Kontrola stanów magazynowych

Prowadzenie magazynu wymaga precyzji, a każdy błąd w ilości towaru może prowadzić do nieporozumień z klientem lub problemów w ewidencji sprzedaży. Dlatego w programie do faktur afaktury.pl wprowadzono funkcję weryfikacji ilości produktów podczas fakturowania. To rozwiązanie, które dba o to, by faktury zawsze odzwierciedlały rzeczywiste stany magazynowe, a użytkownik miał pełną kontrolę nad każdym sprzedanym towarem.

Jak działa weryfikacja ilości

Funkcja weryfikacji ilości działa automatycznie w momencie wystawiania dokumentu sprzedażowego. Gdy dodajesz na fakturę produkt przypisany do magazynu, program do faktur sprawdza, czy ilość, którą chcesz sprzedać, nie przekracza liczby dostępnych sztuk w magazynie. Jeżeli okaże się, że w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru, system natychmiast poinformuje Cię o tym komunikatem. Dzięki temu nie wystawisz dokumentu z błędnymi danymi, a Twój magazyn zawsze pozostanie zgodny ze stanem rzeczywistym.

Jak włączyć weryfikację ilości produktów

Aby funkcja działała prawidłowo, należy ją aktywować w ustawieniach danego produktu. Wystarczy wejść w zakładkę „Produkty”, a następnie podczas dodawania lub edycji pozycji przewinąć formularz do samego dołu. Tam znajduje się opcja „Weryfikacja ilości przy wystawianiu”, którą trzeba zaznaczyć ptaszkiem i zapisać zmiany.

Od tego momentu program do fakturowania będzie automatycznie kontrolował ilość danego produktu przy każdej sprzedaży. Jeśli zapomnisz włączyć tę opcję, system nie będzie w stanie sprawdzić dostępności towaru i nie wyświetli ostrzeżenia.

Działanie przy fakturach sprzedażowych

Weryfikacja ilości produktów działa wyłącznie przy dokumentach sprzedażowych, czyli przede wszystkim przy fakturach VAT, fakturach proforma oraz rachunkach. Nie dotyczy dokumentów kosztowych, ofert ani zamówień, ponieważ nie wpływają one na rzeczywisty stan magazynu.

Komunikat o braku towaru w magazynie

Jeżeli podczas wystawiania faktury spróbujesz sprzedać więcej produktów, niż faktycznie znajduje się w magazynie, program natychmiast poinformuje Cię o braku odpowiedniej ilości. Komunikat pojawia się w momencie wpisania ilości w formularzu, zanim jeszcze zatwierdzisz dokument. Taka informacja pozwala szybko skorygować dane i uniknąć błędów. Jeśli jednak faktyczny stan magazynu zmienił się, możesz w każdej chwili edytować produkt i zaktualizować jego ilość. Zmiany zapisują się natychmiast i od razu są widoczne przy kolejnych dokumentach. 

Weryfikacja ilości - funkcja, która ułatwia pracę

Weryfikacja ilości produktów przy fakturowaniu w programie afaktury.pl to funkcja, która łączy prostotę z praktycznością. Dzięki niej każda faktura jest zgodna z magazynem, a Ty masz pełną kontrolę nad towarem i porządek w ewidencji. Nie musisz znać się na obsłudze skomplikowanych systemów. Wystarczy zaznaczyć jedną opcję i wystawiać faktury tak, jak dotychczas. Program zajmie się resztą. Załóż konto i przetestuj najlepszy program do faktur z KSeF.