Żeby utworzyć duplikat faktury lub innego dokumentu wystarczy kliknąć w wystawianym dokumencie przycisk Utwórz PDF lub Wyślij dokument
Otworzy nam się okienko, w którym wybieramy rodzaj dokumentu Duplikat i gotowe :)
Natomiast z poziomu listy zapisanych dokumentów, równiez możemy wystawić duplikat, postępując w identyczny sposób czyli klikając w ikonkę wysyłki lub wydruku dokumentu.
Tym samym otworzy nam sie okienko, w którym zaznaczamy opcję Duplikat
Jak wystawić duplikat faktury?
Faktury ulegają zniszczeniu na skutek niemożliwych do przewidzenia sytuacji, czyli pożaru miejsca pracy, rozlania wody czy zwyczajnego zgubienia dokumentu. W takim przypadku niezbędne jest wystawienie duplikatu faktury. Cały proces nie należy do skomplikowanych, dlatego każdy przedsiębiorca poradzi sobie z wykonaniem kilku podstawowych czynności. Duplikat faktury jest traktowany tak samo, jak oryginał, dlatego stanowi ważny dowód księgowy wykorzystywany do obliczenia dochodu oraz rozliczenia kosztów.
Duplikat faktury – co to takiego?
Duplikat faktury to dokument, który został wystawiony po raz drugi albo trzeci, jednak widnieją na nim jednakowe dane, co na pierwszym dokumencie poza odmienną datą wystawienia. Bardzo istotne jest umieszczenie informacji na fakturze, że nowy dowód sprzedaży jest duplikatem. Faktura jest związana z tą samą transakcją, stąd muszą widnieć na niej te same dane. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie ma prawa podnieść ani obniżyć cen, naliczyć rabatu czy zmienić stawki podatku VAT. Wszystkie działania i czynności muszą być wykonane zgodnie z przepisami prawa. Właśnie w taki sposób duplikat faktury staje się podstawą do odliczenia podatku.
Czy zawsze trzeba wystawiać duplikat faktury?
Duplikaty faktury mogą być wystawiane na żądanie konsumentów albo z inicjatywy przedsiębiorcy. Istnieją jednak trzy sytuacje, kiedy nie można obejść się bez nowego dokumentu sprzedażowego. Mowa przede wszystkim o przypadkach, kiedy:
- faktura zginęła albo została zniszczona przez kontrahenta,
- faktura zginęła albo została zniszczona przez przedsiębiorcę. W omawianej sytuacji niezbędne jest samodzielne przygotowanie dokumentu albo wystosowanie prośby do biura rachunkowego czy księgowej i uzyskanie w taki sposób potrzebnej faktury,
- faktura z niewiadomych przyczyn nie trafiła do nabywcy.
Faktura to jeden z niezbędnych dowodów w prowadzeniu działalności gospodarczej – może występować w formie papierowej oraz elektronicznej i w przypadku zniszczenia pierwszej z nich albo utraty pliku czy dokumentu w przypadku elektronicznej wersji niezbędne jest uzyskanie duplikatu. Takie działanie jest konieczne ze względu na możliwe skutki uboczne braku dokumentu. Precyzując, każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dowodów przez 5 lat, gdyż to one stanowią podstawę do odliczenia podatku VAT za nabycie towarów czy używanie usług.
Dla organów kontrolnych brak faktury to jednoznaczny sygnał, że podatek został odliczony bezprawnie. Brak oryginalnej faktury oraz jej duplikatu wiąże się z koniecznością wykonania korekty w deklaracji VAT, w której dochodzi do obliczeń ściśle związanych z podatkami i opłatami.
W jaki sposób wystawia się duplikaty faktur?
Wystawianie dokumentów z wykorzystaniem specjalnych programów jest szybkie oraz intuicyjne. Przedsiębiorca, który rozlicza się samodzielnie albo zatrudniona księgowa musi wybrać z panelu odpowiedni dokument, a następnie wybrać opcję: wystaw duplikat faktury. Jeśli w trakcie tej czynności pojawią się jakiekolwiek problemy, można skontaktować się z obsługą klienta.
Kolejną opcją jest ręczne wystawienie faktury duplikatu. Używany wzór dokumentu musi zostać wcześniej zmodyfikowany, gdyż bardzo ważne jest umieszczenie informacji, że podany dowód nie jest oryginałem. To jedna z dwóch różnic pomiędzy fakturą oryginalną a duplikatem. Kolejną jest data wystawienia, gdyż nie należy cofać się w czasie i wpisywać dnia wystawienia oryginalnego dowodu, ale datę aktualną. Wszystkie pozostałe kwestie, informacje, kwoty i inne wartości muszą pozostać takie same.
Reasumując:
- faktura duplikat musi zawierać informację, że niniejszy dokument jest duplikatem,
- dokument musi mieć aktualną datę wystawienia.
Kto może wystawić duplikat? W tym przypadku nie ma większych restrykcji. Dokument wystawia przedsiębiorca oraz osoby, które zostały do tego uprawnione. W praktyce oznacza to sprzedawców, kierownictwo firmy, księgową czy zatrudnione biuro rachunkowe.
Podatek VAT a faktura duplikat
Nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT, gdyż trzeba wziąć pod uwagę dwa przypadki.
Jeśli firma odliczyła VAT od pierwszego dokumentu, przedsiębiorca nie ma prawa ponownie odliczyć podatku VAT od faktury duplikatu, gdyż dokument dotyczy tej samej transakcji, usługi czy sprzedaży. Wykonanie odliczenia podatku byłoby jednoznaczne z dwukrotnym odliczeniem VAT, który został zapłacony tylko jeden raz. Duplikat musi znaleźć się w rejestrach, rozliczeniach i raportach, ale pod żadnym względem nie stanowi podstawy do ponownego doliczania podatku.
Sytuacja przedstawia się inaczej jeśli firma nie odliczyła podatku od faktury pierwotnej. Omawiana sytuacja ma miejsce przede wszystkim, kiedy dokument nie dotarł do kontrahenta. Tylko wtedy po ponownym przygotowaniu dowodu sprzedaży, można wykorzystać dokument do rozliczenia oraz odliczenia podatku VAT w okresie rozliczeniowym, w którym przedsiębiorca uzyskał dokument albo w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.
Jak kształtują się koszty uzyskania przychodu w przypadku duplikatu faktury?
Sytuacja związana z kosztami uzyskania przychodu działa podobnie jak sprawa rozliczania przychodu. W przypadku, kiedy przedsiębiorca z różnych przyczyn nie otrzymuje faktury, moment poniesienia kosztu zmienia się i jest on wyznaczony na dzień wystawienia faktury duplikatu. Oznacza to, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać odliczone jedynie w okresie rozliczeniowym, kiedy doszło do wystawienia duplikatu. W przypadku, kiedy podatek został odliczony od faktury pierwotnej, duplikat służy jako potwierdzenie transakcji.
Reasumując, duplikat faktury jest wystawiany, kiedy oryginalny dokument uległ zniszczeniu, zgubieniu albo na skutek różnych okoliczności nie dociera do kontrahenta. Jeśli wśród dokumentów firmy brakuje jednej faktury, nie można tej sytuacji zignorować, gdyż rodzi ona za sobą poważne konsekwencje – przede wszystkim konieczność wykonania korekty deklaracji VAT.
