Wystawienie faktury to nieodłączny element działalności każdej firmy, a jej poprawność jest kluczowa dla relacji z klientem i księgowości. Jednak zdarza się, że po jej wysłaniu zauważymy błąd lub potrzebę zmiany danych. Czy to przypadek niewłaściwej kwoty, brakującego elementu czy błędnego opisu. Co wtedy należī zrobić?
Aby łatwo i szybko znaleźć fakturę do edycji w programie, skorzystaj z inteligentnej listy dokumentów. To rozbudowane narzędzie archiwizuje wszystkie wystawione dokumenty, ułatwiając dostęp do bieżących i archiwalnych faktur w jednym miejscu.
Po wejściu na listę dokumentów znajdziesz faktury ułożone w przejrzysty sposób, dzięki czemu możesz od razu zorientować się w ich statusie. Program do faktur oferuje także zaawansowane filtry wyszukiwania, które pozwalają na odnalezienie faktury według wielu kryteriów – np. daty wystawienia, numeru dokumentu, kwoty, danych klienta czy statusu płatności (opłacone, częściowo opłacone, w realizacji, wymagające uwagi itp.).
Jeśli faktura, którą chcesz edytować, została wystawiona wcześniej, ale nie pamiętasz jej dokładnych danych, możesz szybko przefiltrować dokumenty i zawęzić wyniki. Na przykład, jeśli chcesz znaleźć faktury wystawione jedynie w poprzednim miesiącu, po prostu wybierz odpowiedni okres w filtrach daty. Program do faktur umożliwia również sortowanie faktur według klienta, co przyspiesza odnalezienie dokumentu wystawionego dla konkretnej firmy lub osoby.
Edytowanie faktury już wysłanej do klienta z programu do faktur to prosta czynność, która pozwala szybko poprawić ewentualne błędy lub dodać dodatkowe informacje. Gdy faktura została wysłana bezpośrednio z programu do faktur na e-mail klienta, dokument jest już dostarczony, jednak dzięki funkcji edycji można go zaktualizować bez konieczności tworzenia nowego dokumentu i ponownie przesłać do klienta.
Po odnalezieniu odpowiedniej faktury, klikamy w jej numer, co przenosi nas do trybu edycji. W programie mamy możliwość aktualizacji wielu elementów dokumentu, takich jak dane klienta, szczegóły pozycji faktury, ceny, czy ilości. Po wprowadzeniu zmian faktura może zostać ponownie wysłana do klienta, zawierając nowe dane wraz z ewentualnymi wyjaśnieniami dotyczącymi edycji faktury.
W przypadku potrzeby poprawienia błędów na fakturze już wysłanej do klienta, warto dokładnie rozważyć, która z opcji w programie do faktur — edycja czy korekta — będzie najbardziej odpowiednia.
Edycja faktury to narzędzie umożliwiające szybkie wprowadzenie niewielkich zmian, takich jak poprawienie literówki w nazwie produktu, dodanie brakującego opisu, czy zmiana nieistotnych szczegółów, które nie wpływają na ogólne rozliczenie. Program do faktur pozwala na proste wprowadzenie takich zmian, co sprawia, że ponowne przesłanie dokumentu do klienta jest szybkie i bezproblemowe. Jest to wygodne rozwiązanie dla firm, które chcą uniknąć zamieszania związanego z niepotrzebnymi korektami, kiedy błąd jest mało istotny.
Z kolei korekta faktury jest wymagana w sytuacjach, gdy zmiany dotyczą kluczowych danych, takich jak kwoty, stawki VAT, adres klienta, czy numer NIP. Każda faktura, która została wcześniej zaksięgowana lub uwzględniona w rozliczeniach podatkowych, wymaga wystawienia faktury korygującej w przypadku modyfikacji tych danych.
Korekta jest niezbędna także wtedy, gdy błąd mógłby wpłynąć na wynik finansowy lub rozliczenie podatkowe firmy. Program do faktur oferuje możliwość łatwego wygenerowania faktury korygującej na podstawie już tej wystawionej z uwzględnieniem wszystkich zmian, zgodnie z przepisami prawnymi.
Rozróżnienie między edycją a korektą daje firmom pewność, że wszelkie błędy są naprawiane w sposób zgodny z prawem, a dokumentacja księgowa pozostaje spójna. W programie do faktur można także ustawić przypomnienia lub alerty, które pomogą w dokładnym monitorowaniu zmian w dokumentach finansowych. Dodatkowo, program do faktur oferuje funkcję tworzenia kopii roboczych, która umożliwia zapisanie faktury jako wersji wstępnej przed jej ostatecznym wystawieniem, co pomaga minimalizować ryzyko błędów.
Program do faktur umożliwia szybkie i łatwe edytowanie zapisanych dokumentów, jednak to, co wyróżnia nasz system, to zaawansowana funkcja śledzenia historii edycji faktury. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, co działo się z fakturą od jej wystawienia aż do momentu, kiedy dokument został przesłany do klienta.
Każda edycja dokumentu w programie do faktur jest automatycznie rejestrowana i zapisywana w historii zmian. W tabeli historii edycji, która znajduje się na dole strony dokumentu, widoczna jest dokładna data i godzina każdej zmiany, a także imię i nazwisko użytkownika, który wprowadził modyfikacje. Dodatkowo, dla pełnej przejrzystości, zapisany jest także unikalny ID osoby dokonującej edycji. To oznacza, że w każdej chwili możesz sprawdzić, kto i kiedy wprowadził daną zmianę w fakturze, co jest niezwykle pomocne w zarządzaniu dokumentacją firmową i w przypadku ewentualnych wątpliwości.
Co więcej, historia edycji tworzona jest automatycznie. Z każdym kolejnym zapisem faktury dodawany jest nowy wpis do historii, który rejestruje każdą modyfikację. Dzięki temu masz pełny wgląd w wszystkie zmiany, jakie miały miejsce od momentu wystawienia faktury, co pozwala uniknąć pomyłek i błędów w procesie fakturowania.
Warto dodać, że informacje o historii edycji są przechowywane jedynie do celów wewnętrznych i nie są widoczne w dokumencie PDF, który wysyłasz do klienta. Klient otrzymuje jedynie finalną wersję faktury, co zapewnia przejrzystość i profesjonalizm.
Dzięki tej funkcji możesz być pewny, że każda zmiana jest odpowiednio udokumentowana, a Ty masz pełną kontrolę nad wszystkimi modyfikacjami w fakturach. To doskonałe rozwiązanie nie tylko dla osób dbających o dokładność dokumentacji, ale również dla tych, którzy chcą śledzić historię działań w firmie i zachować pełną zgodność z przepisami.
