Styczeń|Luty|Marzec|Kwiecień|Maj|Czerwiec|Lipiec|Sierpień|Wrzesień|Październik|Listopad|Grudzień
Pn|Wt|Śr|Cz|Pt|So|Nd
Proszę czekać...
Zaloguj
Utwórz
konto
Aby przedłużyć ważność twojego konta należy dokonać płatności.
W przypadku problemów z płatnością, skontaktuj się z nami.

Pomoc dla działu:

Jak wysłać fakturę e-mailem?

Jak wysłać fakturę e-mailem?


Wystawioną w programie afaktury.pl fakturę lub inny dokument księgowy,  można w dowolnym czasie wysłać  e-mailem czyli pocztą elektroniczną do nabywcy, na jego adres e-mailowy. W ten sposób  sporządzony dokument natychmiast trafia na adres poczty elektronicznej odbiorcy i może on mieć do niej wgląd lub wydrukować w formie papierowej.


Wysyłanie faktury e-mailem

Jak wysłać fakturę e-mailem

Fakturę, którą właśnie skończyliśmy wystawiać odbiorcy naszych towarów lub usług, najlepiej w pierwszej kolejności  zapisać do bazy. Klikamy więc na zielony kafelek, który zmieni barwę na rubinowy Zapisz do bazy i w ten sposób zapisano ją do pamięci serwisu, będziemy ją mieli na liście wszystkich wystawionych dokumentów. Dalej możemy ją wysłać na adres e-mail nabywcy, klikając na zielono/rubinowy kafelek Wyślij dokument z ikonką koperty


Okienko wysyłania e-maila z fakturą

Okno utworzenia e-maila z fakturą

Otworzy się nam nowe okno dialogowe do ustalenia opcji wysyłki naszego dokumentu Wysyłka dokumentu na adres e-mail. Tutaj wprowadzamy,  w pole edytowane,  adres odbiorcy lub odbiorców, jeżeli chcemy aby nasz dokument trafił do większej liczby adresatów. Adresy oddzielamy przecinkami.

W tym oknie ustalamy typ dokumentu (jeden, dwa egzemplarze, duplikat, kopia czy oryginał) i język w jakim ma być wysłana nasza faktura (angielski, niemiecki, rosyjski, czeski, itd.).  Należy kliknąć na odpowiednie kółeczko przy propozycjach z listy.


Teraz możemy ustalić Tytuł wiadomości i w pole edytowane wprowadzić odpowiednią treść (np. Faktura nr 100/2014 z dnia 28 stycznia 2014r). Mamy również możliwość wprowadzić Tekst wysyłany w e-mailu z fakturą PDF wpisując w pole edytowane dowolną treść samego e-maila, wpisując dodatkowe informacje dla naszego odbiorcy lub odbiorców, stosując rozmaite formy grzecznościowe.


Program afaktury.pl daje możliwość jednoczesnego wysłania kopii dokumentu na nasz adres e-mailowy. Wystarczy kliknąć w mały kwadracik aby go zaznaczyć i wierną kopię wysyłanego dokumentu znajdziemy pod naszym adresem poczty elektronicznej.


Po wprowadzeniu wszystkich informacji dotyczących wysyłki dokumentu w formacie PDF do naszego odbiorcy, wystarczy tylko zatwierdzić wysyłkę klikając na przycisk polecenia Wyślij, który jest w rubinowo – zielonym  kolorze. Potwierdzenie Faktury zostały przekazane do wysyłki pojawi się na zielonym pasku u góry ekranu:


Wysyłanie faktury zapisanej na liście

Jak wysłać fakturę zapisaną na liście e-mailem

Każdą fakturę, którą sporządzimy w serwisie afaktury.pl i zapiszemy ją do bazy (pamięci), odnajdziemy w zakładce Lista faktur. Tutaj wybieramy  nasz dokument  z konkretnego miesiąca czy roku. Można też uruchomić Szukanie dokumentu według nazwy, NIP, kwoty na fakturze itd. wpisanej w pole edytowane i zatwierdzone przez kliknięcie rubinowego/zielonego przycisku Szukaj.

Nasza poszukiwana faktura pojawi się pierwsza na liście, wystarczy kliknąć okienko w kolumnie Wyślij, gdzie na zielono podświetli się ikonka z kopertą. Program przeniesie nas do okna z danymi do wysyłki . Teraz wystarczy nanieść odpowiednie dane. Zatwierdzamy wysyłkę przyciskiem polecenia Wyślij i w ten sposób szybko i sprawnie wysłaliśmy wybrany dokument dla nabywcy:


Należy tutaj jeszcze wspomnieć o możliwości dokonania ustawień szablonowych, wzorcowych, które wprowadzone i zapisane na stałe, będą się znajdować w każdym wysyłanym e-mailu, bez konieczności wpisywania całego tekstu za każdym razem. W zakładce Ustawienia wybieramy opcję Ustawienia emaili i pojawiają się nam pola edytowane do naszych wpisów, które stanowić będą szablon do wysyłki poczty elektronicznej.


Zaczynamy od pola Adres e-mail, z którego będą wysyłane maile do klientów, potem opcjonalnie wypełniamy pole Kopia do i przechodzimy do ustawień Wysyłanie faktury e-mailem. Tu możemy stworzyć swoje kolejne szablony, klikając na zielony przycisk Dodaj szablon, gdzie wprowadzamy nazwę szablonu, tytuł wiadomości i treść.


Odpowiednie nazwy szablonów ułatwia nam identyfikację treści e-maili,  a wówczas możemy dowolnie wybierać ich treść, ustawiając jako domyślną. Wystarczy kliknąć na czarny przycisk Szablon domyślny. Każdą wprowadzoną treść należy zatwierdzić, używając do tego rubinowego/zielonego przycisku polecenia Zapisz:


Funkcję  wysyłki faktury pocztą elektroniczną będziemy stosować coraz częściej, bo znacznie skraca czas dostarczania dokumentu tradycyjną drogą pocztową czy kurierem. Jest to również łatwy i prosty sposób na przekaz dokumentów, który dokonujemy jednym kliknięciem.


Według najnowszych przepisów nie potrzebujemy zgody nabywcy jeszcze przed wysyłką faktury pocztą  e-mail.  Oczywiście, jeżeli zażyczy sobie dokumentu w formie papierowej, to jesteśmy zobowiązani do przesłania go w formie listu,  pocztą lub kurierem.

Możemy tylko pomyśleć sobie , że nasz kontrahent nie dba o ekologię. :)

Wewnętrzny błąd serwisu, kod E01. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
W przypadku tego błędu najczęstrza przyczyna, to zerwanie połączenia z internetem - odśwież swoją aktualną stronę www.
W przypadku dalszych problemów skontaktuj się z nami.
Akcja została wykonana poprawnie.
Nie jesteś właścicielem tego elementu.
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E02. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.
Brak uprawnień do wykonania akcji.
To pole nie może być puste.
Brak wyników.
Podałeś błędny kod weryfikacyjny
Wewnętrzny błąd serwisu, kod E04. Prosimy o kontakt z obsługą techniczna.