Program afaktury.pl do wystawiania faktur online umożliwia każdemu użytkownikowi zarówno wydruk sporządzonej faktury na drukarce w formie papierowej jak również wysyłkę dokumentu na adres e-mailowy jednego lub nawet więcej odbiorców. Ta bardzo przydatna funkcja znacznie przyspiesza przekazanie dokumentów księgowych do odbiorców, których czasami jest wielu i wówczas można to zrobić jednym kliknięciem.
Wydruk faktury w tradycyjnej, papierowej formie można dokonać przy pomocy zielonego, zmieniającego kolor na rubinowy, przycisku funkcyjnego, z ikonką drukarki: Drukuj PDF. Otworzy się okno dialogowe, w którym wybieramy typ dokumentu do wydruku oraz język dokumentu, na który sporządzony dokument zostanie przetłumaczony. Do dyspozycji jest wiele różnych języków. Zatwierdzamy nasz wybór rubinowym/zielonym przyciskiem Drukuj.
Sporządzona do wydruku faktura musi być zapisana na naszym komputerze, aby można było ją wydrukować. Zapisane na naszym komputerze dokumenty można drukować natychmiast lub odłożyć wydruk na późniejszy termin. Dobrze jest zapisać faktury do wydruku, w oznaczonym folderze, aby łatwo można było je odnaleźć. Wydruki w formie papierowej coraz częściej będą zastępowane formą elektroniczną.
Funkcja multidruku faktur to duże udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy wysyłają poczta elektroniczną duże ilości dokumentów do wielu odbiorców. Można ją zastosować zarówno w momencie tworzenia nowego dokumentu jak również wybierając fakturę w zakładce Lista faktur i klikając na kolumnę Wyślij, w odpowiednim wierszu wybranego dokumentu. Pojawi się okno dialogowe do zdefiniowania wysyłanych e-maili.
W zakładce Wystaw dokument, po sporządzeniu faktury i wpisaniu wszystkich niezbędnych danych oraz wszystkich towarów lub usług do sprzedaży, wybieramy odpowiedni przycisk polecenia, aby wysłać pocztą e-mail wystawiony dokument. Na górze i na dole strony znajdują się czarne, zmieniające na rubinowy kolor, kafelki z ikonkami, które obrazują to co można dalej zrobić z fakturą. Wybieramy kopertę, co znaczy że wysyłamy pocztą elektroniczną:
W zakładce Lista faktur jest tabela z wierszami i kolumnami, która w bardzo przejrzysty sposób pokazuję wykaz wszystkich ostatnio sporządzonych dokumentów. Wybierając odpowiedni wiersz z interesującym nas dokumentem czy fakturą, możemy w odpowiedniej kolumnie wykonać różne działania jak na przykład wysłanie pocztą elektroniczną zaznaczonej faktury. Jest to kolumna Wyślij z ikonką koperty i strzałeczki.
Ikonka z kopertą w kolorze zielonym oznacz, że faktura jest zapłacona w całości lub częściowo. Czarna koperta oznacz, że faktura nie została wysłana albo jest nie zapłacona. Warto wtedy wysłać przypomnienie lub wezwanie do zapłaty, co można wykonać przez kliknięcie na dzwoneczek w kolumnie obok. Przedstawione informacje ułatwiają zrozumienie funkcjonowania wysyłki faktur pocztą elektroniczną.:
Multidruk faktur to zwyczajnie wysyłka pocztą elektroniczną jednej faktury lub jednego dokumentu do wielu odbiorców. Klikając na czarną/zieloną kopertę w kolumnie Wyślij lub na taki sam przycisk polecenia w kolorze zielonym/czarnym, znajdującym się nad tabelą oraz pod tabelą (łatwy dostęp i czytelny, duży przycisk), otworzy się okno dialogowe do ustawień wysyłki faktury pocztą e-mail. Tu wpisując w pole edytowane kilka adresów e-mailowych, oddzielonych tylko przecinkami, uruchamiamy funkcję multiwydruku.
Funkcja multidruku faktur lub innych dokumentów księgowych jest bardzo przydatna, usprawnia wysyłkę dokumentów do wielu kontrahentów jednocześnie. Czas to pieniądz, więc oszczędzając czas na powtarzaniu wielokrotnej wysyłki jednego dokumentu do odbiorców, oszczędzamy również pieniądze. Kontrahenci z kolei mają szybką i konkretną informację niemalże natychmiast, do edycji na swojej skrzynce pocztowej lub wydruku w formie papierowej.
