Przypomnienie o płatności za wysłaną fakturę wysyła się, podobnie jak samą fakturę, e-mailem na adres skrzynki pocztowej nabywcy towarów lub usług. Takie przypomnienie o płatności można wysłać na dwa sposoby. Jest to bardzo przydatna funkcja w programie afaktury.pl, która ułatwia kontrolę płatności za nasze faktury czyli dba o należyty przepływ gotówki w firmie.
Pierwszy sposób wysyłki pocztą elektroniczną można zrealizować w zakładce Lista faktur. Znajduje się tutaj przejrzysta tabela z danymi o wystawionych fakturach. W kolumnie Termin płatności na czerwono wyświetlają się przeterminowane daty wraz z dzwoneczkiem i informacją o liczbie dni po terminie. Ikonka z czerwonym dzwoneczkiem oznacz, że dzwoni na alarm
Ponieważ czerwony dzwoneczek dzwoni, to klikamy na niego, zmieni on w tym momencie kolor na zielony i otworzy się okno dialogowe, które służy do wysyłki przypomnienia o fakturze. Program automatycznie umieszcza w polach edytowanych numer faktury, której przypomnienie dotyczy oraz adres e-mail nabywcy, który spóźnia się z zapłatą. Pozostaje tylko kliknąć na zielony/czarny przycisk polecenia Wyślij przypomnienie.
Faktury zostały przekazane do wysłania i taką informację odczytamy na zielonym pasku u góry ekranu. We wspomnianym oknie dialogowym można ustawić przypomnienie automatycznie.
Klikając na ten link przy ikonce z czarnymi/zielonymi trybikami, serwis przekieruje nas do zakładki „Ustawienia emaili”, gdzie bardzo dokładnie możemy zdefiniować sposób wysyłki przypomnienia oraz częstotliwość ich powtarzania:
Jesteśmy w zakładce Ustawienia, Ustawienia emaili, jest to strona na której mamy możliwość wprowadzenia na stałe ustawień dotyczących poczty elektronicznej, przypominającej o przeterminowanych płatnościach. Program do faktur z KSeF umożliwia stworzenie szablonu wysyłki przypomnień, w których zarówno tytuł jak i treść wysyłanych e-maili można zredagować według indywidualnych potrzeb.
Można również ustalić szablon automatycznej wysyłki przypomnień. Wybieramy ilość dni z rozwijanej listy i ustalamy w ten sposób terminy pierwszego i dwóch następnych powiadomień o zaleganiu z płatnością za konkretną fakturę. Należy pamiętać, że nie ma określonej z góry liczby przypomnień do zapłaty, ale już trzy kolejne mogą stanowić podstawę do wysłania wezwania do zapłaty.
