Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
Proszę czekać...
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.

Pomoc dla działu:

Jak wysłać fakturę e-mailem ?

 


Jak wysłać fakturę e-mailem?


Wystawioną w programie afaktury.pl fakturę lub inny dokument księgowy,  można w dowolnym czasie wysłać  e-mailem czyli pocztą elektroniczną do nabywcy, na jego adres e-mailowy. W ten sposób  sporządzony dokument natychmiast trafia na adres poczty elektronicznej odbiorcy i może on mieć do niej wgląd lub wydrukować w formie papierowej.


Fakturę, którą właśnie skończyliśmy wystawiać odbiorcy naszych towarów lub usług, najlepiej w pierwszej kolejności  zapisać do bazy. Klikamy więc na czarny kafelek, który zmieni barwę na rubinowy „Zapisz do bazy” i w ten sposób zapisano ją do pamięci serwisu, będziemy ją mieli na liście wszystkich wystawionych dokumentów. Dalej możemy ją wysłać na adres e-mail nabywcy, klikając na czarny/rubinowy kafelek „Wyślij” z ikonką koperty:


 


Jak wysłać fakture


 


 Otworzy sią nam nowe okno dialogowe do ustalenia opcji wysyłki naszego dokumentu „Wysyłka na adres e-mail”. Tutaj wprowadzamy,  w pole edytowane,  adres odbiorcy lub odbiorców, jeżeli chcemy aby nasz dokument trafił do większej liczby adresatów. Adresy oddzielamy przecinkami.


W tym oknie ustalamy typ dokumentu (jeden, dwa egzemplarze, duplikat, kopia czy oryginał) i język w jakim ma być wysłana nasza faktura (angielski, niemiecki, rosyjski, czeski).  Należy kliknąć na odpowiednie kółeczko przy propozycjach z listy.


Teraz możemy ustalić „Tytuł wiadomości” i w pole edytowane wprowadzić odpowiednią treść (np. Faktura nr 100/2014 z dnia 28 stycznia 2014r). Mamy również możliwość wprowadzić „Tekst wysyłany w e-mailu z fakturą PDF” wpisując w pole edytowane dowolną treść samego e-maila, wpisując dodatkowe informacje dla naszego odbiorcy lub odbiorców, stosując rozmaite formy grzecznościowe.


Program afaktury.pl daje możliwość jednoczesnego wysłania kopii dokumentu na nasz adres e-mailowy. Wystarczy kliknąć w mały kwadracik aby go zaznaczyć i wierną kopię wysyłanego dokumentu znajdziemy pod naszym adresem poczty elektronicznej.


Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wysyłki dokumentu w formacie PDF do naszego odbiorcy, wystarczy tylko zatwierdzić wysyłkę klikając na przycisk polecenia „Wyślij”, który jest w rubinowo – zielonym  kolorze. Potwierdzenie „Faktury zostały przekazane do wysyłki” pojawi się na zielonym pasku u góry ekranu:


 


Wysyłka faktury na email


 


Każdą fakturę, którą sporządzimy w serwisie afaktury.pl i zapiszemy ją do bazy (pamięci), odnajdziemy w zakładce „Lista faktur” . Tutaj wybieramy  nasz dokument  z konkretnego miesiąca czy roku. Można też uruchomić „Szukanie dokumentu według nazwy, NIP, kwoty na fakturze itd. wpisanej w pole edytowane i zatwierdzone przez kliknięcie rubinowego/zielonego przycisku „Szukaj”.


Nasza poszukiwana faktura pojawi się pierwsza na liście, wystarczy kliknąć okienko w kolumnie „Wyślij”, gdzie na zielono podświetli się ikonka z kopertą. Program przeniesie nas do okna z danymi do wysyłki . Teraz wystarczy nanieść odpowiednie dane. Zatwierdzamy wysyłkę przyciskiem polecenia „Wyślij” i w ten sposób szybko i sprawnie wysłaliśmy wybrany dokument dla nabywcy:


 


 


wysyłanie faktury


 


 


Należy tutaj jeszcze wspomnieć o możliwości dokonania ustawień szablonowych, wzorcowych, które wprowadzone i zapisane na stałe, będą się znajdować w każdym wysyłanym e-mailu, bez konieczności wpisywania całego tekstu za każdym razem. W zakładce „Ustawienia” wybieramy opcję „Ustawienia maili”       i pojawiają się nam pola edytowane do naszych wpisów, które stanowić będą szablon do wysyłki poczty elektronicznej.


Zaczynamy od pola „Adres e-mail, z którego będą wysyłane maile do klientów”, potem opcjonalnie wypełniamy pole „Kopia do” i przechodzimy do ustawień „Wysyłanie faktury e-mailem”. Tu możemy stworzyć swoje kolejne szablony, klikając na zielony przycisk „Dodaj szablon”, gdzie wprowadzamy nazwę szablonu, tytuł wiadomości i treść.


Odpowiednie nazwy szablonów ułatwia nam identyfikację treści e-maili,  a wówczas możemy dowolnie wybierać ich treść, ustawiając jako domyślną. Wystarczy kliknąć na czarny przycisk „Szablon domyślny”. Każdą wprowadzoną treść należy zatwierdzić, używając do tego rubinowego/zielonego przycisku polecenia „Zapisz”:


 


Jak dodać szablon maila


 


Funkcję  wysyłki faktury pocztą elektroniczną będziemy stosować coraz częściej, bo znacznie skraca czas dostarczania dokumentu tradycyjną drogą pocztową czy kurierem. Jest to również łatwy i prosty sposób na przekaz dokumentów, który dokonujemy jednym kliknięciem.


Według najnowszych przepisów nie potrzebujemy zgody nabywcy jeszcze przed wysyłką faktury pocztą  e-mail.  Oczywiście, jeżeli zażyczy sobie dokumentu w formie papierowej, to jesteśmy zobowiązani do przesłania go w formie listu,  pocztą lub kurierem.                                                                                   Możemy tylko pomyśleć sobie , że nasz kontrahent nie dba o ekologię. :)