Program do faktur online za darmo
Zaloguj
Utwórz konto
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.
Afaktury.pl  >> Jak wysłać fakturę emailem

Pomoc w kategorii Faktury

x

Jak wysłać fakturę e-mailem?

Jak wysłać fakturę e-mailem?


Wystawioną w programie afaktury.pl fakturę lub inny dokument księgowy,  można w dowolnym czasie wysłać  e-mailem czyli pocztą elektroniczną do nabywcy, na jego adres e-mailowy. W ten sposób  sporządzony dokument natychmiast trafia na adres poczty elektronicznej odbiorcy i może on mieć do niej wgląd lub wydrukować w formie papierowej.


Wysyłanie faktury e-mailem

Jak wysłać fakturę e-mailem

Fakturę, którą właśnie skończyliśmy wystawiać odbiorcy naszych towarów lub usług, najlepiej w pierwszej kolejności  zapisać do bazy. Klikamy więc na zielony kafelek, który zmieni barwę na rubinowy Zapisz do bazy i w ten sposób zapisano ją do pamięci serwisu, będziemy ją mieli na liście wszystkich wystawionych dokumentów. Dalej możemy ją wysłać na adres e-mail nabywcy, klikając na zielono/rubinowy kafelek Wyślij dokument z ikonką koperty


Okienko wysyłania e-maila z fakturą

Okno utworzenia e-maila z fakturą

Otworzy się nam nowe okno dialogowe do ustalenia opcji wysyłki naszego dokumentu Wysyłka dokumentu na adres e-mail. Tutaj wprowadzamy,  w pole edytowane,  adres odbiorcy lub odbiorców, jeżeli chcemy aby nasz dokument trafił do większej liczby adresatów. Adresy oddzielamy przecinkami.

W tym oknie ustalamy typ dokumentu (jeden, dwa egzemplarze, duplikat, kopia czy oryginał) i język w jakim ma być wysłana nasza faktura (angielski, niemiecki, rosyjski, czeski, itd.).  Należy kliknąć na odpowiednie kółeczko przy propozycjach z listy.


Teraz możemy ustalić Tytuł wiadomości i w pole edytowane wprowadzić odpowiednią treść (np. Faktura nr 100/2014 z dnia 28 stycznia 2014r). Mamy również możliwość wprowadzić Tekst wysyłany w e-mailu z fakturą PDF wpisując w pole edytowane dowolną treść samego e-maila, wpisując dodatkowe informacje dla naszego odbiorcy lub odbiorców, stosując rozmaite formy grzecznościowe.


Darmowy program do wystawiania faktur daje możliwość jednoczesnego wysłania kopii dokumentu na nasz adres e-mailowy. Wystarczy kliknąć w mały kwadracik aby go zaznaczyć i wierną kopię wysyłanego dokumentu znajdziemy pod naszym adresem poczty elektronicznej.


Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wysyłki dokumentu w formacie PDF do naszego odbiorcy, wystarczy tylko zatwierdzić wysyłkę klikając na przycisk polecenia Wyślij, który jest w rubinowo – zielonym  kolorze. Potwierdzenie Faktury zostały przekazane do wysyłki pojawi się na zielonym pasku u góry ekranu:


Wysyłanie faktury zapisanej na liście

Jak wysłać fakturę zapisaną na liście e-mailem

Każdą fakturę, którą sporządzimy w serwisie afaktury.pl i zapiszemy ją do bazy (pamięci), odnajdziemy w zakładce Lista faktur. Tutaj wybieramy nasz dokument z konkretnego miesiąca czy roku. Można też uruchomić Szukanie dokumentu według nazwy, NIP, kwoty na fakturze itd. wpisanej w pole edytowane i zatwierdzone przez kliknięcie rubinowego/zielonego przycisku Szukaj.

Nasza poszukiwana faktura pojawi się pierwsza na liście, wystarczy kliknąć okienko w kolumnie Wyślij, gdzie na zielono podświetli się ikonka z kopertą. Program przeniesie nas do okna z danymi do wysyłki . Teraz wystarczy nanieść odpowiednie dane. Zatwierdzamy wysyłkę przyciskiem polecenia Wyślij i w ten sposób szybko i sprawnie wysłaliśmy wybrany dokument dla nabywcy:


Należy tutaj jeszcze wspomnieć o możliwości dokonania ustawień szablonowych, wzorcowych, które wprowadzone i zapisane na stałe, będą się znajdować w każdym wysyłanym e-mailu, bez konieczności wpisywania całego tekstu za każdym razem. W zakładce Ustawienia wybieramy opcję Ustawienia emaili i pojawiają się nam pola edytowane do naszych wpisów, które stanowić będą szablon do wysyłki poczty elektronicznej.


Zaczynamy od pola Adres e-mail, z którego będą wysyłane maile do klientów, potem opcjonalnie wypełniamy pole Kopia do i przechodzimy do ustawień Wysyłanie faktury e-mailem. Tu możemy stworzyć swoje kolejne szablony, klikając na zielony przycisk Dodaj szablon, gdzie wprowadzamy nazwę szablonu, tytuł wiadomości i treść.


Odpowiednie nazwy szablonów ułatwia nam identyfikację treści e-maili,  a wówczas możemy dowolnie wybierać ich treść, ustawiając jako domyślną. Wystarczy kliknąć na czarny przycisk Szablon domyślny. Każdą wprowadzoną treść należy zatwierdzić, używając do tego rubinowego/zielonego przycisku polecenia Zapisz:


Funkcję  wysyłki faktury pocztą elektroniczną będziemy stosować coraz częściej, bo znacznie skraca czas dostarczania dokumentu tradycyjną drogą pocztową czy kurierem. Jest to również łatwy i prosty sposób na przekaz dokumentów, który dokonujemy jednym kliknięciem.


Według najnowszych przepisów nie potrzebujemy zgody nabywcy jeszcze przed wysyłką faktury pocztą  e-mail.  Oczywiście, jeżeli zażyczy sobie dokumentu w formie papierowej, to jesteśmy zobowiązani do przesłania go w formie listu,  pocztą lub kurierem.

Możemy tylko pomyśleć sobie , że nasz kontrahent nie dba o ekologię. :)


Proszę czekać...
Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
ZGŁOŚ UWAGI
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
W przypadku tego błędu najczęstrza przyczyna, to zerwanie połączenia z internetem - odśwież swoją aktualną stronę www.
W przypadku dalszych problemów skontaktuj się z nami.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Błędne dane, nieprawidłowy nip lub numer konta
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
Nie można wysłać formularza. Sprawdź czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione