skonfigurować system dokładnie tak, jak tego potrzebujesz.

1. Wejdź do Ustawień programu do faktur
   Aby rozpocząć, zaloguj się do darmowego programu do wystawiania faktur a następnie przejdź do zakładki „Ustawienia”. Znajdziesz ją w głównym menu nawigacyjnym. 
2. Wybierz „Statusy i dopiski”
   Po otwarciu ustawień, zwróć uwagę na menu po lewej stronie ekranu. Wśród dostępnych opcji znajdziesz „Statusy i dopiski” – to właśnie tam możesz wprowadzać zmiany dotyczące statusów dokumentów. Kliknij na tę opcję, aby przejść do odpowiedniej sekcji.
3. Dodaj nowy status
   W sekcji „Statusy i dopiski” możesz zobaczyć listę istniejących statusów, które są już dostępne w programie. Aby dodać nowy, kliknij przycisk „Dodaj nowy status”. Ważne jest aby nazwa statusu powinna być krótka, ale jednocześnie na tyle precyzyjna, aby jasno wskazywała, do czego odnosi się ten status.
4. Zapisz nowy status
   Po wprowadzeniu nazwy i ewentualnych dodatkowych informacji, kliknij „Zapisz”. Twój nowy status zostanie dodany do systemu i od tego momentu będzie dostępny do wyboru podczas wystawiania faktury. Gdy następnym razem będziesz tworzyć dokument, nowo dodany status pojawi się w rozwijanym polu „Statusy”, razem z innymi standardowymi opcjami.

Pomocne statusy dokumentu na fakturze dla różnych branż

Dostosowanie statusów dokumentów na fakturze do specyfiki danej branży nie tylko ułatwia zarządzanie procesami wewnętrznymi, ale także znacząco poprawia jakość obsługi klientów. Wykorzystanie odpowiednich statusów dokumentów umożliwia precyzyjne śledzenie postępów zamówień, kontrolowanie terminowości realizacji oraz optymalizację komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z klientami. Każda branża ma swoje unikalne potrzeby, dlatego warto przyjrzeć się, jakie statusy mogą przynieść najwięcej korzyści w różnych sektorach.

Branża e-commerce

• „W realizacji” – To kluczowy status, który informuje zespół magazynowy, że zamówienie jest w trakcie przygotowywania do wysyłki. Dzięki temu pracownicy wiedzą, które dokumenty muszą być skompletowane i zapakowane, co pomaga uniknąć opóźnień i błędów w realizacji zamówień.
• „Towar wydano” – Ten status oznacza, że zamówienie zostało już wysłane do klienta. Może być automatycznie aktualizowany po wygenerowaniu listu przewozowego, co pozwala na śledzenie przesyłki i informowanie klienta o stanie jego zamówienia. Zautomatyzowane aktualizacje statusu zwiększają efektywność obsługi oraz poprawiają doświadczenia klienta.
• „Zwrot” – W e-commerce, gdzie zwroty są częstą praktyką, status ten jest niezwykle istotny. Pozwala na szybkie identyfikowanie zwróconych zamówień i automatyczne inicjowanie procesów związanych z obsługą zwrotów, takich jak generowanie faktur korygujących lub zwrot pieniędzy, co znacząco poprawia obsługę posprzedażową.

Branża produkcyjna

• „W trakcie produkcji” – Ten status pozwala na bieżące śledzenie, które zamówienia są aktualnie realizowane w zakładzie produkcyjnym. Dzięki temu menedżerowie produkcji mogą lepiej planować zasoby i alokować zadania, co minimalizuje ryzyko opóźnień i zwiększa wydajność.
• „Oczekuje na części” – Informuje, że produkcja została wstrzymana z powodu braku niezbędnych komponentów. Dzięki temu można szybko zareagować, zamawiając brakujące materiały i minimalizując przestoje, co w dłuższej perspektywie przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych.
• „Zakończono” – Używany, gdy zamówienie zostało w pełni zrealizowane i jest gotowe do wysyłki lub odbioru przez klienta. Informacja ta może być automatycznie przesyłana do działu logistyki, co przyspiesza finalizację zamówienia i poprawia płynność procesów.

