Koryguj fakturę

W biznesie każdemu zdarza się popełniać błędy, nawet przy wystawianiu faktur. Nieprawidłowe dane, źle wprowadzone kwoty czy błędne stawki podatkowe to tylko niektóre z problemów, które mogą pojawić się na fakturach. Właśnie dlatego istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, aby szybko naprawić te niedociągnięcia.

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to dokument księgowy wystawiany w celu poprawienia błędów lub zmian w fakturze pierwotnej. Zgodnie z przepisami prawa, każda faktura, która zawiera nieprawidłowe informacje, musi zostać skorygowana. Faktura korygująca może być wystawiona zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę, w zależności od tego, która strona zauważy błąd.

Kiedy musisz wystawić fakturę korygującą?

Fakturę korygującą należy wystawić w sytuacjach, gdy konieczne jest poprawienie błędów lub zmiana danych na pierwotnej fakturze VAT. Może to dotyczyć zarówno pomyłek technicznych, jak i zmian wynikających z późniejszych okoliczności. 

Najczęstsze przypadki, w których przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą, to:

• Błędne dane kontrahenta lub inne informacje formalne na fakturze VAT - Jeśli na fakturze wystąpią błędy w nazwie firmy, numerze NIP, adresie lub innych informacjach identyfikacyjnych, konieczne jest ich poprawienie za pomocą faktury korygującej.
• Zmiana kwot na fakturze VAT - Jeśli nastąpiła zmiana wartości transakcji, np. obniżenie lub zwiększenie ceny, należy wystawić fakturę korygującą, która uwzględnia te modyfikacje. Korekta może dotyczyć również podatku VAT, rabatów, a także innych składników ceny.
• Zwrot towarów lub usług: W przypadku, gdy kontrahent zwraca towar lub rezygnuje z usługi, faktura korygująca umożliwia dostosowanie faktury VAT do nowej sytuacji finansowej i księgowej.
• Zniżki i rabaty na fakturze VAT - Jeśli po wystawieniu pierwotnej faktury zostaną udzielone dodatkowe rabaty, upusty lub promocje, które zmieniają wartość transakcji, konieczne jest ich ujęcie na fakturze korygującej.

Wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe zawsze wtedy, gdy pierwotna faktura nie odzwierciedla poprawnych warunków transakcji. Dzięki temu przedsiębiorca może nie tylko naprawić błędy, ale również dostosować rozliczenia z urzędami skarbowymi i uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Koryguj fakturę w programie

Korygowanie faktury w programie do wystawiania faktur, takim jak afaktury.pl, jest procesem szybkim i intuicyjnym. Poniżej znajdziesz krok po kroku, jak skorygować fakturę VAT, jeśli popełniono błąd lub zaszła konieczność wprowadzenia zmian:

1. Zaloguj się w programie do faktur - Otwórz swój program do fakturowania i zaloguj się na swoje konto. Następnie przejdź do zakładki z listą dokumentów, w której znajdują się wszystkie wystawione faktury.
2. Wyszukaj fakturę do korekty - Aby znaleźć fakturę, którą chcesz skorygować, skorzystaj z opcji filtrów. Możesz wyszukiwać dokumenty na podstawie daty wystawienia, numeru faktury, nazwy kontrahenta, NIP-u lub innych dostępnych kryteriów.
3. Wejdź w szczegóły faktury VAT - Po znalezieniu odpowiedniej faktury kliknij jej numer, aby przejść do wglądu faktury. Na tym etapie możesz jeszcze raz sprawdzić dane, które wymagają korekty.
4. Kliknij przycisk „Koryguj” na fakturze - W górnej części ekranu, obok przycisków takich jak „Zapisz” czy „Wyślij”, znajdziesz przycisk „Koryguj”. Kliknij go, aby przejść do formularza faktury korygującej.
5. Wprowadź korektę na fakturze - W formularzu faktury korygującej zobaczysz dane automatycznie uzupełnione z pierwotnej faktury. Tutaj możesz zmodyfikować kwoty, dane kontrahenta, stawki VAT lub inne elementy faktury, które wymagają poprawy.
6. Zapisz i wyślij fakturę korygującą - Po wprowadzeniu zmian kliknij „Zapisz”, aby utworzyć fakturę korygującą. Następnie, jeśli wszystko się zgadza, możesz ją bezpośrednio wysłać do kontrahenta lub pobrać w formacie PDF i wysłać ręcznie.

Program automatycznie przenosi dane z pierwotnej faktury, dzięki czemu korekta jest łatwa i precyzyjna.

Czy każda korekta wymaga wystawienia faktury korygującej?

Wystawienie faktury korygującej nie zawsze jest konieczne, ale w wielu przypadkach może być obowiązkowe, szczególnie gdy mamy do czynienia z istotnymi zmianami w danych finansowych transakcji. 

Przede wszystkim, faktura korygująca musi zostać wystawiona, gdy zachodzą zmiany w kwotach netto, brutto, stawkach VAT, a także w przypadku korekty ilości towarów lub usług. W sytuacji, gdy pierwotna faktura zawierała błąd w tych kluczowych elementach, niezbędne jest zastosowanie procedury korekty, aby dostosować dane do rzeczywistego stanu.

Przykładami sytuacji, w których musisz wystawić fakturę korygującą, są:

• Zwrócenie towaru przez klienta – jeśli klient zwrócił towar, a ty już wystawiłeś fakturę, konieczne będzie zmniejszenie kwoty transakcji poprzez wystawienie faktury korygującej.
• Rabaty i upusty po wystawieniu faktury – gdy rabat został przyznany po wystawieniu faktury, należy dokonać korekty, aby uwzględnić nową, obniżoną kwotę.
• Zmiana liczby towarów lub usług – jeśli doszło do pomyłki w ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, faktura korygująca jest niezbędna do poprawienia ilości i związanych z nią kwot.

Jednak koryguj fakturę tylko w sytuacjach, gdzie wprowadzone zmiany wpływają na dane finansowe. W przypadku drobnych błędów, takich jak literówki w danych kontrahenta (np. błędny numer NIP czy adres), zamiast faktury korygującej można zastosować notę korygującą, która pozwala na poprawienie tych pomyłek bez wpływania na kwoty.

Faktura korygująca może być również potrzebna w sytuacjach, gdzie warunki umowy ulegają zmianie po wystawieniu pierwotnej faktury. Na przykład, jeśli klient negocjuje nowe warunki, takie jak opóźniona dostawa czy dodatkowe rabaty, faktura korygująca pozwala na dostosowanie dokumentacji do faktycznej transakcji.

Wymagania prawne dotyczące faktur korygujących

Wymagania prawne dotyczące faktur korygujących w Polsce są regulowane przez ustawę o podatku od towarów i usług (VAT) oraz przepisy wykonawcze. Faktura korygująca musi być wystawiona w sytuacji, gdy pierwotna faktura zawiera błędy, takie jak nieprawidłowe dane kontrahenta, błędne ceny, czy stawki VAT.

Ważnym aspektem jest również termin zgłoszenia faktury korygującej do urzędów skarbowych. Korekta musi być ujęta w odpowiednich rozliczeniach podatkowych, a sprzedawca powinien mieć pewność, że faktura korygująca dotarła do nabywcy i została przez niego zaakceptowana. 

Warto także zaznaczyć, że wprowadzenie przepisów dotyczących obniżenia podstawy opodatkowania czy zmiany w obiegu faktur korygujących przyczyniło się do uproszczenia procesu korekty faktur w praktyce. Przedsiębiorcy zyskali nowe narzędzia, które pozwalają na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją podatkową