Branża usługowa

• „Wizyta zaplanowana” – Status ten informuje, że usługa została zaplanowana na konkretny termin, co ułatwia organizację pracy oraz pozwala na bieżące monitorowanie harmonogramu. W zależności od specyfiki usługi, status ten może również automatycznie generować przypomnienia dla pracowników oraz klientów, co poprawia punktualność i zmniejsza ryzyko przegapienia ważnych terminów.
• „W trakcie realizacji” – Oznacza, że usługa jest aktualnie świadczona. Informacja ta może być automatycznie przekazywana do systemu zarządzania projektami, co umożliwia śledzenie postępów w czasie rzeczywistym oraz szybką reakcję na ewentualne problemy.
• „Wymaga uwagi” – Status ten jest niezwykle przydatny w sytuacjach, gdy podczas realizacji usługi pojawią się problemy lub potrzeba dodatkowych działań, takich jak konsultacja z klientem czy weryfikacja szczegółów projektu. Dzięki temu możliwe jest szybkie podjęcie niezbędnych działań, co zapobiega eskalacji problemów i poprawia jakość obsługi.

Branża transportowa i logistyczna

• „Przyjęta do realizacji” – Ten status informuje, że zlecenie transportowe zostało zaakceptowane i przygotowania do realizacji mogą się rozpocząć. Dzięki temu dział operacyjny wie, które zlecenia są aktualnie w realizacji i może odpowiednio planować zasoby oraz trasy transportu.
• „W drodze” – Oznacza, że przesyłka jest w trakcie transportu. Status ten może być automatycznie aktualizowany na podstawie danych GPS, co pozwala na bieżące monitorowanie postępu dostawy oraz informowanie klienta o przewidywanym czasie dotarcia przesyłki.
• „Dostarczono” – Informacja, że przesyłka dotarła do odbiorcy, jest kluczowa dla finalizacji zlecenia. Ten status może również uruchamiać automatyczne generowanie dokumentów końcowych, takich jak potwierdzenia odbioru czy faktury końcowe, co usprawnia proces rozliczeń i archiwizacji dokumentacji.

Branża budowlana

• „Przyjęta” – Status ten oznacza, że zlecenie budowlane zostało zaakceptowane i przygotowania do realizacji projektu mogą się rozpocząć. Dzięki temu wszystkie zaangażowane strony są informowane o rozpoczęciu prac, co pozwala na lepszą koordynację.
• „W trakcie realizacji” – Ten status pomaga śledzić postęp prac na budowie, co jest kluczowe dla zarządzania projektem oraz raportowania postępów inwestorowi. Dzięki bieżącej aktualizacji statusu możliwe jest szybkie reagowanie na wszelkie zmiany w harmonogramie oraz zarządzanie ryzykiem.
• „Zakończono” – Używany, gdy prace budowlane zostały ukończone, co oznacza, że projekt jest gotowy do odbioru przez inwestora. Informacja ta może również inicjować proces wystawienia faktury końcowej oraz przygotowanie dokumentacji odbiorowej, co przyspiesza finalizację projektu i umożliwia szybkie rozliczenie z inwestorem.

Status dokumentu - jak ułatwia codzienne wystawianie faktur?

Status dokumentu umożliwia precyzyjne śledzenie postępów każdej faktury. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą na bieżąco monitorować, na jakim etapie znajduje się dana faktura — czy jest jeszcze w trakcie realizacji, czy została już wysłana, a może oczekuje na zapłatę. Taka transparentność pozwala na szybkie identyfikowanie dokumentów wymagających dalszej uwagi i skuteczne zarządzanie całym procesem fakturowania.

Statusy dokumentów pozwalają na automatyczne przypisywanie zadań związanych z obsługą faktur. Na przykład, gdy faktura wymaga dodatkowego sprawdzenia lub uzupełnienia, odpowiedni status informuje o konieczności podjęcia działań. 

Funkcja statusu dokumentu wspiera również proces raportowania i analizy. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą łatwo generować raporty dotyczące stanu faktur, monitorować postępy w realizacji zamówień oraz śledzić terminy płatności. Statusy dokumntów takie jak „zapłacona” czy „nieopłacona” umożliwiają precyzyjne śledzenie statusu każdej faktury, co ułatwia zarządzanie finansami i efektywne planowanie działań.

Optymalizacja procesów i redukcja błędów to kolejna korzyść płynąca z używania statusów dokumentów. Precyzyjne oznaczenia pozwalają na automatyzację wielu działań związanych z fakturowaniem, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i eliminuję konieczność ręcznego zarządzania dokumentami. 

Na koniec, funkcja statusu dokumentu znacząco ułatwia zarządzanie archiwizacją i dokumentacją. Dzięki możliwości sortowania i filtrowania faktur według ich statusu dokumntu, łatwiej jest znaleźć potrzebne dokumenty i zachować porządek w archiwum. To upraszcza proces przechowywania i odnajdywania potrzebnych faktur.